Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
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Ciudad de México, a once de enero de dos mil veintiuno.
EL PLENO DEL TRIBUNAL ELECTORAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO, EN EJERCICIO DE LA ATRIBUCIÓN QUE LE CONFIEREN LOS ARTÍCULOS 181 FRACCIONES I Y XIV, 197 FRACCIÓN X, DEL CÓDIGO DE INSTITUCIONES Y PROCEDIMIENTOS ELECTORALES DE LA CIUDAD DE MÉXICO; 26 FRACCIÓN XIII DEL REGLAMENTO INTERIOR DE ESTE ÓRGANO JURISDICCIONAL, EN REUNIÓN PRIVADA A DISTANCIA CELEBRADA EL CINCO DE ENERO DE DOS MIL VEINTIUNO, APROBÓ EL REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO, CUYO CONTENIDO ES DEL TENOR SIGUIENTE:
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1. Las disposiciones del presente Reglamento son de observancia obligatoria para las personas integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Tribunal Electoral de la Ciudad de México y tienen por objeto regular la integración y funcionamiento de este órgano colegiado.
Artículo 2. Para los efectos de este Reglamento, se entenderá:
I. En lo que se refiere a los ordenamientos legales:
a) Ley General de Archivos: Ley General;
b) Ley: Ley de Archivos de Ciudad de México; y
c) Reglamento: Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Tribunal Electoral de la Ciudad de México
II. En lo que se refiere a los órganos o áreas:
a) Tribunal: El Tribunal Electoral de la Ciudad de México;
b) COTECIAD: El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Tribunal;
c) Presidencia: La persona a cargo de la Presidencia del COTECIAD;
d) Secretaría Técnica: La persona a cargo de la Secretaría Técnica del COTECIAD.
III. En lo que se refiere a los conceptos:
a) Acta de sesión. Documento en el que se hace constar la celebración y desarrollo de las sesiones del COTECIAD;
b) Minuta. Documento en el que se hace constar los acuerdos y determinaciones que se asumen y aprueban en las sesiones del COTECIAD;
c) Archivo. Conjunto de documentos organizados, producidos o recibidos por este Tribunal, en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
d) Acuerdo (s). Las decisiones asumidas y aprobadas por el COTECIAD, respecto de los asuntos de su competencia, cuyos
efectos impliquen la ejecución y seguimiento;
e) Programa Anual de Desarrollo Archivístico. Documento interno que contempla objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la ley de la materia;
f) Quórum. Número de integrantes del COTECIAD, que deben estar presentes en la sesión correspondiente, para que ésta adquiera validez legal;
g) Sesión. Reunión formal de integrantes del COTECIAD;
h) Sistema Institucional de Archivos (SIAT). Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla el Tribunal y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental, e
i) Unidades particulares. Unidad de Documentación en Trámite o equivalente y Unidad de Archivo de Trámite o equivalente.
Artículo 3. La interpretación del presente Reglamento se realizará conforme a los criterios gramatical, sistemático y funcional, observando los principios establecidos en las Leyes de la materia.
Artículo 4. Los casos no previstos en este Reglamento serán resueltos mediante acuerdo aprobado por el COTECIAD, atendiendo a lo dispuesto en la Ley.
CAPÍTULO II
De la estructura del COTECIAD Sección Primera
De su integración
Artículo 5. El COTECIAD se integrará de la manera siguiente:
I. Presidencia: Titular de la Coordinación de Archivo del Tribunal;
II. Secretaría Técnica: Titular de la Subdirección de Archivos y Documentación del Tribunal;
III. Vocalías: Las personas Titulares de cada área del Tribunal y las personas representantes que designe cada magistratura, y
IV. Representaciones:
a) Dirección General Jurídica;
b) Contraloría Interna;
c) Unidad de Servicios Informáticos;
d) Dirección de Planeación y Recursos Financieros, y
e) Unidad de Transparencia.
A quienes se hace referencia en las fracciones I y III, tendrán derecho a voz y voto; en el caso de las fracciones II y IV sólo tendrán derecho a voz.
En las sesiones se podrá invitar a personas servidoras públicas del Tribunal o aquellas que no siéndolo, se considere que pueden ayudar en la definición de algún asunto sometido a consideración del COTECIAD, en razón de sus funciones, conocimiento y/o experiencia en materia archivística.
Las personas invitadas a las sesiones del COTECIAD, solo tendrán derecho a voz.
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Sección Segunda De las suplencias
Artículo 6. En caso de inasistencia a las sesiones del COTECIAD, las personas que lo integren podrán designar a quien les supla, observando lo siguiente:
I. La Presidencia designará a la persona suplente;
II. La Secretaría Técnica será suplida por quien se encuentre a cargo de la Jefatura del Departamento de Archivos del Tribunal, y
III. Las vocalías y representaciones serán suplidas por quien designe la persona titular del área o ponencia del Tribunal que corresponda.
Las personas integrantes del COTECIAD solo podrán ser suplidas, hasta en dos ocasiones no consecutivas durante el año que corresponda, salvo que exista algún impedimento debidamente justificado que imposibilite su asistencia a las sesiones a las que fueren convocadas.
Quien sea suplente deberá conocer la documentación relacionada con el o los asuntos a tratar en la sesión, a fin de estar en aptitud de emitir sus opiniones o su voto, en su caso, ambos; además contará con los mismos derechos y obligaciones que corresponden al cargo que represente.
Solo se permitirá la intervención de suplentes, cuya participación haya sido comunicada a la Presidencia mediante oficio, antes del inicio de la sesión.
CAPÍTULO III
De las funciones de quienes integran el COTECIAD Sección Primera
De las funciones de la Presidencia
Artículo 7. La Presidencia del COTECIAD tendrá las funciones siguientes:
I. Representar...
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