Conservación de la contabilidad
| Autor | Miguel Angel Hernández Yescas - Mónica Isela Galindo Cosme - Jesús Hernández Rodríguez |
| Páginas | 101-112 |
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En el capítulo anterior se mencionó cuáles documentos físicos y electrónicos integran la contabilidad, ahora procedemos a abordar el tema la CONSERVACION DE LA CONTABILIDAD.
Escribir sobre la conservación de la documentación que integra la contabilidad nos remite entre otras disposiciones fiscales a dos artículos que se contraponen del CFF, ya que cada artículo defiende una postura diferente como lo observamos en el cuadro 4.1.
Cuadro 4.1.
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Existe la creencia errónea de algunos empresarios en considerar "que su contabilidad puede ser destruida, al haberla conservado durante cinco años" este razonamiento parcialmente cierto, incluso hasta puede considerarse una leyenda empresarial, pero ¿de dónde procede esta creencia?
"ARTICULO 30, párrafo tercero (CFF). ...........................
La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas".
Nótese que la frase "debieron haberse presentado las declaraciones" se contrapone con la fracción primera del artículo 67, ya que este último indica: "... se presentó la declaración del ejer-
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cicio", por lo tanto es obligado el siguiente cuestionamiento ¿se considera para el cómputo de los plazos las declaraciones que debieron haberse presentado?
"ARTICULO 67. Las facultades de las autoridades fiscales para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años contados a partir del día siguiente a aquél en que:
I. Se presentó la declaración del ejercicio , cuando se tenga obligación de hacerlo."
Para contestar esta pregunta nos remitimos al mismo artículo 67 en su segundo párrafo:
" ............................................................................................
El plazo a que se refiere este artículo será de diez años, cuando el contribuyente ... así como por los ejercicios en que no presente alguna declaración del ejercicio, estando obligado a presentarlas, o no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto del impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración; en este último caso, el plazo de diez años se computará a partir del día siguiente a aquél en el que se debió haber presentado la declaración señalada...
............................................................................................"
Por lo tanto en el párrafo antes citado se da facultad a la autoridad de revisar hasta diez años cuando no se ha presentado declaración del ejercicio.
Sin embargo, como se abordó en capítulos anteriores la contabilidad se integra por diversos documentos tanto físicos como electrónicos y cada uno de ellos tienen un objetivo específico, por lo tanto para hablar de la conservación de la documentación es necesario recurrir a las diversas disposiciones que obligan al contribuyente, partamos del siguiente cuadro sinóptico:
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Se observa en el cuadro 4.2 un resumen de los diversos artículos del CFF entre ellos 30, 42, 67, donde se manifiesta y se confirma:
1. Documentación que se generó de un costo o gasto o sin haber flujo de efectivo tiene una repercusión en la contabilidad, la cual se realiza en el ejercicio fiscal y su aplicación es en el mismo, por lo tanto no se prolonga su ejecución a más de un ejercicio fiscal, se deberá conservar cinco años a partir de presentada la declaración de las contribuciones de ese ejercicio fiscal en comento.
Ejemplos:
a. Pago de salarios
b. Consumo de luz, teléfono
c. Gastos de papelería
d. Comisiones bancarias, etcétera.
Sus componentes son: una operación económica, un comprobante fiscal y una póliza de registro; esta documentación deberá conservarse cinco años siempre y cuando se presenten las declaraciones de contribuciones en tiempo y forma, o si se presentan las declaraciones de manera espontánea, antes que la autoridad ejerza
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sus facultades de revisión, o si se presentan declaraciones complementarias se empezará a computar el plazo de los cinco años a partir del día siguiente en que se presentó la declaración.
Las facultades de las autoridades se extinguirán por años de calendario completos, lo que le otorga a la autoridad meses adicionales a los 5 años en comento, ejemplo:
Presentamos la declaración anual del ejercicio fiscal de 2009 en marzo 2010, el 1o. de abril de 2010 empezarían a computarse los 5 años y se vencerían hasta el 31 de marzo de 2015, sin embargo al decirnos la autoridad que sus facultades son por años de calendario completo, podrían ejercer facultades de comprobación hasta el 31 de diciembre de 2015.
2. Hay documentos de los cuales sus efectos fiscales y contables se prolongan al paso del tiempo, no terminan de ejecutarse en un ejercicio fiscal; son los que debemos conservar en tanto tengan todavía los efectos fiscales y contables al paso de los ejercicios y una vez que dejen de tener estas repercusiones fiscales empezará a contar su período de conservación.
Ejemplo:
La aplicación de la deducción de inversiones de un activo: esta deducción se aplica al paso de cuatro, cinco, diez años, o los que sean necesarios dependiendo del porcentaje de aplicación; en nuestro caso tomamos las...
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