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Reglamento para el Archivo General del Municipio de San Jose Iturbide, Guanajuato

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REGLAMENTO PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE ITURBIDE, GTO

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en la Segunda Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el martes 5 de julio de 2011.

El Ciudadano Arq. José Jerónimo Robles Gutiérrez, Presidente Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de San José Iturbide, Estado de Guanajuato, a los habitantes del mismo hace saber:

Que el Honorable Ayuntamiento en ejercicio de las atribuciones que le confiere la fracción II del artículo 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, fracción I del artículo 117 de la Constitución Política del Estado, y los artículos 69, fracción I, inciso b), de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, en Sesión Extraordinaria de fecha 02 de mayo del 2011, dentro del Acta número 52, en el punto noveno del orden del día, se aprobó la expedición del:

REGLAMENTO PARA El ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ ITURBIDE, GTO.

TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 55
CAPÍTULO ÚNICO Artículos 1 a 7
Artículo 1

El presente Reglamento, es de orden público e interés general y tiene por objeto establecer el funcionamiento del Archivo General del Municipio de San José Iturbide, Gto., así como las bases de los procedimientos y medidas técnicas para llevar a cabo la administración integral de documentos y de su patrimonio documental, contenidos en los archivos de las Dependencias y Áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada, a fin de asegurar su conservación, organización, descripción, acceso, uso, valoración, transferencia, destino y difusión.

Artículo 2 Son sujetos obligados para los efectos de este Reglamento:

  1. El Honorable Ayuntamiento;

  2. Las Dependencias y Áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada;

  3. Los Usuarios; (sic)

Artículo 3 Para los efectos del presente Reglamento, además de las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato., (sic) 2 de los Criterios y Lineamientos en Materia Archivística para la Elaboración de los Reglamentos derivados de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, se entenderá por:

  1. Archivo General: Archivo General del Municipio de San José Iturbide, Gto.

  2. Áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada: Las Direcciones de Área o sus equivalentes, dependientes de las Direcciones Generales;

  3. Áreas del Archivo General: Las Unidades de Correspondencia, Archivos de Trámite, Archivos de Concentración y Archivo Histórico;

  4. Catalogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, los valores, los plazos de conservación, la vigencia, la clasificación de la información, reservada, confidencial o pública y el destino de los documentos;

  5. Comité: Comité de Dictaminación del Municipio;

  6. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que describe la estructura del Archivo, atendiendo a la organización, atribuciones y actividades del Municipio;

  7. Dependencias: Direcciones Generales de la Administración Pública Municipal Centralizada;

  8. Inventario Documental: Instrumento de consulta y control, que describe las series o expedientes de un archivo y que permite conocer su contenido, localización física, transferencia o baja documental;

  9. Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;

  10. Ley de Acceso: Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato;

  11. Ley de Protección: Ley de Protección de Datos Personales para el Estado y los Municipios de Guanajuato;

  12. Ley Orgánica: Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato;

  13. Municipio: Municipio de San José Iturbide, Gto;

  14. Reglamento: El presente ordenamiento;

  15. SMA: Sistema Municipal de Archivos;

  16. Unidad de Acceso: Unidad de Acceso a la Información Pública del Municipio de San José Iturbide, Gto.

Artículo 4 En la aplicación e interpretación del presente Reglamento y los manuales de organización y de procedimiento que de este deriven, los servidores públicos del Municipio deberán observar los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley.
Artículo 5 Es responsabilidad del titular de cada Dependencia y de las diversas Áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada, que en sus archivos sistemáticamente se reúnan, conserven, organicen, describan, valoren y utilicen los documentos generados, recibidos y conservados en el ejercicio de sus funciones públicas.
Artículo 6 Los titulares de las Dependencias y Áreas de la Administración Publica Municipal Centralizada, colaborarán con la Dirección del Archivo General y con el Comité, para dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por la Ley y el presente Reglamento.
Artículo 7 Los titulares de las Dependencias y áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada, tomarán las medidas pertinentes para asegurar la reserva, confidencialidad y protección de la información clasificada en los términos de la Ley de Acceso, contenida en sus respectivos archivos.
TÍTULO SEGUNDO Artículos 8 a 21

DEL ARCHIVO GENERAL

CAPÍTULO PRIMERO Artículos 8 a 10

DE LA INTEGRACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL

Artículo 8 El Archivo General es el conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o soporte material, generados, circulados, conservados, utilizados o seleccionados por el Honorable Ayuntamiento, las Dependencias y las Áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada, en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Artículo 9 El Archivo General estará adscrito a la Secretaría del Honorable Ayuntamiento, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 112, fracción VI, de la Ley Orgánica.
Artículo 10 Para su funcionamiento, el Archivo General contará con las siguientes áreas:

  1. Archivos de Trámite;

  2. Archivos de Concentración; y

  3. Archivo Histórico.

Así mismo, el Archivo General contara con la estructura administrativa que requieran las necesidades del servicio y que permita el presupuesto del Municipio.

CAPÍTULO SEGUNDO Artículos 11 y 12

DE LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL

Artículo 11 La administración de los documentos del Archivo General y la coordinación de las acciones que se desarrollen en las diversas áreas que lo conforman, estará a cargo de un Director, que será designado por el Presidente Municipal dentro de sus facultades.
Artículo 12 El Director del Archivo General, además de las atribuciones previstas en la Ley, tendrá las siguientes:

  1. Vigilar que el Honorable Ayuntamiento, sus Dependencias y Áreas de la Administración Pública Municipal Centralizada, apliquen en sus respectivos archivos los principios de conservación, reserva y confidencialidad, continuidad, orden original y procedencia enunciados en el artículo 4 de la Ley;

  2. Coordinar el Sistema Municipal de Archivos;

  3. A efecto de establecer los lineamientos técnicos y mantener continuidad en la administración de documentos apegados a la metodología actual en materia archivística, someter a consideración del Honorable Ayuntamiento, la actualización de los manuales de organización y de procedimiento de las áreas que integran el Archivo General, vigilando su observancia y correcta implementación;

  4. Elaborar en coordinación con las Áreas que integran el Archivo General, los planes, programas y proyectos de presupuestos anuales tendentes a la adecuada administración de documentos, con apego a las disposiciones que en materia de planeación y presupuestación dicten las Áreas competentes del Municipio;

  5. Incluir en los planes anuales del Archivo General, el programa de capacitación archivística y brindar asesoría continúa a los responsables de las áreas del Archivo General y al personal que utilice directamente los archivos, a efecto de formar profesionales en la materia;

  6. Coordinar las actividades de conservación, organización, descripción, valoración, transferencia, destino y difusión de los documentos en custodia y posesión de las áreas de Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico, vigilando que se realicen sistemáticamente y con apego a la normatividad vigente;

  7. Emitir los lineamientos que en materia de descripción documental deban cumplir las áreas del Archivo General, coordinando, asesorando y vigilando la correcta elaboración y actualización de las portadas de expedientes e inventarios, con el objeto de controlar, conservar y localizar de manera expedita los documentos y expedientes que obren en los archivos;

  8. Elaborar y actualizar en coordinación con los responsables de las áreas de Archivo de Trámite, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catalogo de Disposición Documental, así como asesorar y vigilar su implementación con el propósito de cumplir con los principios metodológicos de procedencia, de orden original, valoración y destino de los documentos y expedientes;

  9. Promover la aplicación de tecnologías de la información como herramientas indispensables para la administración integral de los documentos activos, semiactivos e históricos, generados y en posesión de las áreas del Archivo General;

  10. Emitir los lineamientos para la administración y conservación de los documentos electrónicos activos, semiactivos e históricos, generados y en posesión de las áreas del Archivo General, a fin de asegurar su identidad e integridad;

  11. Vigilar que las Dependencias y Áreas de la Administración Pública...

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