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Reglamento Interno para el Archivo Historico y Administrativo del Municipio de el Marques, Queretaro

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Vincent

REGLAMENTO INTERNO PARA EL ARCHIVO HISTORICO Y ADMINISTRATIVO DEL MUNICIPIO DE EL MARQUES, QRO.

ULTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIODICO OFICIAL: 18 DE SEPTIEMBRE DE 2009.

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Querétaro, el viernes 9 de enero de 2009.

LIC. ENRIQUE VEGA CARRILES, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE EL MARQUÉS, QRO., HACE SABER A SUS HABITANTES QUE CON FUNDAMENTO EN LOS ARTÍCULOS 115 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Y 30 FRACCIÓN I, 146 Y 147 DE LA LEY PARA LA ORGANIZACIÓN POLÍTICA Y ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO LIBRE DEL ESTADO DE QUERÉTARO, Y

CONSIDERANDO.

Por lo anteriormente expuesto, el Ayuntamiento de El Marqués, Qro., en Sesión Ordinaria de Cabildo de fecha 22 de Diciembre del 2008, tuvo a bien aprobar el siguiente:

REGLAMENTO INTERNO PARA EL ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DEL MUNICIPIO DE EL MARQUÉS, QRO.

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 44
ARTÍCULO 1 El presente Reglamento es de observancia general, de orden público e interés social y tiene por objeto regular las funciones y actividades del Archivo Municipal, estableciendo las normas, principios y métodos para el suministro, uso, control, custodia, conservación, producción, reproducción, selección y depuración de la documentación que produce y/o recibe la administración pública

Documentos que puedan tener valor histórico, sean manuscritos, impresos gráficos, audiovisuales, sonoros, ópticos, legibles por máquina, documentos electrónicos y todos aquellos que por su contenido sirvan de testimonio, tales como actas, acuerdos, cartas, decretos, reglamentos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, tratados, sentencias, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnetofónicas, casetes, disquetes, discos compactos videos digitales y todos los afines.

ARTÍCULO 2 El Archivo Municipal de El Marqués Qro., es la dependencia de la Secretaría de Administración encargada de administrar, resguardar y difundir el acervo histórico y administrativo existente en el mismo, así como rescatar y recopilar aquellos documentos que deban permanecer en él.
ARTÍCULO 3 El presente Reglamento regulará la integración, organización y funcionamiento del Archivo Municipal, de conformidad con los siguientes objetivos:

  1. Integrar y vincular la documentación a través de un marco de organización común a todas las dependencias municipales dedicadas a la administración de servicios documentales, a fin de mejorar y organizar los servicios archivísticos convirtiéndolos en banco de datos;

  2. Normalizar el flujo documental entre las Dependencias y el servicio del Archivo tanto Administrativo como Histórico;

  3. Difundir y facilitar el uso de la información del Archivo Municipal; y

  4. Conservar en condiciones adecuadas los acervos del Archivo Municipal. Para cumplir los objetivos anteriores, se podrán utilizar las técnicas, sistemas o procedimientos más avanzados, capaces de modernizar y actualizar sus actividades.

ARTÍCULO 4 Las dependencias del Municipio concentrarán en el Archivo Municipal, la documentación concluida en los meses de mayo a julio de cada año, debidamente clasificada y dentro del sistema propio del archivo, expidiéndose acuse de recibo correspondiente.
ARTÍCULO 5 Para efectos del presente Reglamento se considera:

  1. Ayuntamiento: Al Ayuntamiento del Municipio de El Marqués, Qro.;

  2. Acta de Transferencia: Escrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos;

  3. Administración de documentos: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico;

  4. Archivística: Ciencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos que ahí se conservan;

  5. Archivo: Se considera con cinco acepciones:

    1. Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos y/o recibidos en el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades Municipales, clasificados conforme al presente Reglamento;

    2. La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo;

    3. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio;

    4. Unidad de gestión documental; y

    5. Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados;

  6. Archivo de concentración: Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia;

  7. Archivo de trámite: Es aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión;

  8. Archivo histórico: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos;

  9. Catálogo: Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográfica son:

    1. Número progresivo de la ficha;

    2. Cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental;

    3. Lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece;

    4. Elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento;

    5. Participante: nombre y apellido de los personajes que registren el documento, sus profesiones, oficios o cargos;

    6. Temas contenidos, usando la terminología de los documentos y registrando los fenómenos más relevantes que se mencionan;

    7. Figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones;

    8. En caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera ubicación topográfica indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expediente que le corresponde en el volumen o caja y número de folios (inicio y fin) en el volumen;

  10. Colección: Conjunto inorgánico de documentos que se reúne y se ordenan en función de criterios subjetivos, independientemente de su procedencia;

  11. Confidencialidad documental: Carácter o atribución de secreto o privacidad que presentan muchos documentos o información, durante la fase administrativa por la cual, se les aplica restricción al acceso;

  12. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos, métodos y/o medidas destinados a asegurar la preservación, la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos;

  13. Conservación precaucional: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración;

  14. Consulta: Función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas. También es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene;

  15. Cuadro general de clasificación archivística: Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones de la dependencia o entidad municipal, con base en sus facultades, atribuciones y actividades. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series);

  16. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos;

  17. Depuración: Eliminación de aquella documentación que haya preescrito en sus valores documentales, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos;

  18. Descripción: Forma de reseñar la documentación dando a conocer su contenido y el contexto en que se produjo;

  19. Descripción archivística: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario, y el Catálogo;

  20. Documentación: Los expedientes, legajos, mamotretos, recopilaciones, minutas, paquetes, protocolos, apéndices, libros de registro, periódicos, impresos, memorias, informes, planos, fotografías, archivos electrónicos; y lo que en su conjunto conlleve documentación seriada, epistolar, registral, legal, contable, administrativa, circunstancial y/o la prolongación del soporte original que por su naturaleza, características e importancia deban conservarse en el Archivo Municipal;

  21. Documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente que se conserva en el archivo de trámite;

  22. Documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración;

  23. Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y/o testimonios de las acciones de la dependencia o entidad Municipal, por lo que debe conservarse permanentemente;

  24. Documento de archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico. Fiscal o contable, creado, recibido, manejado y/o usado en el ejercicio de las facultades...

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