Reglamento de Archivos del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato
REGLAMENTO DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO
ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 2 DE SEPTIEMBRE DE 2014.
Reglamento publicado en la Segunda Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el martes 4 de noviembre de 2008.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 66 del Código de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado de Guanajuato, se hace del conocimiento de la ciudadanía y de los partidos políticos, que el Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato en su sesión ordinaria, celebrada el 29 de septiembre de 2008, aprobó el siguiente:
CG/037/2008
Acuerdo mediante el cual se expide el Reglamento de Archivos del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato.
RESULTANDO:
PRIMERO.- Que mediante decreto número 72 de la Sexagésima Legislatura Constitucional del Estado de Guanajuato, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, número 96, tercera parte, del quince de junio de dos mil siete, se expidió la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato.
SEGUNDO.- Que el dos de noviembre de dos mil siete, se publicaron en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, número 176, segunda parte, los Criterios y Lineamientos en Materia Archivística para la Elaboración de los Reglamentos derivados de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, así como el Reglamento del Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato.
CONSIDERANDO:
PRIMERO.- Que de conformidad con los artículos 31, párrafos segundo y tercero, de la Constitución Política local, y 46 del código comicial vigente en la entidad, el Instituto Electoral del Estado es un órgano público, autónomo, dotado de independencia funcional, de carácter permanente, con personalidad jurídica, patrimonio propio y facultad reglamentaria, al que corresponde el ejercicio de la función estatal de organizar los procesos electorales. Dicha función estatal se rige por los principios de certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, definitividad, equidad, objetividad y profesionalismo.
SEGUNDO.- Que el artículo 51 del código electoral local, señala que el Consejo General es el órgano superior de dirección del Instituto Electoral del Estado, al que corresponde la preparación, desarrollo y vigilancia de los procesos electorales de carácter estatal.
TERCERO.- Que de conformidad con el artículo 63, fracción II, del citado ordenamiento, es atribución del Consejo General dictar normas y previsiones destinadas a hacer efectivas las disposiciones de dicha legislación.
CUARTO.- Que de conformidad con lo establecido en la fracción IV del artículo 2 de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, el Instituto Electoral del Estado de Guanajuato es sujeto obligado para efectos de dicha ley.
QUINTO.- Que la ley en mención establece que es responsabilidad de cada sujeto obligado mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos.
En el artículo 19 de la citada ley se señala que cada sujeto obligado establecerá en su reglamento los procedimientos y medidas técnicas para llevar a cabo la administración de documentos, a fin de asegurar su validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, independientemente del tipo de soporte en que se encuentren.
SEXTO.- Que el proyecto de reglamento que se somete a la consideración del Consejo General, tiene como finalidad cumplir con lo señalado en el considerando que antecede.
Se propone la división del reglamento en siete capítulos: el primero se refiere a las disposiciones generales; el segundo, a las atribuciones del responsable del archivo general y las de los encargados de archivo de las unidades administrativas; el capítulo tercero trata sobre las unidades de correspondencia; el cuarto, lo referente al funcionamiento del Archivo General del Instituto, y se divide a su vez en tres secciones relativas, respectivamente, a los archivos de trámite, de concentración e histórico.
El capítulo quinto trata lo concerniente a los instrumentos de consulta y control archivístico, y cuenta con tres secciones: la del cuadro general de clasificación archivística, la del catálogo de disposición documental y la de los inventarios documentales. El capítulo sexto regula la conservación del Archivo General del Instituto, y el capítulo séptimo se refiere al Comité de Dictaminación del Archivo General del Instituto.
Por lo anterior, y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 31, párrafos segundo y tercero, de la Constitución Política del Estado de Guanajuato; 51 y 63, fracción II, del Código de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado de Guanajuato, se somete a la consideración del Consejo General, el siguiente:
ACUERDO:
PRIMERO.- Se expide el Reglamento de Archivos del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato, en los términos del anexo único de este acuerdo.
SEGUNDO.- El Reglamento de Archivos del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato entrará en vigor el cuarto día siguiente al de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato.
TERCERO.- Notifíquese por estrados.
CUARTO.- Publíquense el presente acuerdo y su anexo en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato.
Guanajuato, Gto., 29 de septiembre de 2008.
"La elección la hacemos los ciudadanos".
Dr. Santiago Hernández Ornelas
Presidente del Consejo
Lic. Juan Carlos Cano Martínez
Secretario del Consejo
REGLAMENTO DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO
Tiene por objeto proveer al cumplimiento de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, en el Instituto Electoral del Estado de Guanajuato.
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AGIE: Archivo General del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato;
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Clave de clasificación: Marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes;
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Comité: Comité de Dictaminación del AGIE;
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Consejo General: El Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato;
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Expediente: Unidad constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite de cualquiera de las Unidades Administrativas;
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Instituto: Instituto Electoral del Estado de Guanajuato;
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Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;
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Signatura de instalación: Referencia precisa que permite identificar y localizar dónde se encuentran depositados los documentos y expedientes;
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Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;
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Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes del archivo de concentración al archivo histórico, que deben conservarse de manera permanente;
(REFORMADA, P.O. 2 DE SEPTIEMBRE DE 2014)
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Unidades administrativas: Consejo General, Presidencia del Consejo General, Secretaría Ejecutiva, Direcciones y Unidades de la Junta Estatal Ejecutiva, Juntas Ejecutivas Regionales, Coordinación Administrativa, Coordinación de Comunicación y Difusión, Unidad de Acceso a la Información Pública, Comisiones del Consejo General, y. Contraloría; y
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Valoración documental: Procedimiento que permite determinar el periodo de conservación de los documentos de archivo para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición, mediante el análisis e identificación del valor primario o valor secundario.
(REFORMADO, P.O. 2 DE SEPTIEMBRE DE 2014)
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Los archivos de trámite de las Unidades Administrativas;
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Los archivos de concentración de las Unidades Administrativas; y
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Un archivo histórico.
De las atribuciones del Responsable del AGIE y de los Encargados de Archivo de las Unidades Administrativas
l. Representar al Instituto en el Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato;
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Establecer la operatividad y el funcionamiento del AGIE;
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Fungir como Secretario Técnico del Comité;
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Promover cursos de capacitación en materia archivística para el personal de las Unidades Administrativas encargado de los archivos;
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Realizar visitas a las áreas de archivo de las Unidades Administrativas para...
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