Información jurídica inteligente
 México | +52 (55) 416 971 36

Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato

Texto Refundido Citas 2 Citado por Análisis 2 Relacionados
Vincent

LEY DE ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO Y LOS MUNICIPIOS DE GUANAJUATO

ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 1 DE JULIO DE 2016.

Ley publicada en la Tercera Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 15 de junio de 2007.

JUAN MANUEL OLIVA RAMÍREZ, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, A LOS HABITANTES DEL MISMO SABED:

QUE EL H. CONGRESO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, HA TENIDO A BIEN DIRIGIRME EL SIGUIENTE:

DECRETO NÚMERO 72

LA SEXAGÉSIMA LEGISLATURA CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, DECRETA:

LEY DE ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO Y LOS MUNICIPIOS DE GUANAJUATO

CAPÍTULO I Artículos 1 a 5

De las disposiciones generales

Artículo 1 La presente Ley es de orden público e interés general y tiene por objeto establecer las bases de la coordinación, organización y funcionamiento de los archivos generales de los sujetos obligados conforme a esta Ley, así como del Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato.
Artículo 2 Para los efectos de esta Ley son sujetos obligados:

  1. El Poder Ejecutivo;

  2. El Poder Legislativo;

  3. El Poder Judicial;

  4. Los Organismos Autónomos;

  5. Los Ayuntamientos; y

  6. Las dependencias y entidades de la administración pública estatal y municipal.

Artículo 3 Para los efectos de esta Ley, se entiende por:

  1. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la generación, circulación, organización, conservación, uso, clasificación, transferencia y destino de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en su manejo;

  2. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función;

  3. Archivo General: Conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o soporte material, generados, circulados, conservados, usados o seleccionados por los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones o actividades y que se organizan en las siguientes áreas de:

    1. Archivo de trámite: Se conforma por los documentos de uso cotidiano y necesario durante un año, para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa o cuyo trámite ha terminado, pero sigue siendo consultado con frecuencia;

    2. Archivo de concentración: Se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal o contable, o concluye el término para conservarlos de manera precautoria; y

    3. Archivo histórico: Se conforma por los documentos seleccionados que contienen evidencia y testimonio de las acciones trascendentes de los sujetos obligados, por lo que deben conservarse permanentemente;

  4. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece con base en el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o pública y el destino;

  5. Conservación: Procesos técnicos que permiten detener las alteraciones materiales del documento;

  6. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado;

  7. Destino: Dar de baja documentos o transferencia de éstos al área de archivo histórico, en razón de la selección cuyo plazo de conservación ha concluido;

  8. Documentos de archivo: Toda información registrada en cualquier tipo de soporte, generada, recibida y conservada por los sujetos obligados en el desempeño de sus actividades y, que contiene un hecho o acto administrativo, jurídico, fiscal, contable o de relevancia cultural, testimonial o científica. Dichos documentos atendiendo a su selección serán:

    1. Documentos activos: Los necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente;

    2. Documentos semiactivos: Los de uso esporádico que deben mantenerse en los archivos de concentración por disposición de Ley o bien porque contienen valor administrativo, legal, fiscal o contable, así como los que el sujeto obligado determine conservar de manera precautoria por un plazo determinado; y

    3. Documentos históricos: Los que contienen valores informativos, evidenciales y testimoniales de las acciones de los sujetos obligados y de sus relaciones con la sociedad, por lo que deben conservarse permanentemente;

  9. Documentos electrónicos: Aquéllos cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse;

  10. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una unidad administrativa, con cuyo nombre se identifica;

  11. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;

  12. Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite y de concentración; y

  13. Reglamento: Reglamento de cada sujeto obligado.

Artículo 4 En la aplicación e interpretación de la presente Ley, se observarán los siguientes principios:

  1. Conservación: Consiste en realizar las acciones directas e indirectas encaminadas a que un documento mantenga sus propiedades tangibles e intangibles;

    (REFORMADA, P.O. 7 DE JUNIO DE 2013)

  2. Reserva y confidencialidad: Consiste en asegurar que la información documental contenida en las áreas de archivo de trámite y de concentración, clasificada en los términos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato, sea protegida de manera integral;

  3. Continuidad: Consiste en establecer la secuencia de todas las operaciones administrativas y técnicas que se relacionen con la administración de documentos;

  4. Orden original: Consiste en mantener los documentos de cada fondo documental en el orden que les fue dado de origen; y

  5. Procedencia: Consiste en respetar el orden de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de un sujeto obligado deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organización y atribuciones.

Artículo 5 Es responsabilidad de cada sujeto obligado, mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos.
CAPÍTULO II Artículos 6 a 11

Del patrimonio documental

Artículo 6 Para efectos de esta Ley se entiende por patrimonio documental, el conjunto de documentos que dan cuenta de la evolución histórica del Estado o cuyo valor testimonial, evidencial o informativo, los reviste de interés público; el cual se integra por los documentos que generen, conserven y posean los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 7 Los documentos de archivo generados por los servidores públicos en el desempeño de sus actividades o funciones, bajo ningún concepto o circunstancia, se considerarán de su propiedad.
Artículo 8 Cuando los servidores públicos se separen de su cargo, deberán hacer entrega de todos los documentos de archivo que estén en su poder o bajo su resguardo, con apego a los procedimientos establecidos en las leyes aplicables.
Artículo 9 Todo documento que forme parte del patrimonio documental, que generen, conserven y posean los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones, deberá depositarse en los archivos correspondientes, en la forma y términos previstos por esta Ley y el Reglamento respectivo.
Artículo 10 El patrimonio documental en poder de los sujetos obligados, cuyas unidades administrativas hayan sido modificadas o extinguidas, deberá ser administrado y preservado por aquéllas que asuman sus atribuciones.
Artículo 11 El patrimonio documental es intransferible, inalienable, inembargable e imprescriptible.
CAPÍTULO III Artículos 12 y 13

Del funcionamiento de los archivos generales

Artículo 12 Cada sujeto obligado, de conformidad con su normatividad orgánica, contará al menos con un responsable de las siguientes áreas de archivo:

  1. De trámite;

  2. De concentración; y

  3. Histórico.

En el Reglamento se establecerán las funciones que correspondan a cada una de las áreas de archivo.

Artículo 13 Para el funcionamiento de los archivos generales, los sujetos obligados conforme a su disponibilidad presupuestaria, deberán:

  1. Establecer la infraestructura necesaria para la conservación, organización y difusión del patrimonio documental;

  2. Proveer las medidas de seguridad, atendiendo a los tratados internacionales que sobre la materia suscriba el Estado Mexicano; y

  3. Otorgar las facilidades necesarias para que los usuarios consulten los documentos.

CAPÍTULO IV Artículo 14

De las atribuciones de los responsables de los archivos generales

Artículo 14 Los responsables de los archivos generales tendrán las siguientes atribuciones:

  1. Planificar y coordinar las actividades de las áreas de archivo del sujeto obligado en materia de administración de documentos;

  2. Establecer la metodología archivística en la administración de documentos;

  3. Proponer a la autoridad correspondiente del sujeto obligado el anteproyecto de Reglamento, así como sus...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba
Índice de navegación

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR