Capítulo IV. El proceso contable
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Capítulo IV. El proceso contable
4.1 Elementos del proceso contable como sistema de información
Objetivos del capítulo IV:
a) Explicar técnicamente el proceso contable y sus particularidades que fundamentan el registro
contable;
b) Elaborar los principales instrumentos contables que permitan el adecuado registro y control de
las actividades empresariales;
c) Desarrollar ejercicios prácticos con ajustes de cuentas contables;
d) Declarar el conjunto completo de estados financieros.
El proceso contable es sistémico y dinámico, requiere la confección de una serie de etapas o
fases que atienden el llamado del ciclo contable. En primer lugar empieza con la documentación de
soporte anotando las operaciones transferidas en el estado de situación inicial, elemento que representa
el patrimonio de la empresa al uno de enero del ejercicio económico al que se sitúe la industria.
Seguidamente, al considerar el registro contable de forma ordenada se tendría que capturar y
presentar las variaciones que se estilan en el patrimonio en el trascurso de las actividades
operacionales, como resultado de las adquisiciones, negociación, obligaciones y cobros, entre otros
procesos.
La información patrimonial aparecerá en el día a día con la intervención sistemática de los dos
libros contables (el libro diario y el libro mayor), hasta exhibir el conjunto completo de los estados
financieros.
4.1.1 Documentación de soporte
La documentación de respaldo forma la justificación de las operaciones transferidas por el ente
económico y se estila en un componente fundamental para las anotaciones en los libros contables,
elementos que ponen en evidencia la credibilidad de los hechos de manera lícita y transparente ante las
autoridades y órganos de control (Anguita Oyarzún, 2017); (Alink & Van Kommer, 2011).
Los documentos fuentes exhiben las adquisiciones de bienes y servicios que aparecen
registradas en los libros contables, estos comprobantes de venta serán emitidos aún cuando la
transacción sea a título gratuito de procedencia nacional o del exterior para respaldar las operaciones
expresadas por los vendedores o proveedores; recibos que se debe guardar conforme se realice las
operaciones comerciales que van en orden cronológica, numérica y secuencial.
La actividad empresarial cualquiera que esta sea debe resguardar los elementos de los gastos así
como de los ingresos con la finalidad de respaldar los concernientes recibos, órdenes de pago,
comprobantes de depósitos y otros comprobantes que comprometen las entradas o salidas de los flujos
de efectivo o de recursos.
La exigencia de resguardo de los documentos de soporte es con la intención de reflejar en los
balances financieros la razonabilidad de la información entre lo sucedido en el período económico y la
evolución del desarrollo en la misma fase (Marín Benítez, 2013); (Queralt Lozano, 2016).
4.1.2 Clasificación de los documentos
Los documentos de sustento contable se puede clasificar considerando la importancia de los mismos, o
bien atendiendo a la necesidad de las actividades empresariales; una manera sencilla de clasificarlos se
enlista por su importancia (principal; las facturas, notas de débito y notas de crédito, y otros de
naturales importante), además se puede apreciar (los secundarios; que se adjuntan a los principales
como adición a las transferencias entre ellas están, guías de remisión, facturas proformas, y similares).
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Finalmente aparecen los documentos internos y externos, los primeros de estos son
confeccionados por la propia empresa como las notas de pedido, baja de inventarios, reposición de
fondos y otros relacionados, los externos corresponden a los comprobantes de venta autorizados por la
Administración Tributaria, notas de crédito y otros conseguidos en el mundo exterior.
4.1.2.1 Comprobantes de venta y documentos complementarios
La sociedad en general debemos conocer que los comprobantes de venta, son todos los documentos que
confirmen el traspaso de los bienes o la prestación de servicios. Por lo tanto, muestra que sin recelo
resulta práctico abordar los siguientes elementos como componentes de operaciones licitas:
Facturas;
Notas de venta simplificada-rise;
Tiquete de máquinas registradoras;
Liquidación de compras de bienes y prestación de servicios;
Boletos o entradas a espectáculos públicos;
Otros documentos autorizados por la Administración Tributaria.
Tabla 1.46 Resumen de los principales comprobantes fiscales y hechos económicos
Tipo
Emiten a:
Sustento
Factura
Contribuyentes que
hacen uso de crédito
tributario.
- Crédito tributario de IVA.
- Deducciones de costos y gastos del
impuesto a la renta.
- Origen licito de los bienes y
servicios.
Siempre que se identifique al
adquiriente o comprador.
Notas de venta
simplificada RISE
Consumidores o
adquirentes, destinados
para uso personal.
- Deducciones de costos y gastos.
Siempre que se identifique al
adquiriente o comprador.
Tiquete de máquinas
registradoras
Consumidores finales,
destinado para uso
personal, no identifican
al comprador.
- No dan derecho a crédito tributario
de IVA.
- No deducen costos y gastos.
Existe un listado de máquinas
calificadas por la Administración
Tributaria.
Liquidaciones de
compras de bienes y
prestación de
servicios21
Son emitidas y
entregadas por los sujetos
pasivos, para sustentar el
origen de la transacción.
- Crédito tributario de IVA.
- Deducciones de costos y gastos de
impuesto a la renta.
Boletos o entradas a
espectáculos
públicos
Solicitantes que tengan la
certificación y
autorización del
municipio.
- Crédito tributario de IVA.
- Deducciones de costos y gastos de
impuesto a la renta.
Siempre que se identifique al
comprador y se desglose los impuestos.
Fuente: Elaboración propia (2018)
Otros de los documentos autorizados; señalados anteriormente para sustentar crédito tributario
de IVA y la deducción de los costos y gastos para minorar el impuesto a la renta, siempre que se
identifique al contribuyente con su razón social, RUC o cedula de ciudadanía, nombres completos,
denominación y que se haga constar la fecha de emisión y por apartado el valor de los impuestos que se
conciernan, se consideran los siguientes documentos:
Los emitidos por instituciones del sistema financiero nacional (IFI's) se encuentren bajo el
control de la Superintendencia de Bancos y Seguros;
21
Para que la liquidación de compras de bienes y prestación de servicios, otorgue crédito t ributario de IVA y sustentar las
deducciones de costos y gastos, los sujetos p asivos deben: realizar la retención del 100% del IVA (se excluyen para relación
de dependencia), realizar la retención del i mpuesto a la renta, declarar y pagar los valores calculados. Siempre y cuando a la
persona que se le realice no posea RUC, caso contrario no procede.
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El Documento Único de Aduanas y demás comprobantes de venta recibidos en las operaciones
de importación;
Guías aéreas o cartas de porte aéreo, emitidas en físico o electrónico;
Boletos aéreos o tiquetes electrónicos y documentos de pago por sobrecargas que emitan las
compañías de aviación o agencias de viaje por el servicio de traslado por espacio aéreo de
personas y equipajes siempre que se estilen a los requerimientos y llenados de conformidad al
Reglamento de Comprantes de Venta emitidos por la autoridad competente (Centro de Estudios
Fiscales, 2012: 4-5).
4.1.3 Documentos complementarios
Además de los mencionados existen otros de complemento que se ajustan a las buenas prácticas de
negocios, y son:
o notas de crédito;
o notas de débito; y,
o guías de remisión.
4.1.4 Estilo de suministrar los libros contables
El desarrollo económico de las empresas se mira, no solo por la práctica de gestión, sino que además,
por el cumplimiento de los mandatos constitucionales y el respeto a las leyes que contemplan los actos
de comercio. Razón que los libros básicos y auxiliares, deberán llevarse atendiendo a los regímenes de
las normas y las leyes de cada jurisdicción, atendiendo por lo menos las siguientes reglas:
a. el orden y las fechas de las operaciones no serán alteradas en los correspondientes asientos;
b. se prohíbe dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos, o seguido de entre los mismos;
c. no es aceptable registrar asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas;
d. los registros o asientos no podrán ser borrados total o parcial. Cualquier error u omisión, se
deberá corregir en un asiento diferente, en la feche que se revele el hallazgo;
e. los libros deben mantenerse íntegros, sin alterar la encuadernación, foliación. Adema tampoco
se acepta mutilación alguna, por lo que se debe considerar todos los controles internos
pertinentes (Ecuador, Código de Comercio, 2017: 12).
4.1.5 Obligación de emisión de comprobantes de venta
Todas las personas, naturales o jurídicas, están en la obligación de emitir y entregar comprobantes de
venta, comprobantes de retención y documentos complementarios de acuerdo a la oportunidad que se
requiera.
En el caso de comprobantes de venta, dicha obligación se origina con:
Transferencia de bienes;
Transferencia a título gratuito;
Autoconsumo;
Prestación de servicios de cualquier naturaleza;
En la realización de otras transacciones gravadas con tributos.
Sean o no gravados con IVA, independientemente de la tarifa del impuesto, ya sea 0% o 12%;
Las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, deben emitir comprobantes de
venta, independiente del monto de la transacción.
En el caso de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, su obligación es:
o Emitir comprobantes de venta por transacciones superiores a US $ 4,00 (cuatro dólares de los
EE.UU);
o Emitir una factura resumen al final de las operaciones de cada día, por el monto total de las
transacciones inferiores o iguales a US $ 4,00 (cuatro dólares de los EE.UU) por las que no se
emitieron comprobantes de venta.
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