Datos de los empleados
| Autor | Luis Angel Orozco Collín |
| Páginas | 49-56 |
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Los datos que debemos conocer de cada empleado para manejar adecuadamente una nómina y para la correcta presentación de declaraciones, los podemos clasificar en cinco grandes grupos: Datos de identificación, Datos para pago, Datos de Ubicación, Fechas y Otros. Detallamos cada uno de ellos.
Número del empleado. Siempre será más fácil uniformar la información a través de un número común para cada empleado: tarjetas de tiempo, credenciales, códigos de acceso, estados de cuenta, etc. Inclusive puede consignarse en los avisos ABC ante el SS.
Nombre del empleado. Evidentemente, este dato es básico. Es conveniente registrarlo tal y como aparece en el Acta de Nacimiento del trabajador empezando por apellido paterno, apellido materno y nombre porque así lo solicitarán dependencias oficiales como el IMSS (Incluidos INFONAVIT y SAR) y la SHCP y será el orden más práctico para la empresa para hacer sus catálogos y facilitar su búsqueda.
Clave Unica de Registro de Población (CURP). Esta clave es un instrumento de registro que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, así como a los mexicanos que residen en el extranjero. Este número es muy importante ya que será la clave de identificación indispensable para cualquier trámite que se realice ante las dependencias del sector público. Desde julio de 1999, todas aquellas personas que se dan de alta ante autoridades federales, excepto las que sólo perciben sueldos y salarios, están obligadas a presentar la forma denominada “Solicitud de Cédula de Identificación con CURP”, la Ley del INFONAVIT (artículo 29-I LINFONAVIT) señala que los patrones están obligados a solicitar a cada empleado que entre a su servicio su número del CURP y el RLSS (artículo
47 RLSS) señala que el Instituto verificará que el aviso de inscripción contenga la CURP y en el caso del SS será la llave de acceso para todos los servicios que éste brinda.
Usaremos los siguientes datos para ejemplificar como se forma:
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El nuevo RLISR, al indicar que se debe proporcionar el RFC para algún trámite, solicita también el CURP. Es decir, cada día se le da más importancia a este dato.
En la dirección electrónica http://consultas.curp.gob.mx/CurpSP/ se puede fácilmente verificar un número u obtener una constancia del CURP de cualquiera de nuestros empleados.
En los nuevos programas del SUA (complemento SUA 3.2.4) se cuenta con utilería para verificar el CURP.
Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este es el número de alta en la SHCP. Es indispensable que siempre tengamos la información completa y correcta porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Deberá tener 13 dígitos: Cuatro para las letras, seis números para la fecha de nacimiento, dos caracteres para la homoclave y uno para el dígito verificador.
En los nuevos programas del SUA (complemento SUA 3.2.4) se cuenta con utilería para verificar el RFC.
Número de seguridad social. Este es el número de afiliación al IMSS. Igualmente, es indispensable que siempre tengamos la información completa y correcta, tal y como la asigna el SS, porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Este número de registro deberá tener 11 dígitos: Dos para la circunscripción, dos para el año de inscripción del trabajador, dos para el año de nacimiento del trabajador, cuatro para el número de serie y uno para el dígito verificador. La tendencia es que el IMSS sustituya este número de seguridad social por el del CURP, pero mientras eso sucede, deberemos seguir usando el número de seguridad social asignado por el instituto (artículo 47 y Quinto Transitorio del RLSS).
Lugar de nacimiento. Estado. Este dato, que tiende a desaparecer al generalizarse el uso del CURP, es utilizado en los avisos de ABC del SS.
Sexo. Este dato también es utilizado en los avisos ABC del SS y al generalizarse el uso del CURP ya no será necesario mostrarlo por separado. Ayuda a interpretar, en algunos casos, el nombre del empleado en forma correcta. Ayuda para interpretar también, algunas disposiciones de la LFT y de la LSS en cuanto a prestaciones y otras obligaciones diferenciales para uno y otro sexo.
Estado civil. Este dato se utiliza para efectos del IMSS, por lo que serán datos válidos: Soltero, casado, viudo, divorciado, unión libre, entre otros.
Régimen de contratación del trabajador. Este dato se utiliza para efectos del CFDI, y sus únicos datos válidos son los siguientes (el numeral 1 fue eliminado por el SAT en los Catálogos de complementos de nómina):
2. Sueldos y salarios
3. Jubilados
4. Pensionados
5. Asimilados a salarios, Miembros de las Sociedades Cooperativas de Producción
6. Asimilados a salarios, Integrantes de Sociedades y Asociaciones Civiles
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