Cuidado con la contabilidad y los comprobantes fiscales en el 2004. Análisis de las reformas al Código Fiscal de la Federación
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En ediciones anteriores se abordó lo referente a las reformas relacionadas con las facultades de comprobación y los medios de defensa. Ahora, se procederá al estudio de los cambios que tuvieron las disposiciones del Código Fiscal de la Federación (CFF) que tienen relación con la contabilidad y los comprobantes fiscales, a fin de que los lectores transiten de una idea general del cambio a una concreta y exhaustiva sobre el tema.
Nuevas reglas que deben observar los obligados al llevar la contabilidad (artículo 28)
Antes de que entrarán en vigor las reformas al artículo 28 del CFF, las personas que -de acuerdo con las disposiciones fiscales-, estaban obligadas a llevar contabilidad, debían observar las reglas siguientes:
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Los sistemas y registros contables debían llevarse de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento del CFF;
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Los asientos en la contabilidad debían ser analíticos y efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realizara la operación o actividad respectiva; y
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La contabilidad debía llevarse en el domicilio, salvo que se cumplieran ciertos requisitos del Reglamento del CFF para efectuarla en otro sitio.
Aunado a las obligaciones antes señaladas, a partir del 2004, las personas deberán cumplir las reglas siguientes:
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Llevar un control de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate; el cual consistirá en un registro que permita identificar por unidades, productos, conceptos y fechas, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios, así como las existencias al inicioyfinal de cada ejercicio. Dentro del concepto se deberá indicar si se trata de devoluciones, enajenaciones, donaciones, o destrucciones, entre otros.
Como se puede apreciar, con el fin de contar con un instrumento adicional para conocer o presumir la situación fiscal de los contribuyentes, en el CFF se fija la obligación de llevar un control de inventarios de las mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados. Sin embargo, dicha disposición no condiciona ni limita el método de control de inventarios que podrá utilizar el contribuyente, de tal forma que se puede elegir el método UEPS (últimas entradas primeras salidas), el PEPS (primeras entradas primeras salidas) o cualquier otro, cuidando que a través del mismo se pueda:
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Identificar por unidad, producto, concepto y fecha, los aumentos y disminuciones de inventarios; y
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Identificar las existencias al inicio y final de cada ejercicio.
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Las personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con controles volumétricos y mantenerlos en operación. Dichos controles formarán parte de la contabilidad del contribuyente. Para tales efectos, el control volumétrico se llevará con los equipos que al efecto autorice el Servicio de Administración Tributaria (SAT) mediante reglas de carácter general.
Para tales efectos, la fracción VII del artículo segundo de las disposiciones transitorias del CFF, dispone que los contribuyentes contarán con un plazo de seis meses, contados a partir del 1o. de enero de 2004, para incorporar los equipos de control volumétrico a que se refiere el precepto citado.
Es evidente que con estos controles se podrá conocer con mayor precisión el monto en litros de los combustibles que se compran y venden, con objeto de determinar con mayor certeza el monto de los gastos e ingresos por tales combustibles.
Alcance del concepto de contabilidad (artículo 28)
Antes de la entrada en vigor de las reformas al artículo 28 del CFF, cuando las demás disposiciones de este código se referían a la contabilidad, se entendía que la misma se integraba por:
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Los sistemas y registros contables, a que se refiere el artículo 28, fracción I.
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Los papeles de trabajo, registros y cuentas especiales.
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Los libros y registros sociales que obligan otras leyes.
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Los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros.
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La documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Aunado a esto, a partir de 2004, también se entenderá que forman parte de la contabilidad de un contribuyente, las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas.
Plazo de conservación de la contabilidad (artículo 30)
En materia de plazos de conservación de la contabilidad y documentos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones fiscales, se establece una regla general y dos excepciones, en los términos siguientes:
Regla general. La documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales y la contabilidad, se debe conservar por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron las declaraciones. Antes, el plazo de conservación estaba unido al plazo en que se extinguían las facultades de comprobación, previsto en el artículo 67 del CFF. Por tanto, es importante señalar que una causal de suspensión del plazo de caducidad no produce un efecto directo en el plazo de conservación de la contabilidad.
En este orden de ideas, si la declaración anual del ISR, del ejercicio de 2003 de una persona moral, se presentó el 10 de febrero de 2004, el plazo de cinco años para conservar la contabilidad y los documentos relacionados con esa obligación fiscal inicia a partir de esa fecha. Sin embargo, si no se presenta la declaración, o la misma se presentó en forma extemporánea, el plazo de caducidad inicia a partir del 31 de marzo de 2004, que es la fecha límite en que debió presentarse esa declaración, en términos del artículo 10 de la Ley del ISR.
Sin embargo, es recomendable no ajustarnos a lo dispuesto en el artículo 30 del CFF y conservar la contabilidad y documentación comprobatoria hasta en tanto no caduquen las facultades de comprobación, pues podría suceder que un contribuyente que procedió a la destrucción de la contabilidad a pesar de que las facultades de comprobación no se habían extinguido, lo lleve a una determinación presuntiva o estimativa y a la constitución de responsabilidades solidarias.
Primera excepción a la regla general. Tratándose de actas constitutivas de personas morales, contratos de asociación en participación, actas de aumento o disminución del capital social, fusión o...
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