Poder ejecutivo. Oficialía mayor de gobierno. Dirección de la coordinación del registro civil. Manual de procedimientos para los trámites a usuarios en general.
| Fecha de publicación | 14 Septiembre 2023 |
| Número de Gaceta | 1-EXT |
misma que abrogó a su similar
publicada en el Número Extraordinario del Periódico Oficial del Gobierno del Estado, de fecha 7 de abril de
1998, mediante el Decreto número 162 del Congreso del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala; en tal sentido
resulta imperante complementar el andamiaje legal para la Institución del Registro Civil, que lo dote de una
completa estructura orgánica, estableciendo claramente sus objetivos, prescribiendo sus funciones e
instaurando los procedimientos operativos de la misma, acción por demás acorde al nuevo gobierno inclusivo
y respetuoso de los Derechos Humanos. Lo anterior con fundamento en siguiente
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
2. Ley General de Población
3. Ley General de Operación de los Registros Civiles
4. Reglamento de la Ley General de Población
5. Instructivo Normativo para la Asignación de la Clave Única de Registro de Población
6. Constitución del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala
7. Ley Orgánica de la Administración Pública del estado de Tlaxcala
8. Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala
9. Reglamento Interior de la Dirección de la Coordinación del Registro Civil para el Estado de Tlaxcala OBJETIVOS GENERAL Establecer una guía sistemática y clara que detalle de manera exhaustiva los procesos, trámites y actividades que se llevan a cabo en cada una de las áreas y departamentos de esta institución.
ESPECÍFICOS:
1. Estandarizar los Procesos: Unificar los criterios y prácticas en la ejecución de los distintos procedimientos del Registro Civil, asegurando que se sigan pautas y pasos definidos para garantizar la consistencia y calidad de los servicios que se ofrecen a los usuarios en general.
2. Optimizar la Eficiencia: Identificar posibles áreas de mejora en los procesos actuales, eliminando tiempos muertos y optimizando recursos, para agilizar la atención y respuesta a los usuarios, reduciendo tiempos de espera y simplificando trámites.
3. Garantizar la Calidad del Servicio: Establecer lineamientos precisos que aseguren una prestación de servicios eficiente, precisa y confiable, de manera que los ciudadanos puedan obtener actas, documentos y servicios oficiales con total certeza y validez legal.
4. Proteger la Información y Datos Personales: Definir protocolos y medidas de seguridad para salvaguardar la privacidad y confidencialidad de los datos personales de los ciudadanos que se encuentran registrados en nuestras bases, en cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes.
5. Facilitar la Atención al Público: Proporcionar a los usuarios una herramienta informativa que les permita conocer los requisitos y pasos a seguir para obtener los distintos servicios ofrecidos por el Registro Civil, lo que agiliza y facilita su interacción con nuestra institución.
6. Garantizar el derecho a la identidad: Generar resguardar, administrar y proteger la información y datos que aseguran el disfrute del derecho a la identidad, generando en los usuarios la seguridad de contar con una identidad legal consolidada, favoreciendo en todo momento el derecho humano a la identidad por sobre los formalismos procedimentales.
En suma, de lo anterior, este Manual de Procedimientos Internos busca fortalecer la organización interna del Registro Civil, garantizar la excelencia en la prestación de servicios brindando un servicio más accesible, transparente y eficiente en el registro de los actos y hechos que conforman el estado civil de las personas, siempre teniendo presente e implementando el plan de atención CARE (confiable, amable, respetuoso y eficiente):
1. Confiable. Crear servidores públicos capacitados, especialistas en el trámite que realizan y que no busquen un lucro indebido por ayudar a los usuarios a realizar su trámite.
2. Amable. Ser empáticos con los usuarios y con sus problemas, poniéndose en el lugar del otro y sensibilizando con su problema, quitando de las ventanillas de atención al público al trabajador sindicalizado que lleva años haciendo su trabajo pero que trata mal a la gente y no representa a la imagen de la institución.
3. Respetuoso. Tratar al usuario como necesita ser tratado, con dignidad aún ante su ignorancia del trámite que realiza, no responder insultos ni levantar la voz o enojarnos por los ataques de los usuarios, hay que responder a la agresión con voz pacífica y tranquilidad, entendiendo que para una pelea hacen falta dos personas, si respondemos pacíficamente podremos resolver el problema y que el usuario se vaya contento, si contestamos con la misma agresión hacemos el problema más grande.
4. Eficiente. Busca realizar trámites más fáciles, más rápidos y con el mínimo presupuesto asignado.
ALCANCES Este manual de procedimientos ha sido cuidadosamente creado con el propósito específico de su implementación exclusiva en las distintas áreas que mantienen una interacción directa con los usuarios en nuestra institución. El contenido de este manual ha sido diseñado con el fin de proporcionar una orientación y dirección detallada a los procesos inherentes a estas áreas, ofreciendo así un enfoque meticuloso que garantiza la eficacia y eficiencia en la prestación de nuestros servicios.
DEPARTAMENTOS Y ÁREAS Jurídico El Departamento Jurídico se encarga de asesorar, coordinar y supervisar los asuntos legales de la Dirección, así como de atender las distintas solicitudes de anotación marginal, reconocimientos e inscripción de sentencias, mismo que tiene a su cargo las siguientes áreas, con base en el artículo 25 del reglamento interior de la Dirección De La Coordinación Del Registro Civil Para El Estado De Tlaxcala: ● Aclaraciones Administrativas El Área de Aclaraciones Administrativas y de Rectificación Administrativa se encarga de la tramitación y resolución de los procedimientos de aclaración de las actas del estado civil de las personas.
● Registros extemporáneos El Área de Registros Extemporáneos se encarga de la tramitación de las solicitudes de autorización para la inscripción de nacimientos y defunciones que no se hayan hecho dentro del término que señala el Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala y del Reglamento Interior de la Dirección del Registro Civil del Estado de Tlaxcala.
● Legalizaciones El Área de Legalizaciones se encarga de verificar la autenticidad de las firmas de las y los servidores públicos estatales, municipales y demás depositarios de fe pública para legalizar los documentos oficiales que expidan.
Sistemas El Departamento de Sistemas se encarga de desarrollar, mantener, evaluar, mejorar, resguardar y actualizar los procesos, sistemas automatizados, informáticos y de comunicación de las bases de datos de los archivos digitales con que cuenta la Dirección, así como de ejecutar y dar seguimiento a los programas y labores informáticas que se requiera, mismo que a su cargo tiene las áreas siguientes: ● Estadística y población El Área de Estadística y Población se encarga de recopilar, procesar y enviar la información a las dependencias federales con las que se tiene convenio de colaboración, sobre los diferentes actos del registro del estado civil de las personas, asentados en las Oficialías.
● CURP El Área de CURP es la encargada de gestionar la Clave Única de Registro de Población a través de un Sistema Automatizado con el Registro Nacional de Población e Identidad, a efecto de realizar altas, correcciones, homologaciones y bajas de claves, conforme a la demarcación y jurisdicción correspondiente, en total apego a los lineamientos para la conformación y asignación de claves a nivel nacional.
Archivo central El Archivo Central, se encarga de la guarda, custodia, clasificación y conservación de los libros de registros de los diferentes actos del estado civil de las personas, de resoluciones judiciales y administrativas y documentos que formen parte de apéndices de los diferentes trámites que realizan las áreas administrativas de la Dirección.
Despacho de dirección Despacho del director tendrá a su cargo las siguientes áreas: ● Copias certificadas: El Área de Copias Certificadas y Actas Foráneas, se encarga de expedir las certificaciones de las actas del estado civil de las personas que existan en el Archivo Central y gestionar las que estén asentadas en cualquier Dirección del Registro Civil de las entidades federativas que presten el servicio.
● Formas valoradas: El Área de Formas Valoradas, se encarga de distribuir y controlar los formatos para expedición y asentamiento de los diferentes actos del Estado Civil de las Personas.
● Divorcios administrativos: El departamento de divorcios administrativos se encargará de tramitar las solicitudes que presenten los cónyuges para disolver el vínculo matrimonial, conforme al procedimiento y requisitos que establece el Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala y el reglamento presente.
Administrativo El Departamento Administrativo tendrá a su cargo el control, manejo y administración de los recursos humanos, financieros y materiales de la Dirección.
Supervisión de oficialías: Es la encargada de supervisar y organizar el funcionamiento de las Oficialías, para tal efectos se ordenarán las supervisiones que se consideren necesarias, mismas que se practicarán en el lugar en donde se encuentre atendiendo la oficialía sujeta a revisión o en las oficinas de dirección.
Oficinas regionales receptoras de documentos: Apoyar y auxiliar a la Dirección de la Coordinación del Registro Civil en la recepción y envió de los documentos que se requieran para iniciar los procedimientos de aclaración, certificación, y certificados de inexistencia, así como los trámites registrales del estado y hecho civil de las personas, siendo esta una extensión de la Dirección.
ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE LA COORDINACIÓN DEL REGISTRO CIVIL DEL ESTADO DE TLAXCALA CRCET-ORG001 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS TRÁMITES A USUARIOS EN GENERAL En este apartado únicamente se hace mención de las áreas encargadas de atención al público en general y los trámites realizados en las...
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
2. Ley General de Población
3. Ley General de Operación de los Registros Civiles
4. Reglamento de la Ley General de Población
5. Instructivo Normativo para la Asignación de la Clave Única de Registro de Población
6. Constitución del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala
7. Ley Orgánica de la Administración Pública del estado de Tlaxcala
8. Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala
9. Reglamento Interior de la Dirección de la Coordinación del Registro Civil para el Estado de Tlaxcala OBJETIVOS GENERAL Establecer una guía sistemática y clara que detalle de manera exhaustiva los procesos, trámites y actividades que se llevan a cabo en cada una de las áreas y departamentos de esta institución.
ESPECÍFICOS:
1. Estandarizar los Procesos: Unificar los criterios y prácticas en la ejecución de los distintos procedimientos del Registro Civil, asegurando que se sigan pautas y pasos definidos para garantizar la consistencia y calidad de los servicios que se ofrecen a los usuarios en general.
2. Optimizar la Eficiencia: Identificar posibles áreas de mejora en los procesos actuales, eliminando tiempos muertos y optimizando recursos, para agilizar la atención y respuesta a los usuarios, reduciendo tiempos de espera y simplificando trámites.
3. Garantizar la Calidad del Servicio: Establecer lineamientos precisos que aseguren una prestación de servicios eficiente, precisa y confiable, de manera que los ciudadanos puedan obtener actas, documentos y servicios oficiales con total certeza y validez legal.
4. Proteger la Información y Datos Personales: Definir protocolos y medidas de seguridad para salvaguardar la privacidad y confidencialidad de los datos personales de los ciudadanos que se encuentran registrados en nuestras bases, en cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes.
5. Facilitar la Atención al Público: Proporcionar a los usuarios una herramienta informativa que les permita conocer los requisitos y pasos a seguir para obtener los distintos servicios ofrecidos por el Registro Civil, lo que agiliza y facilita su interacción con nuestra institución.
6. Garantizar el derecho a la identidad: Generar resguardar, administrar y proteger la información y datos que aseguran el disfrute del derecho a la identidad, generando en los usuarios la seguridad de contar con una identidad legal consolidada, favoreciendo en todo momento el derecho humano a la identidad por sobre los formalismos procedimentales.
En suma, de lo anterior, este Manual de Procedimientos Internos busca fortalecer la organización interna del Registro Civil, garantizar la excelencia en la prestación de servicios brindando un servicio más accesible, transparente y eficiente en el registro de los actos y hechos que conforman el estado civil de las personas, siempre teniendo presente e implementando el plan de atención CARE (confiable, amable, respetuoso y eficiente):
1. Confiable. Crear servidores públicos capacitados, especialistas en el trámite que realizan y que no busquen un lucro indebido por ayudar a los usuarios a realizar su trámite.
2. Amable. Ser empáticos con los usuarios y con sus problemas, poniéndose en el lugar del otro y sensibilizando con su problema, quitando de las ventanillas de atención al público al trabajador sindicalizado que lleva años haciendo su trabajo pero que trata mal a la gente y no representa a la imagen de la institución.
3. Respetuoso. Tratar al usuario como necesita ser tratado, con dignidad aún ante su ignorancia del trámite que realiza, no responder insultos ni levantar la voz o enojarnos por los ataques de los usuarios, hay que responder a la agresión con voz pacífica y tranquilidad, entendiendo que para una pelea hacen falta dos personas, si respondemos pacíficamente podremos resolver el problema y que el usuario se vaya contento, si contestamos con la misma agresión hacemos el problema más grande.
4. Eficiente. Busca realizar trámites más fáciles, más rápidos y con el mínimo presupuesto asignado.
ALCANCES Este manual de procedimientos ha sido cuidadosamente creado con el propósito específico de su implementación exclusiva en las distintas áreas que mantienen una interacción directa con los usuarios en nuestra institución. El contenido de este manual ha sido diseñado con el fin de proporcionar una orientación y dirección detallada a los procesos inherentes a estas áreas, ofreciendo así un enfoque meticuloso que garantiza la eficacia y eficiencia en la prestación de nuestros servicios.
DEPARTAMENTOS Y ÁREAS Jurídico El Departamento Jurídico se encarga de asesorar, coordinar y supervisar los asuntos legales de la Dirección, así como de atender las distintas solicitudes de anotación marginal, reconocimientos e inscripción de sentencias, mismo que tiene a su cargo las siguientes áreas, con base en el artículo 25 del reglamento interior de la Dirección De La Coordinación Del Registro Civil Para El Estado De Tlaxcala: ● Aclaraciones Administrativas El Área de Aclaraciones Administrativas y de Rectificación Administrativa se encarga de la tramitación y resolución de los procedimientos de aclaración de las actas del estado civil de las personas.
● Registros extemporáneos El Área de Registros Extemporáneos se encarga de la tramitación de las solicitudes de autorización para la inscripción de nacimientos y defunciones que no se hayan hecho dentro del término que señala el Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala y del Reglamento Interior de la Dirección del Registro Civil del Estado de Tlaxcala.
● Legalizaciones El Área de Legalizaciones se encarga de verificar la autenticidad de las firmas de las y los servidores públicos estatales, municipales y demás depositarios de fe pública para legalizar los documentos oficiales que expidan.
Sistemas El Departamento de Sistemas se encarga de desarrollar, mantener, evaluar, mejorar, resguardar y actualizar los procesos, sistemas automatizados, informáticos y de comunicación de las bases de datos de los archivos digitales con que cuenta la Dirección, así como de ejecutar y dar seguimiento a los programas y labores informáticas que se requiera, mismo que a su cargo tiene las áreas siguientes: ● Estadística y población El Área de Estadística y Población se encarga de recopilar, procesar y enviar la información a las dependencias federales con las que se tiene convenio de colaboración, sobre los diferentes actos del registro del estado civil de las personas, asentados en las Oficialías.
● CURP El Área de CURP es la encargada de gestionar la Clave Única de Registro de Población a través de un Sistema Automatizado con el Registro Nacional de Población e Identidad, a efecto de realizar altas, correcciones, homologaciones y bajas de claves, conforme a la demarcación y jurisdicción correspondiente, en total apego a los lineamientos para la conformación y asignación de claves a nivel nacional.
Archivo central El Archivo Central, se encarga de la guarda, custodia, clasificación y conservación de los libros de registros de los diferentes actos del estado civil de las personas, de resoluciones judiciales y administrativas y documentos que formen parte de apéndices de los diferentes trámites que realizan las áreas administrativas de la Dirección.
Despacho de dirección Despacho del director tendrá a su cargo las siguientes áreas: ● Copias certificadas: El Área de Copias Certificadas y Actas Foráneas, se encarga de expedir las certificaciones de las actas del estado civil de las personas que existan en el Archivo Central y gestionar las que estén asentadas en cualquier Dirección del Registro Civil de las entidades federativas que presten el servicio.
● Formas valoradas: El Área de Formas Valoradas, se encarga de distribuir y controlar los formatos para expedición y asentamiento de los diferentes actos del Estado Civil de las Personas.
● Divorcios administrativos: El departamento de divorcios administrativos se encargará de tramitar las solicitudes que presenten los cónyuges para disolver el vínculo matrimonial, conforme al procedimiento y requisitos que establece el Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala y el reglamento presente.
Administrativo El Departamento Administrativo tendrá a su cargo el control, manejo y administración de los recursos humanos, financieros y materiales de la Dirección.
Supervisión de oficialías: Es la encargada de supervisar y organizar el funcionamiento de las Oficialías, para tal efectos se ordenarán las supervisiones que se consideren necesarias, mismas que se practicarán en el lugar en donde se encuentre atendiendo la oficialía sujeta a revisión o en las oficinas de dirección.
Oficinas regionales receptoras de documentos: Apoyar y auxiliar a la Dirección de la Coordinación del Registro Civil en la recepción y envió de los documentos que se requieran para iniciar los procedimientos de aclaración, certificación, y certificados de inexistencia, así como los trámites registrales del estado y hecho civil de las personas, siendo esta una extensión de la Dirección.
ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE LA COORDINACIÓN DEL REGISTRO CIVIL DEL ESTADO DE TLAXCALA CRCET-ORG001 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS TRÁMITES A USUARIOS EN GENERAL En este apartado únicamente se hace mención de las áreas encargadas de atención al público en general y los trámites realizados en las...
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