El proceso contable
| Autor | José Quevedo Ramírez |
| Páginas | 19-42 |
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La calidad se ha vuelto parte imprescindible en las actividades que realiza el hombre. La información que resulta del proceso con-table no es la excepción y también debe sujetarse al cumplimiento de reglas de calidad, mismas que se comentan, desarrollan y ejemplifican de una manera clara, que apoye el análisis de la información financiera, la cual es un elemento básico e imprescindible para la administración de los negocios.
Para efectos prácticos y al margen de definiciones técnicas, señalaremos que: “Calidad”, es darle a los clientes el producto que necesitan, cuando lo necesitan.
Hablando en términos contables y de una manera sencilla, se dirá que uno de los principales objetivos de la “calidad”, es proporcionar los elementos necesarios para que la información resultante del proceso contable, satisfaga las necesidades de los usuarios de la información financiera, de una manera oportuna y correcta. Estos puntos se evaluarán más adelante.
Es importante destacar la importancia que tiene la contabilidad en el ámbito de negocios y sobre todo el valor de la información financiera dentro de la administración de cualquier negocio o entidad económica. Para ello es adecuado analizar las siguientes premisas:
• Para administrar una empresa o negocio (Tomar decisiones) es necesario contar con información útil y confiable. Una empresa requiere de información que le ayude a tomar las mejores decisiones.
• La calidad de la información que se utilice para la administración, afectará en forma directa la calidad de las decisiones y consecuentemente se verá reflejado en el desempeño (la calidad) de la empresa o negocio. Si la información es clara, completa, confiable y comprensible, se contarán con mayores elementos que apoyarán la toma de decisiones. A mejor información, mejores decisiones.
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• La información financiera sólo es una parte, no el todo, de la información financiera necesaria para administrar la empresa o negocio. Pues las decisiones se toman con base en la consideración de elementos internos de las entidades y factores externos, pero que la afectan. Sin embargo se deberá buscar que ese elemento importante que refleja la situación financiera de la empresa, los resultados o actividades de las operaciones, los flujos de efectivo, o variaciones en su capital contable, se reflejen de una manera fiel que complemente el cúmulo de información que usan los administradores de los negocios.
Con base en lo anterior, podemos concluir que gran parte de las decisiones que se toman para la administración de una entidad económica, se basan en información financiera o derivada del proceso contable, por lo que podemos clasificar estas decisiones como sigue:
• Decisiones de operación. Son aquellas decisiones que se derivan de las operaciones que constituyen la principal fuente de ingresos de la entidad, son parte importante en la deter-minación de la utilidad o pérdida neta de la entidad. Normal-mente se les relaciona con las ventas, las compras, los gastos que la empresa realiza de manera directa para la producción y distribución de bienes y prestación de servicios.
Normalmente este tipo de decisiones se traducen en movimientos de los saldos de las cuentas directamente relacionadas con la operación de la entidad y que no quedan relacionadas directamente con las actividades de financiamiento o de inversión.
• Decisiones de inversión. Este tipo de decisiones son las que tienen que ver directamente con la utilización del efectivo y los recursos de que dispone la empresa. Normalmente este tipo de actividades y decisiones son las que apoyarán en el mediano y largo plazo la generación de ingreso y flujos de efectivo.
Generalmente se incluyen dentro de este tipo de actividades o decisiones, el otorgamiento y cobro de préstamos, la compra y venta de deudas, de instrumentos de capital, de inmuebles, maquinaria y equipo y de otros activos productivos distintos de aquellos que son considerados como inventarios de la empresa.
• Decisiones de financiamiento. En este tipo de decisiones se incluyen aquellas que tienen que ver con la obtención de los recursos y el efectivo que se han de utilizar para cubrir los
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compromisos generados en las decisiones tomadas para la operación o la inversión.
Estas actividades o decisiones incluyen la obtención de recursos de los accionistas y el reembolso o pago de los beneficios derivados de su inversión; los préstamos recibidos y su liquidación y la obtención y pago de otros recursos obtenidos mediante operaciones a corto y largo plazo.
La Información Financiera como Producto Generado por la Contabilidad
El producto que ofrece la contabilidad es la Información financiera. De ahí la importancia que tiene, el que durante el proceso contable, ésta sea generada con calidad, tanto en lo referente al control y procesamiento de los registros y transacciones como al llevar a cabo la preparación y presentación de los resultados. De manera que, como ya se mencionó, la información financiera al ser un elemento importante y fundamental para la administración (toma de decisiones) de las entidades económicas, cumpla sus objetivos de ser una herramienta de análisis y apoyo.
Como se presenta en la figura superior, la contabilidad a través del proceso contable, procesa, registra, clasifica, resume y genera información indispensable para la administración y el desarrollo de los sistemas económicos. En los siguientes párrafos comentaremos acerca de los usuarios de la información que surge del proceso contable y sus necesidades, de manera que vayamos enfocando las necesidades de los usuarios de la información financiera.
Una vez analizada la importancia de la información financiera en la toma de decisiones en las empresas o negocios, es importante analizar quiénes son, de manera regular, los usuarios de la misma, para poder identificar sus necesidades. De conformidad con la NIF A-3 “Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros”, los usuarios de la información que surge del proceso contable se pueden clasificar como sigue:
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Esto es, hay una primera clasificación que serían los internos y externos. Internos, aquellos que están dentro de la organización y en la mayoría de las veces son parte de ella, y los externos, por estar fuera de la entidad económica. Debido a la diversidad de características y necesidades de información de este grupo de externos, es que en la gráfica se presentan cuatro grandes grupos, de manera que los externos queden agrupados por sus necesidades o características. Un denominador común de todos los usuarios, es la necesidad que tienen de conocer acerca del desempeño de la misma.
Ejemplo de usuarios internos lo son los administradores, considerando como tales a todo el personal que participa en la administración (dirección, planeación y control) de la misma, como lo son los órganos de supervisión y vigilancia corporativos, la dirección general, gerencias generales, administrativas, departamentales o de sucursal, etc. También podemos considerar como usuarios inter-nos a los propios trabajadores de la empresa, sindicatos, etc. Pues
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son participantes a quienes les interesa el desempeño, resultados y continuidad de la entidad.
En lo referente a los usuarios externos, encontramos en primer lugar a las unidades gubernamentales, considerando como tal a las autoridades fiscales, ya sean federales, estatales y municipales, (SAT, Tesorerías de los estados o municipios) o incluso organismos parafiscales (IMSS, Infonavit, etc.), y demás, cualquiera que sea el nombre de la secretaría o departamento, pero que tienen facultades para revisar la información que se genera del proceso contable y que sirve para la determinación del pago de contribuciones. Otro importante grupo de usuarios externos lo forman “los terceros”, en donde podemos considerar como tales a todas aquellas entidades (personas físicas o morales) que son, fueron o pueden ser fuente de financiamiento para la entidad. Y un último grupo, dentro de la clasificación de externos, es el referente a los organismos reguladores, los proveedores, acreedores, clientes, instituciones de crédito, casas de bolsa, y el público inversionista (Público en general), tratándose de empresas que cotizan en la bolsa de valores. Estos dos últimos grupos con necesidades similares en cuanto al uso de información financiera.
De acuerdo con lo comentado, observamos entonces, que del proceso contable surge una gran cantidad de información que sirve a un gran número de usuarios con necesidades específicas para cada uno de ellos y diferentes en cuanto a sus finalidades. Dicha información para que cumpla con sus objetivos, debe prepararse atendiendo a reglas específicas, esto es, dependiendo de las necesidades del usuario, será la información que deba prepararse, mismas que se analizan a continuación.
Usuarios de la información financiera
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Con base en lo anterior, tradicionalmente se ha considerado que existen tres áreas principales de contabilidad:
- La contabilidad financiera. ...
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