Generalidades
| Autor | Luis Angel Orozco Collín |
| Páginas | 37-41 |
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Llamamos nómina al documento en el que se consignan los días trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los demás conceptos de percepción o deducción para cada uno de ellos, en un período determinado. Este documento es el que estamos obligados a guardar durante el último año y un año después de que se extinguió la relación para efectos laborales (artículo 804 de LFT), y por 5 años siguientes al de su fecha para efectos fiscales de ISR (artículo 67 de CFF) e SS (artículo
15 Fracción II, LSS).
Vale decir que por este motivo, cualquier pago o descuento que se efectúe a los empleados debe estar reflejado en una nómina y debe seguir un proceso de nómina. Si por cualquier circunstancia, se efectúa algún pago fuera de nómina, éste debe incorporarse después a la misma. Con frecuencia, ésta es una condición señalada como obligatoria en el CCT.
Llamamos proceso de nómina, al proceso, periódico o esporádico, que necesitamos hacer para determinar las percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrirle prestaciones, para cubrirle indemnizaciones o para modificar sus registros acumulados derivados de los conceptos anteriores.
En atención a lo anterior, podemos decir que tendremos los siguientes tipos de nómina:
Regulares:
Semanal Quincenal Mensual Confidencial
Estas son las nóminas en las que se consignan los pagos regulares. En la Semanal se incluyen los empleados que desempeñen un trabajo material y en la quincenal los demás empleados (artículo 88 LFT). En la mensual se paga regularmente a altos ejecutivos cuando en su contrato se señala este plazo.
Normalmente, la mensual se identifica como la confidencial, pero real-mente, la idea de la nómina confidencial, se estableció para cubrir el sueldo de aquellas personas que, por su importancia en la empresa, deseaba mantenerse reservado. De tal suerte, en la nómina confidencial puede estar incluido un obrero calificado (o más de uno) que cobra su sueldo por semana, o toda la nómina confidencial puede ser quincenal. O bien puede seguirse el sano criterio de que todas las nóminas son confidenciales y que
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ésta como categoría no existe.
El manejar una nómina confidencial, lo cual regularmente, lo hace una persona diferente a quienes manejan las demás, dificulta el correcto manejo de todas las situaciones relacionadas con todo el proceso: presentación y/o pago de avisos y declaraciones, contabilización, elaboración de reportes e informes para empresa o para terceros, estar al pendiente de modificaciones fiscales o legales, efectuar adecuados respaldos de información, etc.
Para cubrir prestaciones:
Gratificaciones
Participación de utilidades (PTU) Despensas
Devolución del fondo de ahorro Pago de previsión social
Se acostumbra elaborar estas nóminas por separado dadas sus características y fechas de pago: la de Gratificaciones o aguinaldos, normalmente incluye a todos los empleados aunque regularmente cobren por semana o por quincena; la de PTU, incluye a empleados y ex-empleados; la de Despensas, se debe pagar con monedero electrónico (Fracción XI del artículo 27 LISR); la de Devolución del fondo de ahorro, destaca la aportación de empresa; y la de Pago de previsión social deriva de un plan previamente establecido.
Especiales:
Vacaciones Comisiones
Cuando estos conceptos son por importes elevados, algunas empresas acostumbran...
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