Contabilidad destruida, robada o perdida. Consecuencias y opciones para mitigar los problemas
| Autor | Lic. Alejandro Martínez Bazavilvazo |
| Páginas | D1-D7 |
En mayor o menor medida, muchos contribuyentes se han enfrentado a problemas relacionados con la destrucción, robo o pérdida de algún documento, registro o comprobante que forme parte de su contabilidad, y en muchos casos se ignoran las diversas consecuencias jurídicas que esto puede ocasionar, las cuales se pueden agravar en función del tamaño o porcentaje del daño o la pérdida que verifique la contabilidad.
Al respecto, comentaremos algunas de las peores consecuencias que pueden producirse cuando la contabilidad o parte de ella es destruida, robada o extraviada, y se exponen diversas recomendaciones prácticas a fin de mitigar los problemas que acarrean tales hechos.
Concepto de contabilidad
El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, AC (Cinif) define a la contabilidad como "(...) una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estruc-turalmente información financiera".
Es decir, la contabilidad constituye una técnica especializada que se integra de métodos, procedimientos e instrumentos destinados al análisis, clasificación y registro de diversos hechos y operaciones realizados por una persona o entidad, a fin de obtener y proporcionar información a éstas o a terceros relacionados con ellas. En este sentido, de la contabilidad deriva información económica y financiera indispensable para el cumplimiento y comprobación de las obligaciones jurídicas a cargo de la persona o entidad.
Por ello, diversas disposiciones legales (el Código de Comercio, la Ley General de Sociedades Mercantiles, las leyes que regulan a las entidades financieras, las leyes fiscales, etcétera) obligan a llevar y conservar la contabilidad, en virtud de que mediante ésta se busca que las personas obligadas obtengan información económica y financiera confiable para el cumplimiento de sus obligaciones, pero también se pretende que las autoridades y los terceros relacionados puedan hacer uso de esa información a fin de verificar o comprobar el cumplimiento de obligaciones de diversa naturaleza jurídica, como es el caso de las obligaciones fiscales, en las que el acreedor o sujeto activo (autoridad fiscal) de la relación tributaria tiene interés de que tales obligaciones se cumplan y comprueben con base en la información que se obtiene de la contabilidad de los contribuyentes o responsables solidarios.
Las disposiciones que obligan a llevar contabilidad para efectos fiscales no se consignan en el CFF, que sólo constituye una norma supletoria, sino en las leyes especificas que regulan los diversos impuestos; por ejemplo:
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El artículo 86, fracción I, de la Ley del ISR obliga a las personas morales causantes de este impuesto a llevar contabilidad en los términos del CFF y su reglamento.
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El artículo 18, fracción I, de la Ley del IETU obliga a los causantes de este impuesto a llevar contabilidad conforme al CFF y su reglamento.
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El artículo 32, fracción I, de la Ley del IVA obliga a los causantes de este impuesto a llevar contabilidad de acuerdo con el CFF y su reglamento.
Según se observa, el origen de la obligación formal de llevar contabilidad se encuentra en las leyes específicas de las diversas contribuciones, ya que el sistema fiscal busca que el cumplimiento y la comprobación de las obligaciones que nazcan o se causen atiendan fundamentalmente a la información económica y financiera que arroje dicha contabilidad.
Ahora bien, en forma supletoria, el artículo 28 del CFF establece dos principios fundamentales en materia contable:
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Las personas que conforme a las diversas leyes específicas estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar las reglas que disponen el CFF y su reglamento. En este sentido, los causantes del ISR, IETU e IVA deben llevar los sistemas y registros contables que establece el Reglamento del CFF y cumplir las demás obligaciones que impone este código en relación con su reglamento.
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Se delimita el alcance del concepto de contabilidad para efectos fiscales, al precisar que cuando las disposiciones del CFF hagan referencia a la contabilidad, se deberá entender que la misma se integra de lo siguiente:
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Los sistemas y registros contables que establece el Reglamento del CFF.
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Los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales.
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Los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas.
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La documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Al efecto, cuando se haga referencia a la contabilidad de los contribuyentes, deberá entenderse que la misma se integra de los sistemas, documentos e información que delimita el artículo 28 del CFF, en relación con diversas disposiciones reglamentarias. Por ejemplo, los libros diario y mayor, y de contabilidad simplificada, forman parte de los sistemas de registro. Asimismo, las facturas o los recibos que se expiden o que se reciben, constituyen la documentación comprobatoria de los ingresos, erogaciones o egresos de las personas, según el caso.
Conservación de la contabilidad
Conforme al artículo 30 del CFF, las personas obligadas a llevar contabilidad también deben conservarla en su domicilio fiscal durante los siguientes plazos:
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Por regla general, la contabilidad debe conservarse durante el plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Por ejemplo, si la declaración del ISR del ejercicio fiscal de 2008 se presentó el 30 de marzo de 2009, el plazo de cinco años vencerá hasta el 30 de marzo de 2014.
Sin embargo, es importante analizar diversos supuestos en los que el cómputo del plazo de cinco años no inicia con la fecha en que se presentó o se debió presentar la declaración, ya que el inicio del cómputo depende de otros hechos o situaciones previstos en el artículo referido.
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Si se trata de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del ISR al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la misma ley, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, y de las contribu-
ciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o el contrato de que se trate. -
Los documentos con Firma electrónica avanzada o sello digital deberán conservarse de acuerdo con las reglas de carácter general que al efecto emita el SAT.
En todos estos casos, el artículo 30 del CFF no sólo obliga a los contribuyentes a conservar la contabilidad, sino también a ponerla a disposición de las autoridades fiscales.
Hasta aquí, es fácil advertir que nuestro sistema fiscal le otorga un papel muy importante a la contabilidad de los contribuyentes, ya que con ella se puede comprobar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por ello, la misma legislación ha establecido diversas consecuencias jurídicas, en...
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