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Reglamento del Instituto Monclovense de Documentacion y Archivo Historico Municipal

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Vincent

REGLAMENTO DEL INSTITUTO MONCLOVENSE DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO HISTORICO MUNICIPAL DE COAHUILA

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en la Primera Sección del Periódico Oficial del Estado de Coahuila, el martes 17 de diciembre de 2002.

El R. Ayuntamiento de Monclava con fundamento en los Artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 131 fracción X de la Constitución Política del estado Libre y Soberano de Coahuila; 181 y 182 fracción III inciso 28 del Código Municipal para el Estado de Coahuila; así como lo dispuesto en los Artículos 2° y 4° de la Ley Estatal de Documentación vigente:

DECRETA:

EL REGLAMENTO DEL INSTITUTO MONCLOVENSE DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO HISTORICO MUNICIPAL

CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 50
ARTICULO 1

El presente Reglamento es de orden público e interés social así como de observancia obligatoria y tiene por objeto normar, regular y coordinar la administración, concentración y conservación de los documentos de interés público, que reciba o emita la Autoridad Municipal de las disposiciones que se contienen en los artículos 2°, 4° y demás relativos a la Ley Estatal de Documentación vigente para el estado de Coahuila.

ARTICULO 2

Para los efectos de este Reglamento el Instituto que se denominará Archivo Histórico Municipal tendrá su domicilio en el Museo Coahuila y Texas en la ciudad de Monclova Coahuila sin perjuicio de establecer en otras poblaciones de este municipio, las oficinas que se estimen necesarias para el cumplimiento de la conservación y custodia de los documentos generados por los Servidores Públicos, así como la divulgación que del mismo deba realizarse.

ARTICULO 3 Para los efectos del presente Reglamento para la prestación de los servicios externos del Archivo Municipal se definirán los siguientes términos:

  1. REGLAMENTO: El presente ordenamiento.

  2. DOCUMENTACION DE INTERES PUBLICO: Toda representación generada por la actividad de una persona física o moral que dé constancia de un hecho o acto pasado, que por su contenido de información sea de valor común.

  3. UNIDADES ORGANICAS: Las áreas o unidades que constituyen las distintas dependencias y entidades que integran la estructura orgánica de los poderes del Estado y de los Municipios.

  4. UNIDADES DOCUMENTALES: Los archivos, bibliotecas, hemerotecas y cualesquier otro acervo que se encuentren en documentos para su gestión, custodia, organización o consulta.

  5. COMISION DICTAMINADORA: La Comisión Dictaminadora de Depuración y eliminación de documentos prevista por el presente ordenamiento.

  6. EL PATRONATO: Es el órgano auxiliar del IMD para la conservación y fomento del patrimonio histórico del municipio de Monclova.

  7. EL COORDINADOR GENERAL: Será el titular del IMD quien representará, dirigirá y ejecutará las actividades administrativas acordadas por los órganos de gobierno del IMD.

  8. COMISION CONSULTIVA: Son los integrantes del Cabildo, el Secretario del Ayuntamiento, el Coordinador del IMD y 3 miembros del patronato, quienes estudiarán y dictaminarán sobre los asuntos indicados con este ordenamiento.

  9. COMISION PARA LA DEPURACION Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS: Son los integrantes de comisión consultiva, un especialista en la materia y el responsable del departamento generador de los documentos.

ARTICULO 4 Corresponde al Ayuntamiento: Satisfacer los requerimientos económicos del Instituto Municipal de Documentación de acuerdo al presupuesto anual que se apruebe conforme a este Reglamento y las leyes aplicables.
ARTICULO 5 Corresponde al Ayuntamiento por conducto del Instituto Municipal de Documentación:

  1. Normar, regular y preservar los acervos, expediente; registros; y en general todos aquellos documentos administrativos e históricos de las dependencias y entidades de las autoridades municipales, supervisando y asesorando a las Dependencias Municipales en las mejores técnicas a seguir para este objeto.

  2. Aplicar y hacer observar, en el ámbito de la competencia del municipio de Monclova, Coahuila, la Ley General de Documentación para el Estado de Coahuila.

  3. Intervenir asesorando, supervisando y en su caso, administrando, en la adquisición, recepción, control, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo, restauración, transferencia, selección, depuración, destrucción o inminación de todo el acervo documental del gobierno municipal, así como en las actividades enfocadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación.

CAPITULO SEGUNDO Artículos 6 y 7

DEL PATRIMONIO DEL INSTITUTO

ARTICULO 6 El Patrimonio del Instituto se integrará con:

  1. Las aportaciones que en bienes muebles e inmuebles le conceda el R. Ayuntamiento de Monclava.

  2. Los derechos y bienes muebles e inmuebles que tiene a su disposición el Archivo Municipal del R. Ayuntamiento de Monclova para el cumplimiento de sus funciones.

  3. Los recursos presupuestales que mensual o anualmente le asigne el R. Ayuntamiento de Monclova.

  4. Los subsidios, subvenciones, aportaciones, bienes y demás ingresos que los Gobiernos Federal y Estatal, las entidades paraestatales o paramunicipales y los particulares le otorguen o destinen.

  5. Los rendimientos, recuperaciones, bienes y demás ingresos que le generen sus actividades, inversiones, bienes, operaciones y los servicios que presten.

  6. Las donaciones, herencias y legados que se hicieren a su favor.

  7. En general, los demás bienes, derechos e ingresos que obtengan por cualquier título legal.

ARTICULO 7 Los bienes muebles e inmuebles que integran el patrimonio del Instituto, estarán sujetos a lo previsto por la legalización de la materia.
CAPITULO TERCERO Artículos 8 a 14

ORGANOS DE GOBIERNO Y LA COORDINACION

ARTICULO 8 Los Organos de Gobierno del Instituto serán:

  1. El patronato.

  2. La Coordinación General.

ARTICULO 9 El Instituto Municipal de Documentación contará con un Patronato que será el órgano auxiliar para la conservación y fomento de su patrimonio

Será un organismo autónomo que se regirá por su propia Acta Constitutiva y Estatutos, debiendo de observar en lo conducente el presente Reglamento.

ARTICULO 10 El Patronato para el cumplimiento de su objetivo, tendrá las siguientes atribuciones:

  1. Coadyuvar con el Coordinador General en la conservación y preservación de los acervos documentales e históricos.

  2. Supervisión y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles del Patronato del Archivo Municipal.

  3. Apoyar a la Coordinación en la elaboración de proyectos y programas que permitan incrementar el patrimonio económico, técnico y material del Instituto Municipal.

  4. Manejar fondos especiales y operar recursos financieros con instituciones de crédito a efecto de llevar a cabo inversiones que permitan incrementar el patrimonio del Instituto Municipal.

  5. Gestionar y promover el incremento de los fondos del Instituto Municipal organizado, para ello, eventos de recuperación económica y toda clase de iniciativas y actividades ante dependencias y organismos públicos y privados para el cumplimiento de sus funciones.

  6. Nombrar y aprobar a los integrantes de la Comisión Consultiva y la Comisión para la depuración y eliminación de Documentos.

ARTICULO 11 El Instituto Municipal para la administración de documentos contará con:

  1. Un Coordinador General.

  2. Una Comisión consultiva.

  3. Una Comisión para la depuración y eliminación de Documentos.

ARTICULO 12 Las atribuciones y obligaciones de los integrantes del Patronato serán:

  1. Del Presidente:

    1. Convocar a través del Secretario a los integrantes de la Junta de Gobierno, a Reunión Ordinaria o Extraordinaria.

    2. Disponer el Orden del Día y ordenar su notificación; así como vigilar la elaboración de las actas de las reuniones, y disponer el cumplimiento de los acuerdos.

    3. Las demás que le confiere este decreto y la legislación correspondiente.

  2. Del Secretario:

    1. Elaborar bajo la supervisión del Presidente el orden del día de cada sesión, y remitirla a los miembros del Patronato.

    2. Elaborar el calendario de sesiones y someterlo a la consideración del Patronato.

    3. Tomar la votación de los miembros presentes en cada sesión.

    4. Levantar y autorizar con su firma las actas correspondientes a las sesiones que celebre el Patronato, en las que se precisarán los acuerdos tomados, y el sentido de la votación.

    5. Dar seguimiento a los acuerdos y medidas adoptadas por el Patronato en la esfera de su competencia.

    6. Convocar a los integrantes del Patronato a Reunión Ordinaria o Extraordinaria a petición de las dos terceras partes de sus miembros; y

    7. Las demás que le señale el Patronato, este Reglamento y otras disposiciones aplicables.

  3. De los Vocales:

    1. Desempeñar las comisiones que le sean asignadas por el Patronato.

    2. Asistir alas sesiones del Patronato con voz y Voto.

    3. Integrar los grupos de trabajo que se organicen para la realización de tareas específicas.

    4. Realizar las investigaciones necesarias a efecto de dar cumplimiento al objeto del Instituto.

    5. Desempeñar las atribuciones que les asigne expresamente el Reglamento del Instituto.

    6. Suscribir las actas de las sesiones a que asistieren; y

    7. Las demás que les confiera el presente Reglamento y otras disposiciones aplicables.

  4. Del Comisario:

    1. Vigilar que la administración de los recursos y el funcionamiento del Instituto se realicen conforme a este decreto y los demás ordenamientos legales aplicables, así como los planes y presupuestos aprobados.

    2. Practicar la auditoria de los estados financieros y aquellas de carácter administrativo que se requieran.

    3. Recomendar al Patronato y al Coordinador General del Instituto, las medidas correctivas que considere convenientes para la mejor organización y funcionamiento del propio Instituto.

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