Reglamento del Archivo General del Municipio de Comonfort, Guanajuato
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE COMONFORT, GTO.
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Segunda Parte, del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato el martes 16 de julio de 2013.
EL CIUDADANO LIC. PABLO MARTIN LOPEZPORTILLO (SIC) RODRIGUEZ, PRESIDENTE MUNICIPAL DE COMONFORT, GUANAJUATO, A LOS HABITANTES DEL MISMO, HACE SABER
QUE EL HONORABLE AYUNTAMIENTO QUE ME HONRO EN PRESIDIR, EN SESIÓN ORDINARIA NÚMERO NUEVE, CELEBRADA EL 15 DE FEBRERO DE 2013, CON LAS FACULTADES QUE LE SON RESERVADAS POR LOS ARTÍCULOS 115, FRACCIÓN II, DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; 106 Y 117, FRACCIONES I Y XVII DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA PARA EL ESTADO DE GUANAJUATO; ARTÍCULOS 76, FRACCIONES I, INCISO B) Y VI, 236, 238 Y 239, FRACCION II DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL PARA EL ESTADO DE GUANAJUATO, Y LOS ARTÍCULOS 1, 2 FRACCIONES V Y VI, Y 5 DE LA LEY DE ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO Y LOS MUNICIPIOS DE GUANAJUATO APROBÓ EL SIGUIENTE:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE COMONFORT, GTO.
El presente Reglamento es de orden público e interés general, tiene por objeto resguardar el acervo Histórico y Administrativo del Archivo General Municipal de Comonfort, impulsar la guarda, preservación, control, manejo, depuración y pleno aprovechamiento Institucional y social del Patrimonio Documental Municipal, así como rescatar y recopilar aquellos documentos que deban permanecer en él; de igual forma establecer las bases de la coordinación, organización y funcionamiento de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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Reglamento: El conjunto de disposiciones y/o lineamientos considerados que regirán, organizarán y estructurarán las áreas de archivo (de trámite, concentración e histórico);
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Archivo General: Conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o soporte material, generados, circulados, conservados, usados o seleccionados por los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones o actividades y que se organizan en las áreas de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico;
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Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función;
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Unidad de correspondencia: Instancia responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a los sujetos obligados, misma que establecerá los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia;
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Archivo: Conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o soporte material, generados, circulados, conservados, usados o seleccionados por las dependencias y entidades, en el ejercicio de sus funciones o actividades y que se organizan en las áreas de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico;
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Archivo de Trámite: Se conforma por los documentos de uso cotidiano y necesario, para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa o cuyo trámite ha terminado, pero sigue siendo consultado con frecuencia;
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Archivo de Concentración: Se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal, contable o concluye el término para conservarlos de manera precautoria;
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Archivo Histórico: Se conforma por los documentos seleccionados que contienen evidencia y testimonio de las acciones trascendentes de los sujetos obligados, por lo que deben conservarse permanentemente;
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Comité de Dictaminacion Consultivo del Archivo General Municipal: Es el órgano técnico auxiliar, que se deberá integrar para el estudio y análisis de los documentos del archivo general municipal que se requiera depurar.
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Depuración: Procedimiento por el cual, el Archivo General Municipal, en coordinación con el Comité de Dictaminacion Consultivo del Archivo General Municipal, analizará y decidirá sobre la conservación o destrucción de algunos documentos de archivo (trámite, concentración e histórico), previa valoración documental integral;
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Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;
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Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas del archivo de trámite y de concentración;
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Serie documental: Documentos relativos a un tema en orden cronológico de seguimiento del asunto;
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Sujetos Obligados: Todas las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal;
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Transferencia Primaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;
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Transferencia Secundaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes del archivo de concentración al archivo histórico que deben conservarse de manera permanente;
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Valoración: Análisis integral e identificación del valor documental para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición.
DEL ARCHIVO GENERAL
Ayuntamiento.
El Archivo General Municipal estará adscrito a la Secretaría del Honorable Ayuntamiento, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 128, fracción V, de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.
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El Honorable Ayuntamiento; y
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Las Dependencias y áreas de la Administración Pública Municipal, Dichos Sujetos Obligados deberán observar lo dispuesto en la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato y el presente Reglamento del Archivo General Municipal de Comonfort.
El Responsable directo del Archivo General Municipal de Comonfort, se encargara de Coordinar la organización y funcionamiento de los Archivos de los sujetos obligados, así como vigilar que el Honorable Ayuntamiento, sus dependencias y áreas de la Administración Pública Municipal, apliquen en sus respectivos archivos los principios de conservación, reserva y confidencialidad, continuidad, orden original y procedencia enunciados en el artículo 4 de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato.
l. Los espacios tendrán las siguientes características:
a) Estar ubicado en un lugar accesible y bien comunicado;
b) Contar con capacidad suficiente para albergar la información y su aumento predecible;
c) Libre de riesgos de humedades, incendios y explosiones.
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Los espacios deberán contar con la siguiente distribución:
a) Área reservada para personal autorizado, la cual estará conformada por los depósitos documentales y zona de trabajo;
b) Área administrativa;
c) Área pública con acceso controlado, destinada a la recepción, información y consulta de documentos; e
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Implementar las medidas de protección que incidirán en los siguientes rubros:
a) Incendios;
b) Humedad;
c) Robo;
d) Insectos;
e) Roedores; y
f) Aves.
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Solicitar apoyo y asesoría a Protección Civil en materia de seguridad y prevención de riesgos.
La iluminación artificial deberá ser con lámparas incandescentes o barras de luz blanca, que estarán alineadas sobre los pasillos y nunca sobre la documentación.
DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL DE COMONFORT
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Los archivos de trámite.
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Los archivos de concentración.
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Un archivo histórico.
DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
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