Reportes

AutorLuis Angel Orozco Collín
Páginas413-438

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En este Capítulo veremos las características de los principales reportes relacionados con la nómina, así como diversos documentos que se imprimen con datos del empleado y que tienen una repercusión con la administración de la misma.

21.1. Tarjetas para reloj checador

Tradicionalmente se han usado tarjetas de cartón para controlar al personal a la hora de checar su entrada y su salida. Estas se conservan en anaqueles, llamados “tarjeteros”, junto a los relojes checadores de tiempo, de donde los trabajadores y empleados las toman y en donde las dejan después de marcar la hora de entrada o salida.

Estas tarjetas suelen tener como datos básicos los que se muestra en el modelo que se inserta.

Normalmente se utilizará una para cada semana. Esto tiene relación con el cómputo del tiempo extra (Ver Tema 6.9. Tiempo Extra). Se utilizarán en esta forma tanto para el personal de la nómina semanal como para el de la nómina quincenal. Si se requiere, se pueden agregar los renglones necesarios para mostrar todos los días de la quincena.

Regularmente se pide al personal firmar la tarjeta al inicio de la semana.

Si en el horario se incluye el tiempo de comida, habrá cuatro columnas para tiempo normal para incluir las horas de salida a comida y entrada de comida.

Estas tarjetas son retiradas cada semana para su revisión en el departamento de personal en donde capturarán las horas para su valuación.

Normalmente, cuando el empleado falta, se anota en los espacios destinados a las horas la leyenda del motivo de la ausencia como “incapacidad”, “falta”, “vacaciones”, “permiso”, etcétera.

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En la actualidad, existen un gran número de sistemas de control de acceso computarizados, que suplen con muchísimas ventajas el uso de estas tarjetas de tiempo. Los hay que trabajan con una banda magnética en la credencial del empleado, que se pasa por un lector en el reloj checador y registra el movimiento de entrada o salida, o con un código de barras en la misma credencial que también es leído por el lector del reloj checador, o bien la credencial que tiene un “chip” que registra el acceso del empleado al pasar a una distancia determinada de un lector especial, y hasta el reloj que tiene un dispositivo que “lee” las medidas de la mano del empleado (este sistema está basado en tres medidas de la mano del empleado, largo, ancho y grueso de la mano; y se pueden utilizar ambas manos para registro. Las medidas de la mano se guardan en memoria del reloj para ser comparadas con las del empleado al momento del acceso).

Todos estos sistemas trabajan con un software que se puede parametrizar (fijar parámetros propios de la empresa) en cuanto a los horarios, tolerancias, retardos, tiempos extras, etc. Toda esta información se guarda en la memoria de una computadora conectada al reloj checador o en el reloj checador mismo (por un determinado tiempo) y después se trasmite al sistema de nómina de la empresa facilitando la captura de las incidencias de los trabajadores.

Los proveedores que hay en el mercado, de estos sistemas, proporcionan asesoría para la instalación del software, parametrización del mismo, capacitación para su administración, soporte técnico en caso de falla de los relojes checadores y para desarrollo de la interface al sistema de nómina de la empresa.

21.2. Credenciales

Las credenciales podrán ser de múltiples formas, podrán tener o no una banda magnética o un código de barras para el control del acceso e inclusive un chip como lo comentábamos en el tema anterior, pero regularmente tendrán como datos básicos los que se muestra en el modelo siguiente:

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Podrá agregarse el logotipo de la empresa y los datos que a la misma le intereses e inclusive, podrán ser de diferente color según el área o condición contractual del empleado.

21.3. Kardex

Este documento se utiliza para visualizar fácilmente el ausentismo del empleado.

Regularmente, los espacios para anotaciones diarias de ausentismo, comprenden todo un año natural.

Cada concepto de ausentismo se anota con una clave diferente a gusto de la empresa.

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