Importancia de la adecuada comunicación desde el punto de vista administrativo
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CAPÍTULO 1
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Importancia de la adecuada comunicación desde el punto de vista administrativo
A. ¿Qué es la comunicación?
Según la Sociedad Americana de Entrenamiento de Directores (American Society of Training Directors), la comunicación es el intercambio de ideas o información para lograr la confianza y entendimiento mutuo o buenas relaciones humanas. Las comunicaciones son un intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones por parte de dos o más personas. También se define como el intercambio por medio de palabras, cartas, símbolos o mensajes, de tal forma que un miembro de una organización comparte el sentido y el entendimiento con otro.
La comunicación se considera como: “el traspaso de información entre una persona y otra, ya sea que despierte o no confianza, o se transforme un cambio o intercambio, pero la información transmitida debe ser comprensible para el que la recibe”.
B. Propósito de las comunicaciones
En su sentido más amplio, el propósito de las comunicaciones en la empresa es efectuar cambios para influenciar la acción; por ejemplo, el agricultor que encuentra en un surco una roca que puede remover, no tiene necesidad de comunicación antes de realizar la operación, pero si la roca es demasiado grande para que la pueda remover solo, la comunicación y el esfuerzo cooperativo con sus vecinos es la medida indicada.
El personal de una organización debe ser atraído y persuadido a colaborar para la empresa, orientado, se le deben asignar funciones y trabajar en coordinación de acuerdo con la secuencia del tiempo, además de ser motivado. Cada una de estas actividades comprenden innumerables comunicaciones iniciadas por numerosas personas y en ocasiones la comunicación no es tan eficiente como debería ser.
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C A R T A D E SUG ER EN CI A S
C. Barreras de la comunicación
¿Cómo pueden funcionar con comunicaciones inadecuadas, empresas tan grandes como un gobierno, una bolsa de valores, una línea aérea o una empresa siderúrgica? Sin embargo, si inquirimos acerca del grado de comprensión de la información necesaria en un momento dado, nos sentiremos descontentos por su mala calidad. Esto es posible, debido a que, aunque las empresas son eficientes a un largo plazo, responden esporádicamente al sistema de comunicaciones y el flujo de entendimiento entre los miembros del grupo cooperativo es discontinuo.
Se podría mejorar en forma notable la eficiencia, si las barreras que impiden las comunicaciones fueran derribadas. Tal vez, las líneas que siguen, estimularían el progreso en el traspaso de información, pues “progreso” es lo único que en forma realista se puede esperar, ya que no existe la comunicación perfecta:
• Mensajes mal expresados. Sin importar cómo sea entregada la comunicación, la vaguedad y poca claridad son defectos demasiado comunes. Defectos tales como: la mala selección de frases y palabras vacías, omisión descuidada, falta de coherencia, mala organización de ideas, estructuras de frases difíciles, vocabulario inadecuado, trivialidades, repeticiones que no tienen sentido y falta de capacidad para aclarar las complicaciones, ocurren en todas partes y se atribuyen a la falta de cuidado. Esta falta de claridad y precisión conduce a costosos errores y correcciones, y a la necesidad de aclaraciones que de otra manera no serían necesarios.
• Interpretaciones defectuosas. Los ejecutivos están ubicados en los centros de comunicación de la empresa, y actúan como receptores y transmisores de mensajes, reciben muchos tipos de comunicación de los superiores, compañeros y subordinados, en un lenguaje que se adapte a cada uno de ellos. Con frecuencia no es suficiente transmitir una comunicación palabra por palabra, sino que debe ser expresada con un vocabulario apropiado para el medio en que actúa el que recibe el mensaje, o bien ser comprendido por quien lo transmite.
• Pérdidas por transmisión y mala retención. Las transmisiones sucesivas del mismo mensaje son cada vez menos exactas. En las comunicaciones orales, 30% se pierde en cada transmisión...
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