Reglamento del Archivo General del Municipio de Celaya, Guanajuato
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE CELAYA, GTO.
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Segunda Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 5 de junio de 2009.
El CIUDADANO GERARDO HERNÁNDEZ GUTIÉRREZ, PRESIDENTE DEL MUNICIPIO DE CELAYA, GUANAJUATO, A LOS HABITANTES DEL MISMO HACE SABER:
QUE EL HONORABLE AYUNTAMIENTO QUE PRESIDO (SIC), EN EL EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIERE EL ARTÍCULO 115 FRACCIÓN ll DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; ARTÍCULOS 106 Y 117 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA PARA EL ESTADO DE GUANAJUATO; ARTÍCULOS 69 FRACCIÓN l, INCISO B), 202 Y 205 DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL PARA EL ESTADO DE GUANAJUATO; Y LOS ARTÍCULOS 1, 2 FRACCIONES V Y VI, Y 5 DE LA LEY DE ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO Y LOS MUNICIPIOS DE GUANAJUATO, EN LA SEXAGÉSIMA SEGUNDA SESIÓN ORDINARIA DEL H. AYUNTAMIENTO, CELEBRADA EN FECHA 24 DE FEBRERO DEL AÑO 2009, TUVO A BIEN APROBAR EL SIGUIENTE ACUERDO:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE CELAYA, GTO.
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Impulsar la guarda, preservación, control, manejo, disposición y pleno aprovechamiento del patrimonio documental municipal;
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Rescatar y recopilar aquellos documentos que deban permanecer en el Archivo General, y;
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Establecer las bases de la coordinación, organización y funcionamiento del Archivo General del Municipio conforme a la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato y al presente Reglamento.
Ayuntamiento, que en coordinación con aquella y con observancia de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, la Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato y otras leyes aplicables, cumplirá el objeto del presente Reglamento; para lo cual se deberá asignar el presupuesto necesario para el eficaz desarrollo de las facultades y obligaciones señaladas en el presente Reglamento.
l. Acervo del Archivo General Municipal: Es el constituido por la documentación producida y concentrada por los sujetos obligados de la Administración Pública Municipal de Celaya, Gto., así como por la recibida directamente de los ciudadanos, Dependencias y Entidades del Estado o de la Federación, que son relevantes para el desarrollo de las funciones, atribuciones, actividades, trámites y servicios municipales o para la investigación y conocimiento de los diversos aspectos de la historia local, estatal y nacional;
ll. Archivar: Consiste en guardar de manera organizada y sistematizada los documentos del Archivo, con el fin de asegurar su disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación;
Ill. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función;
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Archivo General: El Archivo General Municipal de Celaya, Gto.; siendo éste el conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o soporte material, generados, Circulados, conservados, usados o seleccionados por los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones o actividades;
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Clave de Clasificación: Es la marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes;
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Archivo de concentración: Es el que se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal o contable, o concluye el término para conservarlos de manera precautoria;
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Archivo de trámite: Es el que se conforma por los documentos de uso cotidiano y necesario durante un año, para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa o cuyo trámite ha terminado, pero sigue siendo consultado con frecuencia;
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Archivo histórico: Es el que se conforma por los documentos seleccionados que contienen evidencia y testimonio de las acciones trascendentes de los sujetos obligados, por lo que deben conservarse permanentemente;
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Catálogo de disposición documental: Es el registro general y sistemático que establece con base en el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o pública y el destino;
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Comisión Dictaminadora: La Comisión Dictaminadora de Valoración de Documentos;
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Cuadro general de clasificación archivística: Es el instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado;
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Depuración: Es la revisión sistemática en virtud de la cual, la Comisión Dictaminadora analizará y decidirá el destino de los documentos semiactivos e inactivos, observando el valor documental;
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Documento activo: Es el necesario para el ejercicio de las atribuciones de los sujetos obligados y de uso frecuente;
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Documentos semiactivos: Son los de uso esporádico que deben mantenerse en los archivos de concentración por disposición de ley o bien porque contienen valor administrativo, legal, fiscal o contable, así como los que el sujeto obligado determine conservar de manera precautoria por un plazo determinado;
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Documentos históricos: Son los que contienen valores informativos, evidenciales y testimoniales de las acciones de los sujetos obligados y de sus relaciones con la sociedad, por lo que deben conservarse permanentemente;
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Documentos electrónicos: Aquellos cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse;
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Enlace de Correspondencia: Es el personal adscrito a los sujetos obligados, responsable de la recepción oficial de la documentación que les sea dirigida, misma que establecerá los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia;
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Expediente: Es la unidad organizada de uno o varios documentos reunidos por el sujeto obligado que lo produce o integra para su uso corriente, durante el proceso de organización archivística referidos al mismo tema, actividad o asunto;
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H. Ayuntamiento: El Honorable Ayuntamiento del Municipio de Celaya, Gto.;
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Inventario Documental: Es el instrumento de consulta y control que describe las series y expedientes de un Archivo, permitiendo su localización, transferencia o baja documental;
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Inventarios documentales: Son los instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;
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Ley de Acceso: La Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato;
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Ley: La Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;
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Plazo de conservación: Es el periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite y de concentración;
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Patrimonio Documental Municipal: Es el conjunto de documentos que dan cuenta de la evolución histórica del Municipio, cuyo valor testimonial, evidencial o informativo los reviste de interés público; se integra por los documentos que generen, conserven o posean los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones;
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Reglamento: Reglamento del Archivo General del Municipio de Celaya, Gto.;
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Signatura de Instalación: Es la referencia que permite identificar y localizar el lugar en el que se encuentran depositados los documentos o expedientes;
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Sujetos obligados: El H. Ayuntamiento, las Dependencias, Entidades y todos aquellos organismos que integran la Administración Pública Municipal Centralizada y Paramunicipal del Municipio de Celaya, Gto.;
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Transferencia Primaria: Es el traslado controlado y sistemático de expedientes de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración;
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Transferencia Secundaria: Es el traslado controlado y sistemático de los expedientes de un Archivo de Concentración al Archivo Histórico, en el cual se deberán conservar permanentemente;
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Unidad de Acceso: La Unidad de Acceso a la información Pública del Municipio de Celaya, Gto.;
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Valoración Documental: Es el procedimiento que permite determinar el periodo de conservación de los documentos del Archivo, para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición mediante el análisis e identificación del valor primario o valor secundario, y;
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Los demás que señale la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato.
l. El H. Ayuntamiento;
ll. Las Dependencias;
lll. Las Entidades, y;
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Demás organismos que integren la Administración Pública Paramunicipal.
l. Dirigir administrativa y técnicamente el Archivo General Municipal;
ll. Planificar y coordinar las actividades de las áreas de archivo del sujeto obligado en materia de administración de documentos;
lll. Establecer la...
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