Reglamento de la Ley de Archivos Administrativos e Historicos del Estado de Michoacan de Ocampo y sus Municipios
REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE MICHOACAN DE OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Segunda Sección del Periódico Oficial del Estado de Michoacán, el lunes 11 de diciembre de 2006.
LÁZARO CÁRDENAS BATEL, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo, en ejercicio de las atribuciones que al Ejecutivo a mi cargo le confieren los artículos 60 fracción XXII, 62, 65 y 66 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo, así como los artículos 3°, 4°, 9°, 16 y 17 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán de Ocampo; y,
CONSIDERANDO
Que con fecha 3 de Marzo de 2004, se publicó en el Periódico Oficial del Estado, la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios.
Que el artículo Cuarto Transitorio del dispositivo normativo señalado refiere a la obligación del Ejecutivo del Estado, de expedir el Reglamento de ley.
Que se requiere establecer el marco jurídico complementario a la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios y con esto dar operatividad a la Ley en los rubros correspondientes a las obligaciones de los servidores públicos, al desarrollo de la administración de documentos, a la funcionalidad de las unidades documentales y auxiliares de la documentación, al funcionamiento del Sistema, a las atribuciones del Comité Técnico y la Comisión Dictaminadora para la Valoración y Selección de Documentos, así como al uso y difusión documental.
Que los documentos que integran el Sistema de Archivos del Estado de Michoacán de Ocampo, revisten gran importancia a la administración y conformación de su memoria histórica, en virtud de que se tratan de recursos de información necesarios para la toma de decisiones basadas en antecedentes y pasada su vigencia administrativa, se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad estatal.
Que los archivos deben ser considerados como parte fundamental y constitutiva del Estado, órganos consultivos esenciales del mismo, instrumentos básicos para su modernización, manifestaciones concretas de su gestión, su política y sus finalidades.
Que los archivos por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión del Estado; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del mismo; son testimonio de sus hechos y obras; como centros de información institucional contribuyen a su eficacia y eficiencia. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de su gestión pública; el acceso a la información que conservan estimulando el debate, la participación ciudadana y el necesario control político en un estado de derecho.
Que en consideración que los documentos de los Archivos del Estado y sus Municipios son parte del patrimonio documental del Estado, los servidores públicos responsables de su manejo son disciplinarios, administrativos, civiles y penalmente, responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso se establezcan.
Que los archivos contribuyen a fortalecer la memoria y a la sensibilización de la comunidad; las normas y criterios sobre su importancia, su utilización, su alcance administrativo, científico y cultural, son objeto del presente Reglamento, al igual que establecer las bases para la constitución de mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental del Estado.
Que por lo expuesto, he tenido a bien expedir el siguiente:
REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS
Corresponde la aplicación del presente Reglamento a las servidoras y servidores públicos, en el ámbito de sus respectivas atribuciones y a los particulares que posean documentos de interés para el Estado.
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Administración de Documentos: a los actos y acciones destinados a clasificar, ordenar, regular, coordinar y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos del Sector Público del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información;
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Archivo de Concentración: a la Unidad Administrativa en la que se reúne la documentación recibida de los Archivos de Trámite del sector público;
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Archivo Histórico: a la Unidad Administrativa a la cual se transfiere la documentación del archivo de concentración que debe conservarse permanentemente;
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Archivo Privado: a las colecciones de documentos producidos o generados por particulares y en poder de éstos que se consideren patrimonio documental;
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Archivo de Trámite: a la Unidad Administrativa en la que se reúne la documentación recibida o generada por el sector público en el ejercicio de sus funciones durante un año calendario;
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Archivos: a las Instituciones o Unidades Administrativas responsables de la administración de documentos del sector público y privado;
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Catálogos: a la descripción de un fondo documental a partir de referencias concretas de personas, lugares, tiempos o cualquier otra temática particular o por algún criterio subjetivo establecido de antemano;
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Clasificación de los documentos: a la técnica de identificación y agrupamiento sistemático de objetos semejantes de acuerdo a los principios de procedencia y orden original, respetando la estructura orgánica y las funciones para las que fue creada la entidad o dependencia que produce la documentación o información;
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Depuración: al proceso de eliminación de información que no presente ningún valor o haya perdido vigencia;
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Documento: a toda información producida por el sector público del Estado y sus municipios, las instituciones privadas, personas físicas en el ejercicio de la función pública, y de particulares entregadas a aquél; independientemente del soporte material en que se produce o recibe;
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Estado: al Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo;
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Expediente: al resultado de las actividades de la oficina o del organismo generador, representa fielmente sus funciones y tiene como objetivos el orden, control y usos de los documentos que contiene;
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Fechas Extremas: aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, fondo o serie documental;
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Fondo: a la totalidad de los documentos independientemente de la forma o medio, creados orgánicamente, acumulados y usados por una persona, u organismo en el curso de sus actividades y funciones;
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Índices: a la relación de los fondos documentales contenidos en los archivos, con la especificación de sus secciones, series o subseries que lo conforman;
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Legajos: al atado o cosido de varios documentos de amplio grosor que fueron agrupados así de origen;
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Ley: a la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios;
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Material Bibliográfico: a la colección de biblioteca o fondo bibliográfico que está constituida por diversos tipos de materiales en distintos soportes, entre los que se encuentran: Material Impreso, Material Audiovisual, Material Instrumental y Material Digital;
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Material Hemerográfico: relacionado con todas las publicaciones periódicas y revistas, contenidas en el archivo;
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Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G: al instrumento normativo utilizado para homogeneizar la descripción archivística, aprobado por el Consejo Internacional de Archivos y el Archivo General de la Nación;
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Número de expediente: al número progresivo que se asigna para el control y registro de la documentación de acuerdo al orden en que éste se generó o se coloca;
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Patrimonio Documental: a la totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por el sector público; y los de propiedad de personas físicas o morales privadas, que hubiesen sido declarados como tales por el Comité Técnico por su valor histórico o cultural para el Estado;
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Poderes del Estado: al Poder Ejecutivo, Poder Legislativo y Poder Judicial del Estado;
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Principio de Procedencia y Orden Original: a los fundamentos técnicos de la archivística que tienen aplicación mundial. El principio de procedencia fija un criterio de sistematización, que permite establecer como norma permanente en los archivos, el respetar el orden primitivo o natural que corresponde a la organización original de la documentación. Para respetar este principio, no se establecerá otra forma de organización de los archivos, ajena a las funciones y actividades que han realizado las distintas entidades, dependencias o institución generadora de los documentos, a lo largo del tiempo;
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Reglamento: al Reglamento de la Ley de...
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