Aviso mediante el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal con número de registro ME-12DPP-01/14
CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA PREVENTIVA DEL DISTRITO FEDERAL
Lic. Julieta González Méndez, en mi carácter de Gerente General de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal, con fundamento en el artículo 54 fracciones I y II de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal en concordancia con el artículo 51 fracciones I y IX de la Ley de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal, artículo 6º fracciones I y VII de su Reglamento y de conformidad con el artículo 21 fracción V de la Ley de Archivos del Distrito Federal, artículo 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y el numeral 7.4.14 de la Circular Uno 2014 2015Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal2016, emito el siguiente:
AVISO MEDIANTE EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA PREVENTIVA DEL DISTRITO FEDERAL CON NÚMERO DE REGISTRO ME-12DPP-01/14
MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ENERO DE 2014
I N D I C E
I PRESENTACIÓN
II ANTECEDENTES
III MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
IV GLOSARIO DE TÉRMINOS
V OBJETIVO GENERAL
VI INTEGRACIÓN
VII ATRIBUCIONES DEL COTECIADCPPP
VIII FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIADCPPP
Del Presidente
Del Secretario Ejecutivo
Del Secretario Técnico
De los Vocales
De los Asesores
De los Invitados
IX POLÍTICAS DE OPERACIÓN
De las sesiones
De la Calidad de los Miembros
De la Suplencia
Del desarrollo de las sesiones
De la presentación de los casos
De la toma de decisiones
X FORMATOS
Proyecto de Lista de Asistencia
Acta de Instalación
Acta de sesiones ordinarias y extraordinarias Seguimiento de Acuerdos
XI PROCEDIMIENTO
Celebración de las Sesiones Ordinarias y/o Extraordinarias del COTECIAD.
I. PRESENTACIÓN
El presente Manual del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal, se emite para dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el numeral 7, Administración de Documentos y Archivística, de la Circular Uno 2012 2015Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal2016, expedida por la Oficialía Mayor en el ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de Administración de Recursos.
Dichas disposiciones establecen que el Sistema Institucional de Archivos de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades se integrará a partir de una estructura normativa y otra operativa; que la normativa tendrá a su cargo la regulación y coordinación del Sistema y estará conformada por una Unidad Coordinadora de Archivos y el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD y la operativa será la encargada del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos de archivo y se integrará por los titulares o responsables de la Oficina de Control de Gestión y Unidad de Archivo de Concentración en las DGA y, en las Unidades del Archivo de cada unidad administrativa, por las secciones de Documentación y de Archivo de Trámite.
II. ANTECEDENTES
El 18 de abril de 1985 mediante Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación se creó el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal (COTECIAD), para integrar y coordinar todas las disposiciones que en materia de archivo y documentación, gestionara el subsistema de normalización del Sistema Nacional de Archivo, de manera efectiva y coherente con las estrategias del Gobierno Federal.
El 19 de noviembre de 1985 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Decreto del Acuerdo que estableció el Sistema Red de Archivos del Departamento del Distrito Federal, como órgano de integración, coordinación y desarrollo de los servicios documentarios y archivísticos existentes en el propio Departamento, para implementar archivos que permitieran la continuidad de la administración pública y que sirvieran como instrumentos para la regulación de la actividades cotidianas de la organización, como fuente de información para la toma de decisiones y testimonio del curso concreto de la gestión institucional y de las particularidades y resultados de los procesos que implica.
Como resultado de las actividades de este Comité fueron:
f0fc Catálogo de Vigencias Documentales aprobado en agosto de 1991.
f0fc Programa Intensivo de Disposición Documental del D.D.F. aprobado el 30 de septiembre de 1991.
f0fc Actividades para la Preservación de la Memoria Histórica Documental del D.D.F., aprobada el 30 de septiembre de
1991.
f0fc Programa para la creación de los Archivos Históricos Delegacionales.
f0fc Revisión del Acuerdo 0046/85 que establece el Sistema Red de Archivos del D.D.F.
f0fc Se realizaron 3 Congresos sobre Administración de Documentos del D.D.F. en 1992, 1993 y 1994.
Este COTECIAD dejó de sesionar en 1998 con el cambio de la figura jurídica del Distrito Federal.
Los antecedentes de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal, del área de Archivo, son:
Funcionó como una Oficina hasta el 2005, año en el que mediante el dictamen 10/2005 de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal se autoriza la estructura orgánica de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal en la que el área de archivo aparece como Jefatura de Unidad Departamental dependiente de la Subgerencia Administrativa.
El manejo de los archivos se retoma con la publicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Gobierno del Distrito Federal, el 8 de mayo de 2003, la que para cumplir con su objetivo requiere de la organización y buen funcionamiento de los archivos.
El 8 de octubre de 2008 se publica la Ley de Archivos del Distrito Federal en la Gaceta Oficial del Distrito Federal en la que se establecen las disposiciones que regulan el funcionamiento, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, Órgano Legislativo, Órgano Judicial y Organismos Públicos Autónomos del Distrito Federal; así mismo, establece las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los sistemas Institucionales de Archivos de los entes públicos obligados.
Con fecha 8 de agosto de 2012 se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, las Circulares Uno y Uno bis, que establece la normatividad que rige la administración de recursos en el Gobierno del Distrito Federal, misma que en el numeral 7 define, de una manera específica, las bases normativas para la generación, operación, administración, conservación y baja de archivos; así como la correcta organización de la información, estableciendo las disposiciones generales para la integración y organización de los archivos que integran la documentación que representa la gestión de todas las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
III. MARCO JURÍDICO 2013 ADMINISTRATIVO
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CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. (Última reforma DOF 27/12/2013).
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ESTATUTO DE GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL (Última reforma 07/01/2013).
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LEYES
2666Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal (Última reforma publicada en Gaceta Oficial del D.F. 29/01/2013).
2666Ley de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal (publicada en el Diario Oficial de la Federación 14/01/1986).
2666Ley de Archivos del Distrito Federal (publicada en la Gaceta Oficial del D.F. 08/10/2008).
2666Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Última reforma publicada en la Gaceta Oficial del D.F. 27/12/2010). 2666Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (Última reforma publicada en la Gaceta Oficial del D.F. 07/04/2011).
2666Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (Última reforma publicada en la Gaceta Oficial del D.F. 28/05/2012).
2666Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (Última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación 24/12/2013).
2666Ley Federal del Trabajo (Última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación 30/11/12).
2666Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito (Última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación 09/04/2012).
2666Ley de Amparo (Publicada en el Diario Oficial de la Federación 02/04/2013).
2666Ley de...
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