Reglamento para el Funcionamiento del Archivo Judicial
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO JUDICIAL DEL ESTADO DE MORELOS
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Morelos, el miércoles 13 de febrero de 2013.
Al margen izquierdo un Escudo Nacional que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Gobierno del Estado Libre y Soberano de Morelos.
EL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, REUNIDO EN PLENO EN SESIÓN ORDINARIA DE FECHA ONCE DE DICIEMBRE DEL DOS MIL DOCE Y EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE CONCEDEN LOS ARTÍCULOS 92 Y 92-A FRACCIONES III Y IV DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS Y EL ARTÍCULO 117 FRACCIÓN VIII DE LA LEY ORGÁNICA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS.
CONSIDERANDO.
QUINTO. Que una de las facultades del pleno del Consejo de la Judicatura es la de tomar a su cargo la administración, vigilancia y disciplina del Poder Judicial y expedir los acuerdos generales para el adecuado ejercicio de sus funciones, en términos de lo dispuesto por el artículo 117 fracción XVI de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Morelos. Que en esa virtud, ha tenido a bien expedir el siguiente:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO JUDICIAL
Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Morelos.
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Archivo Judicial: Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Morelos.
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Consejo: Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Morelos.
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Ley de Documentación. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos.
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Ley de Transparencia: Ley de Información Pública, Estadísticas y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos
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Ley General de Bienes: Ley General de Bienes del Estado de Morelos
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Ley Orgánica: Ley Orgánica del Poder Judicial para el Estado de Morelos.
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Pleno: Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Morelos.
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Presidente: Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Morelos.
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Reglamento: Reglamento del Archivo Judicial del Poder Judicial del Estado de Morelos.
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Tribunal: Tribunal Superior de Justicia del Estado de Morelos.
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Instituto: Instituto Estatal de Documentación de Morelos
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IMIPE: Instituto Morelense de Información Pública y Estadística.
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SEDA: Sistema Estatal de Documentación y Archivo.
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Acervo Judicial: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares generados por los órganos jurisdiccionales en ejercicio de sus funciones sustantivas.
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Archivo electrónico: Conjunto de documentos como apoyo de una actividad, que se conservan y transmiten mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas, con el fin de garantizar su valor informativo legal, así como permitir su acceso mediante tecnologías de la información.
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Autentificación: Identificación de los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no solo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.
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Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por una persona o dependencia, para servir de testimonio e información de quien la produce.
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Archivo de Trámite: Son los expedientes que se forman y que se encuentran depositados en los Juzgados, Salas y Áreas administrativas en el ejercicio de su función jurisdiccional y de administración.
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Archivo de Concentración: Los expedientes que ya no están activos en los diversos órganos jurisdiccionales, pero que es necesario conservarlos hasta que reúnan los supuestos para su depuración o destrucción o bien hasta que se determine si son susceptibles de ser considerados como documentos históricos; así como aquellos expedientes no concluidos (Activos), y que atendiendo a la Ley Orgánica deben ser transferidos al Archivo Judicial General, para efectos de su valoración y baja documental.
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Archivo Histórico: Los expedientes que han sido seleccionados para su conservación permanente por el valor y trascendencia de la información que contienen, y que constituyen la memoria histórica del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado de Morelos.
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Acuerdo de desincorporación: El pronunciamiento que se realiza en un acto de depuración o destrucción de expedientes o parte de éstos en el que se precisa que dichos documentos, parcialmente o en su totalidad, carecen de valor histórico y jurídico, por lo que pueden ser destruidos parcial o totalmente.
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Asuntos concluidos: Expedientes relativos a un proceso jurisdiccional en los cuales, conforme a la legislación aplicable, se ha dictado la última resolución, bien sea porque la sentencia correspondiente causó ejecutoria y no requiere ejecución alguna o porque requiriéndola, existe proveído en el que se determinó que quedo enteramente cumplida.
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Baja Documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
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Catálogo de Disposición Documental. Registro general y sistemático que establece en concordancia con el cuadro general de Clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental.
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Catálogo de información Clasificada. Clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino.
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Documento Electrónico, Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico, su tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.
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Certificación Digital: Acto por el cual un servidor público da fe pública mediante firma electrónica que una copia digital corresponde al original del documento digitalizado.
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Comité Técnico de Valoración, Dictaminación y Depuración de Archivos. Tendrá la facultad de confirmar los valores jurídicos, legales, administrativos y fiscales de los documentos y expedientes producidos por los diversos órganos jurisdiccionales y áreas administrativas; será el único órgano responsable de autorizar la baja y destrucción de expedientes y documentos, a efecto de determinar cuáles deben conservarse y destruirse.
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Depuración: Proceso de selección de archivos derivado de la evaluación y valoración de documentos, mediante el cual se elige aquellos expedientes que a pesar de haber concluido su trámite, es susceptible de ser considerada como histórica o de relevancia documental por tanto debe conservarse; y aquellos que causan baja definitiva y por tanto deben ser eliminados del archivo de concentración y destruidos.
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Dictamen: Opinión técnica o jurídica emitida por el Comité Técnico de Valoración, Dictaminación y Depuración de Archivos con respecto al destino final de la documentación, previa selección y valoración de la misma.
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Desincorporación: Pronunciamiento que se realiza en un acta de depuración o destrucción de expedientes en la cual se precisa si dichos documentos, parcialmente o en su totalidad, carecen de valor histórico y jurídico, por lo que pueden ser destruidos parcial o totalmente.
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Destrucción: La desintegración material de la totalidad de un documento.
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Fondo: Expedientes que conforman el acervo documental producido por el H. Tribunal Superior de Justicia del Estado de Morelos.
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Metadatos: Datos que describen los atributos de otros datos, comúnmente describen la estructura, elementos, interrelaciones y otras características de los registros electrónicos, su contexto, contenido, estructura y su gestión a lo largo del tiempo.
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Migración: Transferencias de registros electrónicos desde un formato, soporte o sistema informático a otro.
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Soporte de almacenamiento: Controles adicionales para la migración de recursos electrónicos por ejemplo: Cinta magnética, CD, o disco óptico, que pueden estar ubicados en un archivo físico.
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Integridad. Controles de los documentos electrónicos que son necesarios para garantizar que un documento está completo y no haya sido alterado.
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Subfondo: Expedientes producidos por los órganos jurisdiccionales, Salas y áreas administrativas del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado.
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Transferencia Primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de un archivo de trámite al archivo de Concentración, previa valoración y depuración realizada por el órgano...
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