Reglamento del Archivo General del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO DEL ESTADO DE GUANAJUATO
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Segunda Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 28 de marzo de 2008.
TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO DEL ESTADO DE GUANAJUATO
Que en cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 2°, fracción IV, en relación con el Artículo Tercero Transitorio de la Ley de Archivos Generales del Estado y Los Municipios de Guanajuato; y los artículos 5, 15 y 16 fracción XII de la Ley Orgánica del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato, el H. Pleno del Tribunal expide:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO DEL ESTADO DE GUANAJUATO.
De las disposiciones generales
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Acervo documental: Conjunto de fondos documentales que han sido producidos por el Tribunal, reunidos en determinado lugar con fines de conservación, ordenación, consulta y utilización;
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Archivo: El Archivo General del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato;
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Ciclo vital de los documentos: Etapas por los que sucesivamente atraviesan los documentos en las tres áreas de archivo: de trámite, concentración e histórico;
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Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de documentos o expedientes homogéneos con base en las funciones o actividades del Tribunal;
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Clave de clasificación: marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos y expediente;
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Consejo: El Consejo Administrativo del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato;
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Correspondencia: Documentos o expedientes que reciben o remiten las diversas áreas jurisdiccionales y administrativas del Tribunal en el ejercicio de sus funciones o actividades;
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Custodia Archivística: Guarda y vigilancia de los acervos documentales que obliga a los servidores públicos del Tribunal a mantener la integridad física e informativa de sus archivos;
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Depuración: Revisión sistemática de los documentos semiactivos, a fin de que se determine su destino;
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Descripción documental: Función de hacer posible el conocimiento y localización de los documentos, una vez identificados y enumerados sus caracteres internos y externos para la elaboración de guías, índices, inventarios y catálogos;
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Difusión de documentos: Dar a conocer al público la riqueza del acervo documental histórico, para contribuir a la conciencia histórica y al fortalecimiento del propio Tribunal;
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Expediente: Unidad constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite;
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Ley: La Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;
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Pleno: El Pleno del Tribunal de lo Contencioso Administrativo;
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Presidente: El Presidente del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato;
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Reglamento: El Reglamento del Archivo General del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato;
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Sección documental: Es la división del Fondo documental, basada en las funciones de cada área jurisdiccional ó administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Corresponde al segundo nivel de la estructura del cuadro general de clasificación archivística;
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Secretaria: La Secretaría General de Acuerdos del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato;
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Serie documental: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos de manera continua en el desarrollo de un (sic) misma actividad y que versan sobre una materia o asunto específico de una función, jurisdiccional ó administrativa. Corresponde al tercer nivel de la estructura del cuadro general de clasificación archivística;
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Signatura de instalación: Referencia precisa que permite identificar y localizar donde se encuentran depositados los documentos y expedientes;
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Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;
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Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes del archivo de concentración al archivo histórico que deben conservarse de manera permanente;
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Tribunal: El Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Guanajuato;
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Unidad de correspondencia: Instancia responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a las diversas áreas jurisdiccionales y administrativas del Tribunal, misma que establecerá los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia;
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Valor documental: Grado de utilidad o aptitud de un documento para determinar la conveniencia de conservarlo en un archivo, dividiéndose en dos categorías: valores primarios y valores secundarios;
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Valor primario: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración;
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Valor secundario: Condición de los documentos que les confiere características evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos; y
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Valoración: Análisis e identificación del valor documental para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición.
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Expediente Concluido: Todo aquél que termine el proceso administrativo por una resolución que haya causado estado.
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Usuario: Toda aquella persona autorizada para el uso del acervo documental.
Las cuestiones no previstas en este Reglamento serán resueltas por el Pleno.
Las actividades de Archivo se realizarán con base en las políticas, lineamientos, manuales y guías que se emitan o autoricen por el Consejo, los que tendrán como finalidad eficientar la organización, funcionamiento, administración y el control de la recepción, generación, circulación, custodia, uso, clasificación, transferencia, destino y conservación de los documentos y expedientes del Tribunal, siendo su archivo histórico de carácter público por lo que los interesados en consultarlo se sujetarán a las normas previstas en este Reglamento.
Del funcionamiento del Archivo General
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