Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación Archivística de Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V.
SERVICIOS METROPOLITANOS, S.A. DE C.V.
MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA
Lic. Sergio Zavala Castillejos, Director General de Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V., con fundamento en lo dispuesto por los artículos 71 fracción IV de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; artículos 18, 101-B Fracción XIV y Noveno Transitorio este último de fecha 28 de diciembre de 2000, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; numeral
2.4.6.7 de la Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, numeral 7.4.13 de la Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, y de conformidad con el Acuerdo 07-II-12, Tomado en la Segunda Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V, (COTECIAD-SMET) del 26 de Junio de 2012 emito el siguiente:
AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DE SERVICIOS METROPOLITANOS, S.A. DE C.V.
ENERO 2013
NÚMERO DE REGISTRO: ME-12ESM-01/13.
Oficio de Registro No. CG/CGMA/316/2013
Contenido
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- Presentación
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- Antecedentes
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- Marco Jurídico Administrativo
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- Glosario de términos
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- Objetivo general
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- Políticas para la Administración del Sistema Institucional de Archivo
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- Normas de Conservación y Preservación Documental
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- Funciones generales del sistema de archivos
8.1.- Organización y composición de los Sistemas Institucionales de Archivos
8.2.- Estructura documental del Sistema Institucional de Archivos de Servimet
8.3.- Instrumentos de Control Archivístico
Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Series Documentales
Expedientes de Archivo
Instrumentos de consulta
Catálogo de Disposición Documental
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- Procedimientos Operativos:
9.1.- Apertura, Clasificación y Cierre de Expedientes
9.2.- Transferencia Primaria
9.3.- Préstamo de Expedientes del Archivo de Concentración
9.4.- Baja Documental o Depuración
1.- PRESENTACIÓN
La Oficialía Mayor, en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, actualiza año con año las Circulares Uno y Uno Bis "Normatividad en Materia de Administración de Recursos", en las cuales se encuentran incluidas, entre otras, las disposiciones específicas sobre Administración de Documentos y Archivística.
Con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administran los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades, se hizo necesario un cambio radical en la normatividad que los rige, por tal motivo la Circular Uno y Uno Bis 2011, incorporaron el numeral 6, denominado "Administración de Documentos y Archivística".
Dichos instrumentos, definen la obligación de crear, por conducto de las Direcciones Generales de Administración u Homólogas para las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades que integran la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas.
El numeral 6.5. de ambos ordenamientos establece la implantación de los instrumentos de control archivístico que deberán diseñarse, implantarse y actualizarse.
En base a lo anterior, con el objeto de dar cumplimiento a las disposiciones normativas mencionadas, se emite el presente Manual Específico de Operación Archivística de Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V.
En este afán, el presente Manual describe la metodología y los procedimientos sustantivos que sirven como herramienta normativa para las áreas que integran Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V., así como establecer las normas reguladoras y criterios sobre ordenación, clasificación, valoración, transparencia, selección y baja de documentos, conforme a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
2.- ANTECEDENTES
Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V. se constituyo el 25 de julio de 1977, siendo una empresa de participación mayoritaria del entonces Departamento del Distrito Federal hoy Gobierno del Distrito Federal.
En materia de Administración Archivística, se estableció la oficina de "Sección de Archivo" y la oficialía de partes dependiente de la Dirección General.
En el año de 1987, se formaliza la creación del "Archivo General de Servimet", y en 1988 se crea la oficina de Control y Correspondencia de Servimet, con la intervención de la Dirección de Organización, dependiente de la D.G.R.M.S.G. de la Oficialía Mayor del entonces Departamento del Distrito Federal.
Fue hasta el año de 1994, cuando se realizaron cambios sustanciales en la administración documental de Servimet, en donde se crearon nuevos formatos para la transferencia primaria dentro de la institución, así como reglas específicas para el funcionamiento y manejo de los acervos documentales dentro del Manual Administrativo y al mismo tiempo, se realizan las primeras bajas documentales autorizadas, tomándose como base el catalogo de vigencias documentales del Distrito Federal, creado por la U.C.A.D. y avalado por el COTECIAD del D.D.F.
Así mismo, y debido a la reestructuración de personal de Servimet a finales del ejercicio 2001, estuvo inactiva la administración documental.
Toda vez que se han venido actualizado las disposiciones normativas en Materia de Administración de Documentos, como son: Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; El Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, Circular Uno y Uno Bis., se requiere contar con manuales, que permitan un adecuado manejo de los archivos de la Entidad.
Por lo antes citado, se llevó a cabo la elaboración del Manual Especifico de Operación Archivística de Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V. con la participación de las áreas que integran la estructura de Servimet, para su presentación ante el (COTECIAD-SMET), de acuerdo a lo establecido el artículo 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y apartado 6.5 inciso a) "De los Instrumentos de Control Archivístico" de la Circular Uno 2011 "Normatividad en Materia de Administración de Recursos".
3.- MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Arts. 44 y 122).
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Art. 115).
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal. *
Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Arts. 7, 9 fracción IV, 16 fracción IX, 17, 55 y 57).
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (Arts. 47 fracción IV y Segundo Transitorio).
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Arts. 4 fracción IV, 13, 14, 28 y 51 al 56).
Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (Art. 44).
Código Penal del Distrito Federal (Art. 259 fracción III).
Código Fiscal del Distrito Federal (Arts. 56 y 71).
Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal.
Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
Oficio Circular suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General N° OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de agosto de 2007.
Oficio Circular del Oficial Mayor N° OM/1696/2007 de fecha 10 de septiembre de 2007.
Oficio Circular del Oficial Mayor N° OM/2381/2007 de fecha 12 de diciembre de 2007.
Ley de Archivos del Distrito Federal de fecha 8 de Octubre del 2008.
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal de fecha 3 de Octubre del 2008.
Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; El Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, de fecha 25 de Enero de 2011, en el numeral 2.4 "Revisión, Dictamen y Registro de Manuales Administrativos".
Acuerdo por el que se Modifican, Adicionan y Derogan Diversos Numerales de la Circular Uno 2011, "Normatividad en Materia de Administración de Recursos. Para las Dependencias, Unidades Administrativas , Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal" publicada en la Gaceta Oficial el 20 de Mayo de 2011; de fecha 26 de Septiembre de 2011.
Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos de fecha 8 de Agosto de 2012 (Numeral 7).
4.- GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para efectos del presente Manual, se entenderá por:
AGS Archivo General de Servimet
APDF Administración Pública del Distrito Federal
Archivo Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte, producido y recibido en el ejercicio de funciones o actividades por personas físicas, morales, públicas o privadas. Así como la institución en donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la...
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