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Reglamento del Archivo General del Municipio de Purisima del Rincon, Guanajuato

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Vincent

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE PURÍSIMA DEL RINCÓN, GUANAJUATO

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en la Tercera Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el martes 30 de abril de 2013.

PRESIDENCIA MUNICIPAL-PURISIMA DEL RINCON, GTO.

El C. Tomás Torres Montañez, Presidente Constitucional del Municipio de Purísima del Rincón, Estado de Guanajuato, a los habitantes del mismo hace saber:

Que el H. Ayuntamiento que presido con fundamento por los artículos 115, fracción II y IV, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 117 fracción I y 121 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; artículo 76 fracción I inciso b), 77 fracción VI, y 236 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; en sesión ordinaria número 017 celebrada el 21 de marzo del 2013 aprobó el siguiente:

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE PURISIMA DEL RINCON, GUANAJUATO.

Capítulo I Artículos 1 a 6

De las Disposiciones Generales

Artículo 1 El presente ordenamiento es de orden público e interés general y tiene por objeto proveer al cumplimiento de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato así como regular la administración, coordinación, organización y funcionamiento del Archivo General en el Municipio de Purísima del Rincón, Guanajuato.
Artículo 2 El Archivo General del Municipio de Purísima del Rincón, estará integrado por:

  1. Unidades de correspondencia de las dependencias y entidades del Municipio.

  2. Los archivos de trámite de las dependencias y entidades del Municipio

  3. Los archivos de concentración de las dependencias y entidades del Municipio; y

  4. Un archivo histórico.

Artículo 3 El Titular del Archivo General del Municipio de Purísima del Rincón, será designado por el Presidente Municipal, conforme lo marca la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato y el reglamento del Archivo Histórico Municipal.
Artículo 4 La conservación, equipamiento y operatividad del Archivo general del Municipio de Purísima del Rincón, estará sujeta a la disponibilidad presupuestal asignada por el H

Ayuntamiento.

Artículo 5 Los titulares de las dependencias o entidades municipales de la Administración Municipal, nombrarán a un encargado en materia archivística.
Artículo 6 Para el presente reglamento se entenderá por:

  1. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función;

  2. Catálogo de Disposición Documental: el registro general y sistemático que establece con base en el cuadro general del (sic) clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o pública y el destino;

  3. Clave de Clasificación: Marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes;

  4. Cuadro General de Clasificación Archivística: el instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado;

  5. Documento: Toda información registrada independientemente de su forma y características materiales, elaborada, recibida o conservada por una institución u organización en el desempeño de sus actividades, tales como expedientes, minutas, protocolos, apéndices, libros, periódicos, impresos, planos, fotografías, manuscritos, casetes, disquetes, cintas sonoras, etc.;

  6. Expediente: Unidad organizada de uno o varios documentos reunidos por la unidad que lo produce o integra para su uso corriente, durante el proceso de organización archivística referidos al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es la unidad básica de la serie;

  7. Inventarios documentales: los instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;

  8. Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;

  9. Ordenación: Acción de unir secuencialmente los expedientes que conforman series mediante la aplicación de diferentes métodos;

  10. Signatura de instalación: Referencia que permite identificar y localizar donde se encuentran depositados los documentos y expedientes;

  11. Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de un archivo de trámite al archivo de concentración;

  12. Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes del archivo de concentración al archivo histórico que deben conservarse de manera permanente; y

  13. Valoración documental: Procedimiento que permite determinar el periodo de conservación de los documentos de archivo para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición, mediante el análisis e identificación del valor primario o valor secundario.

Capítulo II Artículos 7 y 8

De las Atribuciones del Titular del Archivo General y de los encargados de archivo de las áreas administrativas

Artículo 7 Son Atribuciones del Titular del Archivo General del Municipio de Purísima del Rincón, además de las establecidas en la Ley, las siguientes:

  1. Establecer la operatividad del Archivo General del Municipio de Purísima del Rincón, de conformidad con la normativa archivística;

  2. Proponer el perfil del personal del Archivo General del Municipio.

  3. Establecer relaciones con las instituciones nacionales e internacionales dedicadas al estudio de la archivística y temas afines, así como participar conjuntamente con ellas en asuntos de interés común;

  4. Representar al Ayuntamiento en el Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato conforme a lo dispuesto por el artículo 2 de la Ley de Archivos Generales del Estado y de los Municipios de Guanajuato;

  5. Ser parte del Comité Técnico Consultivo Municipal;

  6. Programar reuniones de trabajo y realizar cursos de capacitación en materia archivística, diplomática y paleografía dirigidos a los encargados de las dependencias y entidades municipales;

  7. Realizar visitas a las áreas de archivo de las dependencias y entidades municipales para emitir opinión respecto a su organización y funcionamiento;

  8. Proponer al Ayuntamiento la infraestructura y equipamiento necesarios para el funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico;

  9. Proporcionar asesoría en materia archivística a los encargados de los archivos de las dependencias y entidades municipales cuando así lo soliciten;

  10. Difundir los alcances de este Reglamento entre los encargados de las dependencias y entidades del Municipio;

  11. Organizar individual o conjuntamente con instituciones culturales y académicas, ediciones o coediciones de libros académicos, exposiciones, conferencias, congresos, seminarios, entre otros, para promover y difundir actividades de extensión cultural en la materia; y

  12. Las demás que le determinen las disposiciones jurídicas aplicables.

Artículo 8 Son Atribuciones de los encargados de los archivos de las dependencias y entidades del Municipio, además de las precisadas en la Ley, las siguientes:

  1. Observar la normativa archivística para el funcionamiento de los archivos de la dependencia o entidad correspondiente;

  2. Brindar apoyo al personal de las áreas de archivos de trámite y de concentración, en la elaboración y actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental e Inventarios Documentales;

  3. Coadyuvar con el Titular del Archivo General del Municipio de Purísima del Rincón, en las acciones de capacitación que deban impartirse en las dependencias y entidades;

  4. Observar los manuales de organización y procedimientos en materia archivística expedidos por el titular del Archivo General del Municipio de Purísima del Rincón, sin perjuicio de que elaboren los propios atendiendo a los primeros; y

  5. Proponer al titular de la dependencia o entidad correspondiente, la infraestructura y acciones básicas para el funcionamiento de los archivos de trámite y de concentración.

Los servidores públicos que se separen de sus funciones deberán hacer entrega de todos los documentos que por su actividad estén en su poder, so pena de la aplicación de las sanciones que establecen la Ley de Responsabilidades Administrativa (sic) de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios y de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato.

Capítulo III Artículos 9 a 11

De la Unidad de Correspondencia

Artículo 9 Las dependencias y entidades del Municipio de Purísima del Rincón, contarán con unidades de correspondencia, con el objeto de tener un control sobre las entradas y salidas de los documentos y expedientes generados en el ejercicio de sus funciones, facultades o atribuciones.
Artículo 10 Las unidades de correspondencia tendrán las siguientes funciones:

  1. Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe;

  2. Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;

  3. Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y

  4. Llevar un registro de la salida de correspondencia, que contendrá los datos señalados en las fracciones I, III y V del artículo 10 de este Reglamento.

Artículo 11 El registro de ingreso de correspondencia contará como mínimo con los siguientes datos:

  1. Número identificador, mediante folio consecutivo, renovable anualmente;

  2. Asunto, mediante un resumen o breve descripción del contenido del documento;

  3. Fecha y hora de recepción;

  4. Nombre y cargo de quien remite el documento; y

  5. Anexos, registrando el número de documentos que acompañan la correspondencia.

Capítulo IV Artículos 12 a 23

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