Aviso por el cual se da a Conocer el Manual Específico de Operación Archivística del Órgano Político Administrativo en Milpa Alta, con Número de Registro MEO-76/160718-OPA-MIL-17/160617, Aprobado por la Coordinación General de Modernización Administrativa (CGMA), Mediante Número de Oficio OM/CGMA/1666/2018
DELEGACIÓN MILPA ALTA
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María de Lourdes García Villalba, Directora General de Administración y Presidenta del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), en Milpa Alta Ciudad de México, con fundamento en lo dispuesto por los Artículos 20 y 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Numeral 6, 6.4.13 Fracción IV, V y VI, de la Circular Uno Bis 2015, "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la Administración Pública del Distrito Federal", publicada el 18 de septiembre 2015; emito el siguiente:
Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación Archivística del Órgano Político Administrativo en Milpa Alta, con número de registro MEO-76/160718-OPA-MIL-17/160617. Aprobado por la Coordinación General de Modernización Administrativa (CGMA), mediante número de oficio OM/CGMA/1666/2018.
CONTENIDO
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MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
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OBJETIVO GENERAL
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INTEGRACIÓN
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ATRIBUCIONES
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FUNCIONES
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CRITERIOS DE OPERACIÓN
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PROCEDIMIENTOS
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GLOSARIO
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VALIDACIÓN DEL MANUAL
I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
LEYES
f0d8 Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el
29 de diciembre de 1998, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 1° de septiembre de 2017.
f0d8 Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008 y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de noviembre de 2014.
f0d8 Ley de Responsabilidades Administrativas de la Ciudad de México, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de
México el 1° de septiembre de 2017.
f0d8 Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 06 de mayo de 2016 y su última reforma publicada el 1° septiembre de 2017.
f0d8 Ley de Protección de Datos Personales en posesión de sujetos obligados de la Ciudad de México, publicada en la
Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 10 de abril de 2018.
f0d8 Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente de la Ciudad de México, publicado en la Gaceta Oficial publicada en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal el 31 de diciembre de 2009 y su última reforma publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 23 de febrero de 2018.
REGLAMENTOS
f0d8 Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal el 28 de diciembre de 2000, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 25 de mayo de 2018.
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CIRCULARES
f0d8 Circular Uno Bis 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la
Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de septiembre de 2015.
f0d8 Circular por medio de la cual, se racionaliza la generación y entrega de copias de conocimiento, derivadas de la actuación de los Servidores Públicos de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 1° de octubre de 2015.
II. OBJETIVO GENERAL
Establecer en un solo instrumento los criterios y procedimientos que deben cumplirse por las áreas administrativas del Órgano Político-Administrativo en Milpa Alta, para que se realice la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generan, obtengan, adquiera o conserven como resultado del ejercicio de sus funciones y de esta manera regular los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos, y dar cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal y a la normatividad que en su caso emita en la materia, la Oficialía Mayor.
III. INTEGRACIÓN
Para el debido cumplimiento de sus funciones y objetivos y de conformidad con los artículos 13, 14 y 18 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, el Sistema Institucional de Archivos del Órgano Político-Administrativo en Milpa Alta se integra a partir de la estructura siguiente:
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Componentes Normativos:
f0b7 La Unidad Coordinadora de Archivos, responsable de regular el Sistema para su funcionamiento estandarizado y homogéneo y
f0b7 El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), órgano técnico consultivo.
Tienen a su cargo la regulación y coordinación de la operación del Sistema.
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Componentes Operativos:
f0b7 Serán los archivos de trámite, concentración e histórico, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
Los componentes operativos se integrarán con la estructura orgánica y modalidades que resulten convenientes para cada órgano de la Administración Pública, en concordancia con su normatividad interna, considerando la siguiente organización:
f0d8 Unidades generales del Órgano de la Administración Pública, conformadas por: f0b7 Unidad Central de Correspondencia o equivalente
f0b7 Unidad de Archivo de Concentración o equivalente,
f0b7 Unidad de Archivo Histórico o equivalente.
f0d8 Unidades particulares en cada área administrativa
f0b7 Unidad de Documentación en Trámite o equivalente, f0b7 Unidad de Archivo de Trámite o equivalente.
IV. ATRIBUCIONES
Conforme al artículo 49 la Ley de Archivos del Distrito Federal se dispone que a los titulares de las Unidades de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico del Sistema Institucional de Archivos, tienen las siguientes atribuciones y obligaciones:
f0b7 Planificar y coordinar, desde el ámbito del COTECIAD, las actividades de las áreas de archivo del ente público en materia de administración de documentos;
f0b7 Formar parte del COTECIAD, que será la instancia encargada de determinar el destino de los documentos de archivo, en los términos previstos por esta ley y la normatividad emitida por la Oficialía Mayor;
f0b7 Proporcionar capacitación y profesionalización permanente al personal del área;
f0b7 Promover y gestionar el enriquecimiento del patrimonio documental;
f0b7 Participar en los programas de difusión para hacer extensivo a la sociedad el conocimiento y aprovechamiento de los acervos públicos;
f0b7 Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su área de adscripción;
f0b7 Expedir las certificaciones de los documentos que conformen los fondos documentales resguardados en los repositorios de su responsabilidad;
f0b7 Proponer a la autoridad competente del ente público, la celebración de convenios y acuerdos con instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales, para la capacitación del personal en materia de administración de documentos e intercambio de conocimientos técnicos y operativos archivísticos;
f0b7 Realizar anualmente un diagnóstico archivístico de los fondos documentales de su área de adscripción;
f0b7 Organizar, proteger y defender el patrimonio documental del Órgano de la Administración Pública al que pertenecen;
f0b7 Participar en los programas de modernización archivística integral con el fin de posibilitar la calidad del servicio a la ciudadanía en el Acceso a la Información y la toma de decisiones de los servidores públicos;
f0b7 Elabora y difundir guías, inventarios, catálogos, índices, registros, censos y otros instrumentos de descripción que faciliten la organización, consulta y acceso de sus Fondos de acuerdo al tipo de archivo de su titularidad o responsabilidad;
f0b7 Realizar todas las acciones tendientes a la conservación del acervo documental que se encuentra bajo su resguardo;
f0b7 Las demás que le señale esta ley y otras disposiciones legales que resulten aplicables.
V. FUNCIONES
a) Funciones de los Componentes Normativos
Con fundamento en el artículo 20 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, son funciones de la Unidad Coordinadora de Archivos:
f0b7 Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico;
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f0b7 Establecer las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo;
f0b7 Formular los instrumentos, procesos y métodos de control archivístico del Órgano de la Administración Pública;
f0b7 Fungir como Secretario Técnico del COTECIAD del Órgano de la Administración Pública; promover la operación regular de este órgano y coadyuvar en la integración de su Programa Anual de Trabajo;
f0b7 Elaborar y presentar los modelos técnicos o Manuales para la organización y procedimientos de los Archivos de
Trámite, Concentración y, en su caso Histórico del Órgano de la Administración Pública, en coordinación con los responsables de dichas unidades;
f0b7 Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico dentro del ente público, proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los archivos institucionales;
f0b7 Establecer, en coordinación con la instancia responsable de la función dentro del Órgano de la Administración
Pública, un amplio programa de capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas;
f0b7 Coadyuvar con la instancia responsable de la función dentro del Órgano de la Administración Pública, en la elaboración de un programa de necesidades para la normalización de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico...
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