Datos de la empresa
| Autor | Luis Angel Orozco Collín |
| Páginas | 43-58 |
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Los datos de empresa que se deben tener presentes para una adecuada administración de la nómina y para la correcta presentación de declaraciones, son los siguientes:
Nombre de la compañía. Deberá considerarse tal y como aparece en la Escritura Constitutiva (o Acta de Nacimiento, si se trata de una persona física) y deberá aparecer en todos los avisos y declaraciones que se presenten ante autoridades laborales o fiscales.
RFC de la compañía. Este es el que da la SHCP en el alta de la empresa. Es uno solo por razón social aunque se tengan varios locales o sucur-sales
Registro patronal. Este es el registro ante al IMSS y pueden ser más de uno; regularmente cuando se tiene varios locales o sucursales en diferentes localidades (municipios o Distrito Federal), se tiene un registro patronal por cada una de ellas (artículo 13 RLSS); también cuando se están realizando en forma ocasional actividades de ampliación, remodelación o construcción de instalaciones propias, se tendrá un registro patronal adicional diferente al de su actividad principal (artículo 13 RLSS).
Registro patronal único. A solicitud por escrito del patrón, el IMSS podrá asignar un registro patronal único o en condiciones diferentes, en la forma y términos que se señalen en los lineamientos que para tal efecto expida el Consejo Técnico (artículo 13 RLSS). Los lineamientos se aprobaron mediante el Acuerdo 697/2002 del Consejo Técnico del Instituto del 20 de diciembre de 2002, modificado mediante Acuerdo 325/2003 de fecha 27 de agosto de 2003 y el formato denominado Relación de Registros Patronales, junto con su instructivo de llenado fue publicado en el DOF del 16 de junio de 2005.
Número de expediente Infonavit. Es el que otorga el INFONAVIT al registrar a la empresa como patrón. También es único por razón social.
Zona de salario mínimo. Es importante ubicar a que Zona corresponde la dirección de la empresa (de entre las Zonas A o B), que puede ser diferente a la del empleado, porque muchos cálculos se van a referir al salario mínimo de esa zona. Para todos los cálculos de impuestos, se podrá considerar el SMG de la zona geográfica que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que está situada su casa habitación (artículo 143 RLISR).
Los aumentos asignados a las diferentes zonas entre los años 2001 y 2005, mostraban una tendencia a unificar el salario mínimo para todas ellas, lo que venía reduciendo la diferencia que existe con la Zona A. Entre los años 2006 a 2012, la tendencia se detuvo y, salvo en 2009, las zonas
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recibieron incrementos similares. Para 2013, se homologa la zona B con la zona A y se renombra la zona C como B y ambas zonas, la A y la B, reciben un incremento del 3.90%. Para 2014, nuevamente el aumento en las dos zonas es de 3.9%.
Para todos los ejemplos de este estudio, consideramos el Salario Mínimo General de la Zona A (SMGA) $ 67.29 (SMG vigente en la Zona A del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2014 según DOF del 26 de diciembre de 2013).
Giro. En este caso, el giro en el alta ante la SHCP puede ser ligeramente diferente al giro que corresponde a la empresa según la clasificación del RLSS, por lo que habrá de considerarse el giro según sea la dependencia a la que está dirigido el documento que lo consigne.
Representante legal. Este representante legal es el designado para efectos laborales únicamente, es decir, puede ser diferente del representante legal ‘general’ o con mayores poderes y puede ser diferente al que haya firmado los avisos de alta ante la SHCP, el IMSS o el INFONAVIT. Será el que firme las declaraciones periódicas ante las dependencias señaladas.
RFC y/o CURP del representante legal. Es el Registro Federal de Contribuyentes y/o la Clave Unica de Registro de Población de la persona física que se menciona en el párrafo anterior.
Prima de riesgo de trabajo. Es la que se determina en los términos de la LSS (artículo 71 LSS) y su reglamento: Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RLSS). Desde la inscripción de la empresa en el IMSS, y después por la autodeterminación que cada año deberá hacer la empresa, deberemos considerar esta prima (artículo 72 LSS). Deberemos tener una prima por registro patronal (artículo 26 RLSS). La fecha de vigencia será normalmente del 1o. de marzo al 28 de febrero del año siguiente (artículo 28 RLSS) (Ver. Capítulo 20. Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo).
Clasificación de grado de riesgo. Este dato tiene relación con el anterior. Por cada registro patronal, debemos tener presente la Clase y la Fracción en que fue clasificada la empresa para determinar la prima de seguro vigente (artículo 18 RLSS) (Ver. Capítulo 20. Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo).
Factor para cálculo de intereses del fondo de ahorro. Si se maneja el concepto de Fondo de ahorro, existe la posibilidad de tener que usar un factor para repartir entre los participantes del Plan de Fondo de Ahorro, los intereses generados por la inversión del fondo (Ver Tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro).
Factor para cálculo de intereses de Caja de Ahorro. Igualmente, si se maneja el concepto de Caja de Ahorro, podríamos tener la misma necesidad señalada en el párrafo anterior (Ver Tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro).
Porcentaje de interés anual para préstamos del Fondo de Ahorro. Este será otro dato necesario si se tiene el Plan de Fondo de Ahorro. Este dato puede variar cada mes (Ver Tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro).
Porcentaje de interés anual para préstamos Caja de Ahorro. Este será otro dato necesario si se tiene el Plan de Caja de Ahorro. Este dato puede variar cada mes (Ver Tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro).
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Dirección. Si se tiene más de una localidad, por cada una de ellas deberá tenerse presente la dirección, precisando: Calle y/o manzana, Número exterior e interior, Colonia o Población, Municipio, Entidad Federativa y Código Postal.
Teléfono. Este dato será necesario para algunos avisos al IMSS. Debe considerarse para cada localidad con la clave LADA.
Calendario de pagos. Será necesario elaborar el calendario de pagos antes de iniciar el año. Con base en este calendario (que tendrá que ser uno por cada tipo de nómina), se podrá precisar, por cada número de nómina o período, los días que corresponden a cada uno, los días en que se pagará físicamente los sueldos, sobre todo cuando se atraviesan días festivos o ‘puentes’, el mes en el que se contabilizará, el ejercicio al que corresponderán los movimientos del fondo de ahorro consignados en el período (que puede tener una vigencia diferente al año fiscal) y los períodos en que se efectuarán ciertos pagos o descuentos. Al final de este capítulo, presentamos el ejemplo de los calendarios de pago más comunes.
Días no laborables. Será conveniente precisar a principio de año, los días que no serán laborables ya sea por Ley o por acuerdo con el sindicato de la empresa o con sus trabajadores. Así mismo, se puede negociar que alguno de esos días se cambie por otro que convenga más a la empresa o a los trabajadores, o se puede definir si alguno de los días cercanos a descansos obligatorios se dan en forma general ‘a cuenta de vacaciones’ para aprovechar mejor los descansos. De acuerdo con la LFT, los días de descanso obligatorio son los siguientes (artículo 74 LFT) (Ver Tema6.15. Día Festivo Trabajado):
– El 1o. de enero,
– El primer lunes de febrero en conmemoración del 5 de febrero,
– El tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de marzo,
– El 1o. de mayo,
– El 16 de septiembre,
– El tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre,
– El 1o. de diciembre de cada seis años, cuando corresponda a la transmisión del Poder Ejecutivo Federal,
– El 25 de diciembre y
– El que determinen las Leyes Federales y Locales Electorales, en el caso de elecciones ordinarias, para efectuar la jornada electoral.
Es frecuente que, por acuerdo con su sindicato, la empresa agregue a estos los días 10 de mayo, 2 de noviembre, 12, 24 y 31 de diciembre y Jueves y Viernes de Semana Santa y los denomine descansos contractuales. Las entidades financieras sujetas a la supervisión de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (bancos) descansan todos estos días, a excepción del 24 y el 31 de diciembre.
Formas de pago. Aunque la LFT obliga a pagar los sueldos y salarios en efectivo (artículo 101 LFT), y permite, previo consentimiento del trabajador, el pago mediante depósito en cuenta bancaria o tarjeta de débito mediante transferencia o cualquier otro medio electrónico, (artículo 101, 2o. párrafo LFT) también permite excepciones condicionadas a que exista el pago en efectivo, como es el caso de la nómina de despensa que se puede
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pagar con vales (artículo 102 LFT) aunque a partir de 2014, las despensas sólo serán deducibles siempre y cuando se paguen a través de monederos electrónicos autorizados por el SAT (artículo 27, fracción XI LISR).
Por lo tanto, debe señalarse la forma de pago para cada una de las nóminas (aunque dentro de la misma nómina podrían haber diferentes formas de pago, es decir, podría ser que a algunos trabajadores de la nómina semanal que se paga en efectivo, prefirieran cobrar a través de tarjeta bancaria). El siguiente es un ejemplo:
[VER PDF ADJUNTO]
Turnos. Cuando exista la necesidad de trabajar en la empresa más de ocho horas diarias, lo que sucede regularmente en las fábricas o en los almacenes que están abiertos al público más de esas horas, se deben señalar los turnos en que laborarán los empleados. De los mismos, y de acuerdo con las negociaciones con los empleados, se debe señalar las horas que corresponden a la jornada normal y...
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