Nómina. Cuidado con no tener un adecuado control de la misma. Aspectos laborales, fiscales y de seguridad social
| Páginas | A17-A38 |
En las entidades públicas y privadas la nómina representa una de las erogaciones más importantes, dado su elevado costo monetario, tanto directo (salarios y prestaciones) como indirecto (impuestos y otras contribuciones), así como por el gran número de conceptos que la integran. En consecuencia, es indispensable que las empresas mantengan un alto grado de control de la nómina, tanto en los aspectos administrativos como en los laborales, fiscales y de seguridad social.
Por lo anterior, se analizan diversos aspectos relativos al control de la nómina, aunque se hace mayor énfasis en los de carácter fiscal.
- Más del tema
Nómina. ¿Sabe cuál es el costo real para su empresa? Taller de prácticas, sección Seguridad Social, edición 582.
Aguinaldo. Guía fiscal y tratamiento laboral y de seguridad social
Taller de prácticas, secciones Fiscal, Laboral y de Seguridad Social, edición 562. Participación de los trabajadores en las utilidades. Procedimiento para su cálculo y pago. Aspectos fiscales y laborales
Taller de prácticas, secciones Fiscal y Laboral, edición 577.
Previsión social. Tratamiento fiscal en el ISR, laboral y de seguridad social
Taller de prácticas, secciones Fiscal, Laboral y de Seguridad Social, edición 578. Previsión social. Jurisprudencias de la SCJN y criterios del SAT, así como tratamiento fiscal en el IETU y otros aspectos en el ISR
Taller de prácticas, sección Fiscal, edición 579.
Conforme al Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, el término "nómina" proviene del latín nomina, que es el plural de nomen, el cual significa nombre. Asimismo, este diccionario señala la actual acepción de nómina, como sigue:
Lista o catálogo de nombres de personas o cosas.
Relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido.
Estos haberes.
En este sentido, la nómina puede definirse como el conjunto de percepciones (haberes) a favor de los trabajadores (individuos) y a cargo de un patrón (oficina pública o particular) que deriva de su relación de trabajo. Lo anterior es así dado que, en términos prácticos, no existe una nómina si no hay una relación laboral (patrón-trabajador).
Es importante llevar un control administrativo del personal contratado, según las necesidades de la empresa. Tales controles administrativos pueden ser los siguientes:
Se integrará con todos los documentos que formen el historial del trabajador en la empresa, mismo que estará compuesto por una carpeta con lo siguiente:
-
Solicitud de empleo.
-
Copia del contrato de trabajo.
-
Avisos de alta al IMSS, al RFC, al sindicato, etc.
-
Avisos de modificación de salario.
-
Calificación de méritos.
-
Castigos, etc.
Es recomendable que con objeto de no olvidar detalles de la contratación se cuente con una lista de verificación de todos ellos, a fin de que el expediente se encuentre completo.
El objetivo que se pretende con esta hoja es que en ella se puedan incluir, de forma resumida y clara, los datos más importantes acerca del trabajador, tales como los siguientes:
-
Número asignado al trabajador y su nombre completo.
-
Fecha de ingreso a la empresa.
-
Número de contratos celebrados con la empresa, la fecha de cada uno de ellos, la duración de los mismos y las observaciones formuladas por sus superiores al término del contrato.
-
Lugar y fecha de nacimiento.
-
Estado civil.
-
Nombre del cónyuge.
-
Número de afiliación del IMSS y clínica a la que se encuentre adscrito.
-
RFC.
-
Número de cartilla.
-
Número de licencia.
-
Fianza, en aquellos casos en que proceda.
-
Hoja del examen médico.
-
Foto y firma.
-
Domicilio.
-
Nombre, domicilio y número de teléfono de la persona a la que se avisará en caso de accidente.
-
Escolaridad: grado máximo de estudios, idiomas que domine el trabajador y cursos tomados.
-
Antecedentes de trabajo: es necesario incluir las fechas de cada trabajo, la empresa en que se prestó el servicio, el puesto, el sueldo y la causa de la separación; además, se anotarán las promociones o ascensos que haya logrado.
-
Promociones y transferencias: fecha de ingreso, departamento y puesto al que haya sido asignado y categoría que le corresponda.
-
Calificación de méritos: fecha, puntuación y observaciones del calificador, así como el nombre del mismo.
-
Control de asistencia: se anotarán los totales anuales de los días trabajados, vacaciones, faltas injustificadas, enfermedades generales, riesgos profesionales, permisos con y sin goce de sueldo, castigos y retardos. Estos datos son importantes para contar con un historial del cumplimiento del empleado, así como el reparto de utilidades y, en su caso, justificar el pago de primas por enfermedades y riesgos profesionales y permisos ante el IMSS.
-
Capacitación y desarrollo: fecha, descripción y comentarios de todos aquellos cursos o estudios que lleve a cabo el trabajador durante su permanencia en la empresa.
-
Separación de la empresa: fecha y causa de la misma.
La retribución que se otorga a los trabajadores por sus servicios puede ser de dos tipos, a saber:
-
Remuneraciones obligatorias. Son las que se deben pagar al trabajador, de acuerdo con la CPEUM y la LFT; entre otras, se encuentran las siguientes:
[VER GRÁFICO EN PDF ADJUNTO]
-
Otras remuneraciones.
Se otorgan como una prestación al trabajador conforme a las políticas de cada empresa y las negociaciones realizadas con los trabajadores. Estas prestaciones son adicionales a las que se establecen en las leyes o son superiores a las mismas y, entre los fines que se persigue al otorgarlas, se encuentra el de atraer candidatos mayor capacitados a la organización, así como motivar la productividad de los trabajadores.
Entre otras, se encuentran las siguientes:
[VER GRÁFICO EN PDF ADJUNTO]
En ocasiones, estas remuneraciones adquieren el matiz de obligatorias, es decir, cuando se establecen mediante un contrato colectivo de trabajo o contrato-ley; sin embargo, nunca son completamente obligatorias, ya que están sujetas a revisión.
- Deducción en el ISR
En términos del artículo 110 de la Ley del ISR, se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación de trabajo, incluyendo la PTU y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la relación laboral. Se estima que los ingresos mencionados los obtiene en su totalidad quien realiza el trabajo.
Al respecto, el artículo 29, fracción III, de la Ley del ISR dispone que los contribuyentes podrán efectuar la deducción de los gastos; por tanto, los salarios que se paguen a los trabajadores son deducibles de este impuesto, pues ellos constituyen un gasto para las empresas.
Ahora bien, para poder llevar a cabo dicha deducción se deberán observar los requisitos siguientes (artículo 31 de la Ley del ISR):
-
Sean estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente.
-
Se registren debidamente en contabilidad y se resten una sola vez.
-
Se cumpla con las obligaciones establecidas en la ley en materia de retención y entero del ISR a cargo de los trabajadores.
-
Se cumpla con las obligaciones a que se refiere el artículo 118, fracciones I (retenciones del ISR a trabajadores), II (cálculo anual del ISR de los trabajadores) y VI (inscripción de los trabajadores en el RFC) de la Ley del ISR, así como con las disposiciones que, en su caso, regulen el subsidio para el empleo, y los contribuyentes cumplan con la obligación de inscribir a los trabajadores en el IMSS cuando estén obligados a ello, en términos de las leyes de seguridad social.
-
Se deduzcan cuando hayan sido efectivamente erogados en el ejercicio de que se trate.
- Retención del ISR y subsidio para el empleo
Conforme al artículo 110 de la Ley del ISR, los ingresos en crédito por salarios se declararán y se calculará el impuesto que les corresponda, hasta el año de calendario en que sean cobrados.
Con respecto a lo anterior, la ley establece lo siguiente (artículos 113 y 116 de la Ley del ISR):
-
Quienes hagan los pagos por salarios estarán obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual.
-
No se efectuará retención a las personas que perciban en el mes únicamente un salario mínimo general (SMG) correspondiente al área geográfica del contribuyente.
Por otra parte, para el cálculo de la retención del ISR se debe observar lo dispuesto por el artículo octavo del Decreto por el que se establece el subsidio para el empleo; en ciertos casos, dicho subsidio disminuye el ISR a cargo de los trabajadores y en otros, el empleador debe entregarles ese subsidio a tales personas.
Quienes realicen los pagos a los contribuyentes que tengan derecho al subsidio para el empleo podrán acreditar contra el ISR a su cargo o del retenido a terceros, las cantidades que entreguen a los contribuyentes por dicho concepto, siempre que se cumplan los requisitos que señala el...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba