Despacho aduanero inteligente
| Autor | Jorge Alberto Moreno Castellanos/Alma Rosa Pérez |
| Cargo | Coordinador Académico del Diplomado en Planeación y Logística Aduanera/Directora General de Alper Consultores en Comercio Exterior, SC |
| Páginas | B10-B17 |
Cuántas veces hemos escuchado que por alguna u otra razón las mercancías de importación o exportación no llegaron a tiempo, por muchas causas que pudieron preverse, como retrasos del transporte, horarios tanto del almacén como de la aduana y del agente aduanal, o falta de la documentación necesaria para el despacho aduanero, o porque simplemente no se programó un servicio extraordinario para desaduanar la mercancía. Esto no tendría que ser así, de contar con una adecuada planeación de la logística y del despacho aduanero.
En este sentido, las empresas dedicadas al comercio exterior deberían conceder gran importancia a las actividades relacionadas con el abastecimiento y la distribución de las mercancías que se adquieren y enajenan en el extranjero, debido a que implican costos de transporte, almacenamiento, maniobras, impuestos y servicios aduanales, así como el cumplimiento de requisitos legales, lo que subraya la necesidad de contar con sistemas eficientes que permitan controlar costos, tiempos y riesgos, para realizar un despacho inteligente. Lo anterior, ya que una nula o mala planeación logística puede llegar a crear situaciones imprevistas, hasta el grado de provocar paros en las líneas de producción, desencadenando retrasos en el cumplimiento de los compromisos de la empresa para la entrega de productos a sus clientes, cancelación de pedidos y en consecuencia, pérdidas e impactos económicos.
De ahí que es de primordial importancia realizar un análisis de los factores involucrados en el movimiento de las mercancías en tránsito internacional para planear paso a paso su transporte, manejo, carga, descarga, estadía y salida de las aduanas, hasta llegar a su punto de destino. En resumen, esta planeación debe analizar el "qué", "cómo", "cuándo", "cuánto", "dónde", "porqué", "paraqué" y "quién", antes de iniciar todo el proceso, para poder anticiparse y evitar costosos errores.
Por esta razón, analizaremos los elementos que integran el concepto de despacho inteligente, desde una perspectiva operativa y práctica.
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¿La empresa planea y controla sus procesos logísticos internacionales? ¿Los considera eficientes? ¿Se conoce el costo logístico total de la empresa? La logística es un concepto en el que intervienen varias áreas y niveles de la organización, y es por ello que pocas empresas pueden cuantificar su costo total real con facilidad, aun con base en sus registros y estados contables. Por lo cual, es importante que los planes establezcan objetivos claros y controles cuantificables, que por una parte permitan medir los resultados de la gestión de cada una de las áreas involucradas, y por otro, se pueda determinar la totalidad de los costos en que se incurre.
Antes de elaborar el plan logístico es necesario contar con información interna y externa detallada y confiable, ya que existen algunos factores críticos que debieran analizarse y tomarse en cuenta, tales como:
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Directrices, objetivos estratégicos y metas de la empresa.
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Características de los productos por importar y exportar y de sus mercados.
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Volúmenes de exportación e importación.
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Destinos y orígenes.
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Tiempos de entrega normales y críticos.
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Requerimientos legales por cumplir.
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Posibilidad (y voluntad) de delegar funciones en los proveedores.
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Nivel de capacitación y fuentes de información que se tengan en la organización (cuanto mayores y mejores sean, el análisis de riesgo y evaluación será más exacto).
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Estructura y cultura de la empresa, en particular, grado de unificación, coordinación, compromiso y centralización de las actividades logísticas.
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Asignación de recursos y definición de medidas de desempeño.
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No hay una respuesta única y válida para todos los casos. El mejor plan logístico dependerá de las opciones y políticas que se tengan en aspectos como nivel de existencias, pronósticos confiables de ventas, o nivel deseado de servicio al cliente.
El plan logístico debe estar acorde y ser consistente con las directrices y objetivos establecidos por la organización en sus directrices estratégicas. Al respecto, se indican los factores preponderantes que las áreas responsables de llevar a cabo los procesos logísticos deberán tomar en cuenta para elaborar su plan específico.
Una vez cuantificadas y determinadas las especificaciones de los materiales que deberán abastecerse, así como aprobados los presupuestos, el área de compras de la empresa inicia este proceso con la búsqueda de proveedores, con los cuales negociará, entre otros, los requisitos de calidad, precio, disponibilidad y tiempos de entrega de las mercancías que se adquieran, así como los términos de la compraventa y requisitos del embarque.
En este punto es primordial establecer una interacción y comunicación adecuada entre las áreas de compras y tráfico, a fin de que conjuntamente se calculen los costos totales en que se incurrirá por la adquisición de los bienes, considerando el costo del producto, el medio de transporte, el tiempo de entrega y puerto de entrada, las maniobras, las contribuciones y los servicios aduanales, ya que a partir de esta información se podrán tomar decisiones y definir factores de la negociación, como los que a continuación se indican:
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Términos de compraventa (Incoterms).
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Formas de pago y necesidades de crédito del proveedor.
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Requisitos aduanales a satisfacer en el país exportador y en el país importador, así como en los países por los que pase la carga. En este caso, es necesario determinar el código del sistema armonizado en que se clasifique la mercancía (fracción arancelaria), ya que este código determinará el arancel que se pagará y en su caso, las cuotas compensatorias, así como, si el bien deberá o no cumplir con regulaciones y restricciones no arancelarias.
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Instrucciones de embarque, que incluyan, en su caso:
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Medio de transporte y línea transportista.
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Embalaje y/o contenedor requerido.
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Seguros y coberturas requeridas.
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Documentación requerida, así como datos y características que debe contener cada documen-
to; por ejemplo: factura, certificado de origen, lista de empaque, certificado de análisis o de libre venta, etcétera.
Los Incoterms1 son los términos comerciales internacionales que definen y determinan claramente las obligaciones, los gastos y los riesgos del transporte internacional y del seguro entre el exportador y el importador. Estos términos son reconocidos como estándares internacionales por las autoridades aduaneras y judiciales en todos los países. Los trece Incoterms que actualmente existen se agrupan en cuatro grupos, que se identifican por la primera letra de su abreviación.2
La Cámara de Comercio Internacional (ICC) recomienda que cada vez que los Incoterms sean utilizados en el contrato de compraventa internacional, se deberá anotar después de sus siglas un puerto o punto de transferencia específico, seguido de "Incoterms 2000"; por ejemplo, FOB Hamburgo Incoterms 2000.
La importancia de incluir la frase "Incoterms 2000" permite que el exportador, el importador y todas las partes involucradas sepan que las normas que rigen la negociación son las establecidas en el texto...
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