Reglamento del Archivo General del Municipio de Coroneo, Guanajuato
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE CORONEO, GUANAJUATO
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Tercera Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 25 de enero de 2013.
EL CIUDADANO TARCICIO GRANADOS MENDOZA, PRESIDENTE MUNICIPAL DE CORONEO, ESTADO DE GUANAJUATO, A LOS HABITANTES DEL MISMO HACE SABER:
QUE EL AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL QUE PRESIDO, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIEREN LOS ARTÍCULOS 115 FRACCIÓN II DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; 117 FRACCION I DE LA CONSTITUCIÓN POLITICA PARA EL ESTADO DE GUANAJUATO; 76 FRACCION I INCISO B) DE LA LEY ORGANICA MUNICIPAL PARA EL ESTADO DE GUANAJUATO APROBO EN SESION EXTRAORDINARIA DE AYUNTAMIENTO CELEBRADA EN FECHA 31 DE AGOSTO DE 2012 EL SIGUIENTE:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE CORONEO, GUANAJUATO
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Acervo Documental.- Conjunto de documentos que han sido reproducidos, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación, organización, consulta y utilización.
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Archivística.- Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función.
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Archivo General.- Conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o material de soporte generado, circulado, conservado, usado o seleccionado por los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones y que se organizan en las siguientes áreas de:
a).- Archivo de Trámite.- Se conforma por los documentos de uso cotidiano y necesario durante un año, para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa o cuyo trámite ha terminado pero sigue siendo consultado con frecuencia.
b).- Archivo de Concentración.- Se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en el asta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal o contable o concluye el término para conservarlos de manera precautoria; y
c).- Archivo Histórico.- Se conforma por los documentos seleccionados que contienen la evidencia y testimonio de las acciones transcendentes de los sujetos obligados, por lo que deben conservarse permanente mente (sic).
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Catálogo de disposición documental.- Registro general y sistemático que se establece con base en el cuadro general de clasificación archivística los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o publica y el destino;
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Ciclo vital de los documentos.- Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos en las tres áreas del archivo: de trámite, concentración e histórico.
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Clasificación archivística.- Proceso de identificación y agrupación de documentos o expedientes homogéneos con base en las funciones o actividades;
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Clave de clasificación.- Marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes;
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Correspondencia.- Documentos o expedientes que reciben o remiten las dependencias o entidades en el ejercicio de sus funciones o actividades;
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Custodia archivística.- Guarda y vigilancia de los acervos documentales;
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Cuadro general de clasificación archivística.- Instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeta (sic) obligado;
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Destino.- Dar de baja documentos o transferencia de éstos al área de archivo histórico en razón de la selección cuyo plazo de conservación a concluido;
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Depuración.- Revisión sistemática de los documentos semiactivos, a fin de que se determine su destino;
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Descripción documental.- Hacer posible el conocimiento y localización de los documentos una vez identificados y enumerados sus caracteres internos y externos para la elaboración de guías, índices, inventarios y catálogos;
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Difusión.- Dar a conocer al pública (sic) la riqueza del acervo documental histórico, para concientizar y fortalecer la identidad cultural;
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Expediente.- Unidad constituida por uno o varios documentos de archivo ordenados y relacionados a un mismo asunto activad o tramite;
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Ley.- La Ley de Archivos Generales para el Estado y los Municipios de Guanajuato;
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Signatura de Instalación.- Referencia precisa que permite identificar y localizar documentos y expedientes;
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Trasferencia primaria.- Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;
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Trasferencia secundaria.- Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes del archivo de concentración al archivo histórico que deben conservase (sic) de manera permanente;
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Valor documental.- Grado de utilidad de un documento para determinar la conveniencia de conservarlo en un archivo, dividiéndose en dos categorías: valores primarios y valores secundarios;
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Valor primario: Condición de los documentos que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración;
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Valor secundario: Condición de los documentos que le confiere características evidénciales, testimoniales, e informativas en los archivos históricos;
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Valoración: Análisis e identificación del valor documental para establecer acciones de trasferencia y criterios de disposición; (sic)
DE LA CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL
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Eliminación del polvo, broches, clips de los documentos, aplicación de refuerzos, corrección de planos, injertos, limpieza acuosa etc; y
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Conservar el lugar donde se encuentren los documentos y eliminación de causas de deterioro que puedan afectar al archivo.
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Estar bien ubicado en lugar accesible y bien comunicado;
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Contar con capacidad suficiente para albergar la documentación;
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Estar libre de riesgos de humedades, incendios y explosiones; y
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Estar libre de insectos o especies biodepredadoras.
Además dichos espacios deberán tener por lo menos un área reservada, un área administrativa, un área pública y un área para el tránsito de las personas con capacidades diferentes.
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