Nómina, ¿cumple adecuadamente las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social relacionadas con ella?
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En las entidades públicas y privadas la nómina representa una de las erogaciones más importantes, dado su elevado costo monetario, tanto directo (salarios y prestaciones) como indirecto (impuestos y otras contribuciones), así como por el gran número de conceptos que la integran. En consecuencia, es indispensable que las empresas mantengan un alto grado de control de la nómina, tanto en los aspectos administrativos como en los laborales, fiscales y de seguridad social.
Al respecto, las personas morales y físicas que cuentan con trabajadores y, por tanto, pagan una nómina, deben cumplir un gran número de obligaciones relacionadas con ella; esas obligaciones son de carácter laboral, fiscal y de seguridad social. En este taller se mencionan las principales obligaciones que deben cumplir los patrones en relación con su nómina.
Conforme al Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, el término "nómina" proviene del latín nomina, que es el plural de nomen, el cual significa nombre. Asimismo, este diccionario señala la actual acepción de nómina, como sigue:
1. Lista o catálogo de nombres de personas o cosas.
2. Relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido.
3. Estos haberes.
En este sentido, la nómina puede definirse como el conjunto de percepciones (haberes) a favor de los trabajadores (individuos) y a cargo de un patrón (oficina pública o particular) que deriva de su relación de trabajo. Lo anterior obedece a que en términos prácticos no existe una nómina si no hay una relación laboral (patrón-trabajador).
La retribución que se otorga a los trabajadores por sus servicios puede ser de dos tipos, a saber:
1. Remuneraciones obligatorias. Son las que se deben pagar al trabajador, de acuerdo con la CPEUM y la LFT; entre otras, se encuentran las siguientes:
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2. Otras remuneraciones.
Se otorgan como una prestación al trabajador conforme a las políticas de cada empresa y las negociaciones realizadas con los trabajadores. Estas prestaciones son adicionales a las que se establecen en las leyes o son superiores a las mismas y, entre los fines que se persigue al otorgarlas, se encuentra el de atraer candidatos mayor capacitados a la organización, así como motivar la productividad de los trabajadores.
Entre otras, se encuentran las siguientes:
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En ocasiones, estas remuneraciones adquieren el matiz de obligatorias, es decir, cuando se establecen mediante un contrato colectivo de trabajo o contratoley; sin embargo, nunca son completamente obligatorias, ya que están sujetas a revisión.
De acuerdo con el artículo 132 de la LFT, son obligaciones de los patrones las siguientes:
1. Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo aplicables a sus empresas o establecimientos.
2. Pagar a los trabajadores los salarios e indemniza- ciones, conforme a las normas vigentes en la empresa o establecimiento.
3. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo, y deberán darlos de buena calidad, en buen estado y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que aquéllos no se hayan comprometido a usar herramienta propia.
Para estos efectos, consideramos que es importante que el patrón solicite al trabajador que le firme un acuse de recibo respecto de las condiciones en que se entregan los útiles, instrumentos y materiales de trabajo, para que el trabajador se responsabilice en el cuidado de dichos materiales.
A continuación, se presenta un modelo de recibo de útiles, instrumentos y materiales de trabajo:
México, DF, a ___de____________de_____, en esta fecha recibí a mi entera satisfacción, por parte de la empresa (o patrón) _________________________________ ___________________________los siguientes:
1. Utiles de trabajo:
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
2. Instrumentos de trabajo:
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
3. Materiales de trabajo:
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Asimismo, hago constar que los artículos antes mencionados son entregados ( ) nuevos ( ) usados, y que me obligo en los términos de los artículos 134, fracción VI y 135, fracciones III y IX de la Ley Federal del Trabajo, a conservarlos en buenas condiciones, a utilizarlos para el desarrollo de mi trabajo y a restituirlos cuando me sean repuestos o me sean solicitados por el patrón, responsabilizándome de los mismos bajo cualquier circunstancia, excepto por caso fortuito o de fuerza mayor.
_____________________________
Nombre y firma del trabajador
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Cabe señalar que el patrón no podrá exigir indemnización alguna por el desgaste natural que sufran los útiles, instrumentos y materiales de trabajo.
4. Proporcionar local seguro para la guarda de los instrumentos y útiles de trabajo pertenecientes al trabajador, siempre que deban permanecer en el lugar en que prestan los servicios, sin que sea lícito al patrón retenerlos a título de indemnización, garantía o cualquier otro. El registro de instrumentos o útiles de trabajo deberá hacerse siempre que el trabajador lo solicite.
En caso de no cumplir con lo anterior se impondrá al patrón una multa por el equivalente de 3 a 95 veces el SMG.
5. Mantener el número suficiente de asientos o sillas a disposición de los trabajadores en las casas comerciales, oficinas, hoteles, restaurantes y otros centros de trabajo análogos. La misma disposición se observará en los establecimientos industriales cuando lo permita la naturaleza del trabajo.
6. Guardar a los trabajadores la debida consideración, absteniéndose de mal trato de palabra o de obra.
7. Expedir cada 15 días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido.
En caso de no cumplir con lo anterior se impondrá al patrón una multa por el equivalente de 3 a 95 veces el SMG.
8. Expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios.
Ejemplo:
México, DF, a ____de_____________de_____.
A quien corresponda:
Por este conducto le comunicamos que el C. _________________________________________________________
__________________ desempeñó(a) en la empresa _____________________________________________ los servicios siguientes:
__________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
______________________________________
Nombre y firma del representante legal
En caso de no cumplir con lo anterior se impondrá una multa al patrón por el equivalente de 3 a 95 veces el SMG.
9. Conceder a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del voto en las elecciones populares y para el cumplimiento de los servicios de jurados, electorales y censales a que se refiere el artículo 5o. de la CPEUM, cuando esas actividades deban cumplirse dentro de sus horas de trabajo. En caso de no cumplir con lo anterior se impondrá al patrón una multa por el equivalente de 3 a 95 veces el SMG.
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10. Permitir a los trabajadores faltar a su trabajo para desempeñar una comisión accidental o permanente de su sindicato o del Estado, siempre que avisen con la oportunidad debida y que el número de trabajadores comisionados no sea tal que perjudique la buena marcha del establecimiento. El tiempo perdido podrá descontarse al trabajador a no ser que lo compense con un tiempo igual de trabajo efectivo. Cuando la comisión sea de carácter permanente, el trabajador o trabajadores podrán volver al puesto que ocupaban, y conservarán todos sus derechos, siempre y cuando regresen a su trabajo dentro del término de seis años. Los sustitutos tendrán el carácter de interinos, y se considerarán como de planta después de seis años.
En caso de no cumplir con lo anterior se impondrá una multa al patrón por el equivalente de 3 a 95 veces el SMG.
11. Poner en conocimiento del sindicato titular del contrato colectivo y de los trabajadores de la categoría inmediata inferior los puestos de nueva creación, las vacantes definitivas y las temporales que deban cubrirse.
12. Colaborar con las autoridades del trabajo y de educación, de acuerdo con las leyes y reglamentos, a fin de lograr la alfabetización de los trabajadores.
13. Sostener estudios técnicos, industriales o prácticos de algunos trabajadores o hijos de éstos.
En caso de no cumplir con lo anterior se...
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