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Reglamento del Archivo General del Municipio de Salvatierra, Guanajuato

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Vincent

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SALVATIERRA, GTO.

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en la Tercera Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 25 de enero de 2013.

El Ciudadano Ing. Rito Vargas Varela, Presidente Municipal de Salvatierra, Guanajuato, a los habitantes del mismo hago saber:

Que el Honorable Ayuntamiento Constitucional que me honro presidir, en uso de las facultades que le confieren los artículos, 115, fracción II inciso e) de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 117, fracción I de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guanajuato; 76 fracciones I inciso b) y V inciso k); 236, 237, 239 fracción II de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, en la LXX Septuagésima Sesión Ordinaria, acta número 189, de fecha 31 de Agosto del año 2012, aprobó el siguiente:

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SALVATIERRA, GTO.

Capítulo I Artículos 1 a 6

De las Disposiciones Generales

Artículo 1 El presente Reglamento es de orden público e interés general y tiene por objeto regular la coordinación, organización y funcionamiento del Archivo General del Municipio de Salvatierra, Guanajuato.
Artículo 2 El Archivo General Municipal, es una dependencia adscrita a la Secretaría del H

Ayuntamiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 128, fracción V, de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, y estará conformado por las siguientes áreas:

  1. Unidades de Correspondencia;

  2. Archivo de trámite;

  3. Archivo de concentración;

  4. Archivo histórico.

Artículo 3 Para efectos del presente Reglamento, son sujetos obligados:

  1. El Ayuntamiento, y;

  2. Las dependencias y entidades que conforman la administración pública municipal.

Artículo 4

El Responsable del Archivo General Municipal, será designado por el Presidente Municipal, quien deberá contar preferentemente con Licenciatura en Historia y acreditar sus estudios archivísticos suficientes u otros relacionados con la materia, así como conocer el perfil administrativo y legal de la documentación que es generada por cada una de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y deberá tener como mínimo 5 años de experiencia de trabajo en archivo, manejo de documentación y paleografía.

Artículo 5 Para el adecuado manejo del archivo de trámite de las unidades administrativas, el titular de cada una de ellas designará a un Encargado que tendrá la encomienda de administrar los documentos que circulen en la misma, y éste será notificado por escrito al Responsable del Archivo General.

El titular de cada unidad administrativa y los servidores públicos de la misma deberán reportar al encargado del archivo de trámite todos los documentos que se generen por la actividad propia de la unidad.

Corresponde también al titular de cada unidad administrativa vigilar que en sus archivos de trámite se reúna, conserve, organice, describa, valore y utilice la documentación producida, recibida y conservada en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 6 Para los efectos de este Reglamento, se entenderá por:

  1. Acervo documental: Conjunto de fondos documentales que han sido producidos por las unidades administrativas de los sujetos obligados, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación, ordenación, consulta y utilización;

  2. Archivo General Municipal: El Archivo General del Municipio de Salvatierra, Guanajuato;

  3. Catálogo de Disposición Documental: El registro general y sistemático que establece con base en el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o pública y el destino;

  4. Clave de Clasificación: Marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar los documentos o expedientes;

  5. Cuadro General de Clasificación Archivística; el instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado;

  6. Expediente: Unidad organizada de uno o varios documentos reunidos por la unidad que lo produce o integra para su uso corriente, durante el proceso de organización archivística referidos al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es la unidad básica de la serie;

  7. Inventarios documentales: los instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes en un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;

  8. Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;

  9. Ordenación: Acción de unir secuencialmente los expedientes que conforman series mediante la aplicación de diferentes métodos;

  10. Signatura de instalación: Referencia que permite identificar y localizar donde se encuentran depositados los documentos y expedientes;

  11. Trasferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de un archivo de trámite al archivo de concentración;

  12. Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes del archivo de concentración al archivo histórico que deben conservarse de manera permanente;

  13. Unidades Administrativas: Las dependencias, áreas y unidades; así como las direcciones, coordinaciones y Jefaturas de departamento de la administración pública municipal; y

  14. Valoración documental: Procedimiento que permite determinar el periodo de conservación de los documentos del archivo para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición, mediante el análisis e identificación del valor primario o valor secundario; (sic)

Capítulo II Artículos 7 a 9

De las Atribuciones del Responsable del Archivo General Municipal.

Artículo 7 El Responsable del Archivo General Municipal, tendrá las siguientes funciones:

  1. Establecer la operatividad del Archivo General Municipal, de conformidad con la normativa archivística vigente;

  2. Establecer relaciones con las instituciones nacionales e internacionales dedicadas al estudio en materia archivística y temas afines, así como participar conjuntamente con ellas en asuntos de interés común;

  3. Representar a los sujetos obligados en el Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley;

  4. Formar parte de El Comité Técnico Consultivo Municipal;

  5. Programar reuniones de trabajo y realizar cursos de capacitación en materia archivística, dirigidos a los encargados de los archivos de trámite de las unidades administrativas correspondientes;

  6. Realizar visitas a cada una de las unidades administrativas de los sujetos obligados, con el fin de verificar y emitir opinión respecto a la organización y funcionamiento de sus archivos;

  7. Proponer a la autoridad competente de los sujetos obligados, la infraestructura necesaria para el mejor funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico;

  8. Proporcionar asesoría en materia archivística a los encargados del archivo de trámite de las unidades administrativas, cuando así lo soliciten; así como difundir el contenido y alcance del presente Reglamento a cada una de ellas;

  9. Organizar individual o conjuntamente con instituciones culturales y académicas, exposiciones, conferencias, seminarios, entre otros, para promover y difundir actividades de extensión cultural en la materia.

  10. Las demás que determinen las disposiciones jurídicas aplicables.

Artículo 8 Los titulares de las dependencias y entidades, tendrán las siguientes funciones:

  1. Observar la normativa archivística vigente, para un mejor funcionamiento en sus archivos de trámite;

  2. Brindar apoyo al personal de las áreas de archivos de trámite y de concentración, en la elaboración y actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental e Inventarios Documentales;

  3. Coadyuvar con el Responsable del Archivo General Municipal en las acciones de capacitación que deban impartirse en la unidad administrativa de que se trate;

  4. Observar los manuales de organización y procedimientos en materia archivística, expedidos por el Responsable del Archivo General Municipal, sin perjuicio de que elaboren los propios atendiendo a los primeros, y;

  5. Proponer a la autoridad competente, la infraestructura y acciones básicas para el mejor funcionamiento en sus archivos de trámite y de concentración.

Artículo 9 Los servidores públicos que se separen de sus funciones deberán hacer entrega de todos los documentos que por su actividad estén en su poder o resguardo, so pena de la aplicación de las sanciones que establecen la Ley de Responsabilidades Administrativa (sic) de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios de Guanajuato.
Capítulo III Artículos 10 a 12

De la Unidad de Correspondencia

Artículo 10 Las dependencias y entidades de la administración pública municipal, contarán con unidades de correspondencia, con el objeto de tener un control sobre las entradas y salidas de los documentos y expedientes generados en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 11 Las unidades de correspondencia tendrán las siguientes funciones:

  1. Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe;

  2. Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;

  3. Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente, y;

  4. Llevar un registro de la salida de correspondencia, que contenga al menos los datos señalados en las fracciones I, III y V del artículo 11 de este Reglamento.

Artículo 12 El registro de ingreso de correspondencia deberá contener los siguientes datos:

  1. Número...

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