Reglamento del Archivo Municipal para el Municipio de Matehuala, San Luis Potosi
REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL PARA EL MUNICIPIO DE MATEHUALA, SAN LUIS POTOSÍ
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Edición Extraordinaria del Periódico Oficial del Estado de San Luis Potosí, el jueves 4 de abril de 2013.
Al margen un sello con el Escudo Nacional que dice Estados Unidos Mexicanos, Presidencia Municipal de Matehuala, S.L.P.
El Ciudadano Presidente Municipal Constitucional de Matehuala, S.L.P., ING. HÉCTOR FERMÍN ÁVILA LUCERO, hace a sus habitantes sabed:
Que el H. Cabildo en Sesión Ordinaria de fecha 23 de enero del año 2013, aprobó por acuerdo unánime el REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL para el Municipio de Matehuala, San Luis Potosí, debidamente estudiado, por lo que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 159 de la Ley Orgánica del Municipio Libre en el Estado de San Luis Potosí, LO PROMULGO PARA SU DEBIDO CUMPLIMIENTO, y a su vez remito al Ejecutivo Estatal para su publicación en el Periódico Oficial del Estado.
ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN
ING. HÉCTOR FERMÍN ÁVILA LUCERO
PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL
(RUBRICA)
Al margen un sello con el Escudo Nacional que dice Estados Unidos Mexicanos, Presidencia Municipal de Matehuala, S.L.P.
La que suscribe C. ING. CLAUDIA MORALES PÉREZ, Secretaria General del H. Ayuntamiento de Matehuala, S.L.P., lo anterior con fundamento en lo establecido por el artículo 78 fracción VII y VIII de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí, por medio del presente hago constar y
C E R T I F I C O
Que en Sesión Ordinaria de cabildo, celebrada el día 23 del mes de enero del año dos mil trece, la H. Junta de Cabildo por acuerdo unánime se aprobó el REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL para el Municipio de Matehuala, San Luis Potosí, mismo que se remite al Ejecutivo del Estado, para su Publicación en el Periódico Oficial. DOY FE.
ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN
ING. CLAUDIA MORALES PÉREZ
SECRETARIA GENERAL DEL H. AYUNTAMIENTO
(RUBRICA)
H. AYUNTAMIENTO DE MATEHUALA, S.L.P.
EL H. AYUNTAMIENTO DE MATEHUALA SAN LUIS POTOSÍ, MÉXICO 2012-2015 CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO EN LO QUE SEÑALAN LOS ARTÍCULOS 6° DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; EL ARTICULO 17 BIS DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ, EXPIDE EL PRESENTE:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL PARA EL MUNICIPIO DE MATEHUALA, SAN LUIS POTOSÍ
El presente reglamento es de orden público e interés social, de observancia obligatoria para todos los servidores públicos del gobierno municipal de Matehuala, S.L.P. y tiene por objeto regular la integración, organización, administración y funcionamiento del Archivo Municipal así como garantizar el derecho del acceso a la información a toda persona estableciendo los órganos, criterios, lineamientos y procedimientos institucionales para garantizar el ejercicio del derecho al acceso y a la información que se encuentra en el archivo.
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Administración de Documentos.- Métodos, técnicas y acciones destinadas a planear, dirigir, controlar la generación, circulación, organización, uso, selección y conservación de documentos del archivo municipal;
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Archivo de Trámite.- Conjunto de documentos que se localizan físicamente en las dependencias municipales que los producen y que contienen información en trámite o son de uso constante;
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Archivo de Concentración.- Área responsable de la administración y custodia de documentos de carácter semi-activo o consulta esporádica por parte de las dependencias del Ayuntamiento, que permanecen en él hasta su destino final de uso;
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Archivo Histórico.- Área responsable de conservar, organizar, administrar, describir y divulgar la memoria documental del Municipio de Matehuala;
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Archivo Municipal.- Área responsable en el que se concentra, conserva y custodia el conjunto de documentos generados y recibidos por las diversas dependencias de la administración pública municipal en el ejercicio diario de sus funciones;
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Ayuntamiento.- El Órgano de Gobierno del Municipio de Matehuala;
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El Comité Técnico de Valoración de Documentos- Órgano de asesoría técnica, consulta, colaboración, apoyo y enlace entre la administración pública municipal centralizada y el archivo municipal;
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Dependencia.- Los órganos administrativos vinculados directamente con el Presidente;
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Documento.- Expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencias, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien cualquier otro registro que documente el ejercicio de las funciones o la actividad de la autoridad municipal y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración; la información podrá estar en cualquier medio sea escrito, impreso, audio, visual, electrónico, holográfico o cualquier otro idóneo;
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Documento Histórico.- Aquel que posee la evidencia y testimonio de las acciones y evolución de quien lo genera y que contiene información sustantiva debiendo conservarse permanentemente;
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Catálogo de Disposición Documental.- Instrumento técnico que enuncia metódicamente las características esenciales del documento, estableciendo los criterios que permiten ubicarlos en el tiempo y espacio;
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Expediente.- Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto;
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Inventarios Documentales.- Documento que contiene una descripción exacta y precisa de toda la información que se encuentra en el archivo;
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Valoración Documental.- Proceso que consiste en analizar y determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable, informativo, de evidencia y testimonial de los documentos fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los mismos;
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Transferencia:- Traslado controlado y sistemático de documentos semi-activos al archivo de concentración y los inactivos al archivo histórico;
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Transferencia Primaria.- Operación de traslado controlado y sistemático de documentos de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración;
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Transferencia Secundaria.- Operación de traslado controlado y sistemático de documentos del archivo de concentración al archivo histórico para su conservación de manera permanente;
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Vigencia Documental.- Período durante el cual un documento se tiene con sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o informativos, evidénciales y testimoniales, de conformidad con la normatividad aplicable.
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El H. Ayuntamiento de Matehuala;
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La Secretaria del Ayuntamiento;
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El Coordinador del Archivo Municipal de Matehuala;
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El Comité Técnico de archivo municipal
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Las dependencias de la Administración Pública Municipal de Matehuala.
DE LAS AUTORIDADES MUNICIPALES
DE LAS ATRIBUCIONES
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Vigilar el cumplimiento del presente reglamento;
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Emitir las normas para el manejo de los archivos en trámite, concentración e histórico, según sea el caso, de acuerdo a los lineamientos y normatividad existente; (sic)
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Administrar el archivo municipal;
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Presidir el Comité Técnico de Valoración de Documentos;
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Proporcionar la información que le sea requerida, de los Archivos de Concentración e Histórico de acuerdo a las disposiciones aplicables;
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Realizar todas aquellas acciones tendientes a preservar, enriquecer y mejorar el acervo documental del archivo municipal;
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Emitir las políticas, métodos y técnicas de trabajo que deberán observarse en el archivo municipal;
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Certificar copias de los documentos que formen parte del archivo municipal;
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Promover convenios con los tres niveles de gobierno e instituciones de carácter público o privado, en materia de archivos municipales;
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Publicar las políticas generales que deberán observar los miembros del Ayuntamiento para el cumplimiento del presente ordenamiento;
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Promover el enriquecimiento del Archivo Municipal mediante la adquisición, a cualquier título de documentos con valor histórico;
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Promover la celebración de convenios con otras dependencias municipales, estatales y federales, organizaciones afines de los sectores público y privado, en materia de archivonomía y administración de documentos;
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Gestionar la recuperación de los documentos originales o reproducciones de estos, producidos o existentes en otro municipio, entidad federativa o en el extranjero, que sean de especial interés para el estudio de la historia municipal;
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Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del presente reglamento y demás disposiciones aplicables en la materia;
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Las demás que determinen las disposiciones legales aplicables.
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