Reglamento del Archivo Histórico del Municipio de Mexicali
| Fecha de publicación | 23 Junio 2000 |
| Estado | Baja California |
| Municipio | Mexicali |
REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTORICO DEL MUNICIPIO DE MEXICALI, BAJA CALIFORNIA
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Sección I del Periódico Oficial del Estado de Baja California, del viernes 23 de junio de 2000.
ASUNTO:
EL C. LIC. MARIO LUIS CORRAL CALIGARIS, SECRETARIO DEL H. XVI AYUNTAMIENTO DE MEXICALI, BAJA CA LIFORNIA, POR MEDIO DE EL PRESENTE.
CERTIFICA:
Que en el libro de actas de sesiones ordinarias y extraordinarias, del Cabildo de Mexicali, en el acta No. 52 de la Sesión Ordinaria celebrada el día veintitrés de mayo del año dos mil en cumplimiento del cuarto punto del orden del día se tomó el siguiente acuerdo que a la letra dice:
ACUERDO: "EL XVI AYUNTAMIENTO DE MEXICALI, APRUEBA POR UNANIMIDAD, EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE MEXICALI, BAJA CALIFORNIA, EN LOS TÉRMINOS DEL DOCUMENTO QUE SE ANEXA AL PRESENTE."
Se extiende la presente de conformidad con el artículo 51 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal del Estado de Baja California, en la ciudad de Mexicali, Baja California, a los treinta días del mes de mayo del año dos mil, para los efectos legales a que haya lugar.
ATENTAMENTE.
LIC. MARIO LUIS CORRAL CALIGARIS
SECRETARIO DEL XVI AYUNTAMIENTO
(RÚBRICA)
REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE MEXICALI, BAJA CALIFORNIA
CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- El Municipio de Mexicali, Baja California, contará con un Archivo Histórico en el que se resguardarán de manera definitiva los documentos históricos que genere el gobierno municipal, y los que teniendo el mismo carácter y relación con el Municipio, le entreguen otros órdenes de gobierno, o los particulares.
Artículo 2.- El presente reglamento tiene por objeto:
I.- Establecer las normas a que se sujetará la selección, clasificación, conservación y difusión de los documentos históricos que integren el acervo del Archivo; y,
II.- Regular la organización y funcionamiento del departamento de la Dirección, responsable del Archivo.
Artículo 3.- Para efectos del presente Reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas:
I.- Archivo.- Es el Archivo Histórico del Municipio;
II.- Archivo de concentración.- Es el archivo de concentración a cargo del Departamento para la Administración de Documentos del Gobierno Municipal de la Secretaría del Ayuntamiento;
III.- Ayuntamiento.- Es el Ayuntamiento de Mexicali, Baja California, en su carácter de órgano colegiado responsable del gobierno del Municipio;
IV.- Comisión.- Es la Comisión Dictaminadora de Selección que en los casos necesarios, actuará como órgano técnico designado por el Consejo Consultivo a propuesta y bajo la dirección del Titular del Archivo, para llevar a cabo el procedimiento de depuración de documentos que se reciban o recaban por el mismo Archivo;
V.- Consejo Consultivo.- Es el Consejo Consultivo del Archivo, cuya integración y funciones se establecen en el presente Reglamento;
VI.- Departamento.- Es el Departamento para la Administración de Documentos del Gobierno Municipal, dependiente de la Secretaría del Ayuntamiento;
VII.- Dirección.- Es la Dirección de Cultura del Ayuntamiento;
VIII.- Municipio.- Es el Municipio de Mexicali, Baja California;
IX.- Reglamento para la Administración de Documentos.- Es el Reglamento para la Administración de Documentos Públicos del Municipio de Mexicali, Baja California; y,
X.- Titular.- Es el Titular del Departamento de la Dirección, responsable del Archivo Histórico.
Artículo 4.- Para efectos de la interpretación y aplicación del presente Reglamento, se estará a las definiciones que se establecen en el Reglamento para la Administración de Documentos, así como a las siguientes:
I.- Conservación documental.- Consiste en la aplicación de técnicas específicas para preservar el soporte del documento, así como la información registrada en el mismo;
II.- Depuración.- Es el procedimiento de selección de documentos, que tiene por objeto determinar cuáles deben conservarse de manera definitiva por contener un valor histórico, cultural o de interés público; y cuáles deben eliminarse por ser irrelevantes para el Municipio y la colectividad;
III.- Descripción documental.- Son las funciones inherentes para hacer posible el conocimiento y localización de los documentos, una vez identificadas y enumeradas sus características internas y externas;
IV.- Difundir.- Dar a conocer la riqueza del acervo documental al público, para contribuir a la conciencia histórica y al fortalecimiento de la identidad cultural;
V.- Documento histórico.- Documento que tiene un valor permanente por estar vinculado a una etapa o acontecimiento de trascendencia para el Municipio;
VI.- Documento de interés público.- Es la representación material que se genere en el desarrollo de las atribuciones o en el ejercicio de las funciones, en el que conste un hecho o acto del gobierno municipal, que por su valor cualitativo o cuantitativo en sí, adquiere importancia para la colectividad y el Municipio;
VII.- Documento administrativo.- El documento autorizado por instancia competente, que acredita actuaciones realizadas en el ámbito de la administración pública y en el ejercicio de la función pública en general; y,
VIII.- Guía.- Instrumento capaz de dar orientaciones breves, exactas y comprensivas, de cada fondo del acervo documental, de sus posibilidades de información, de los trabajos ya realizados sobre éstos y de los servicios que el archivo preste.
Artículo 5.- Serán objetivos del Archivo los siguientes:
I.- Seleccionar, clasificar, organizar, conservar, restaurar, describir y difundir, los documentos históricos generados por el Ayuntamiento, las dependencias y las entidades de la Administración Pública Municipal;
II.- Incrementar su acervo documental gestionando la recepción de documentos históricos relacionados con el Municipio, que mantengan las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, otros órdenes de gobierno, instituciones, o particulares;
III.- Organizar la documentación que integre su acervo, a fin de facilitar su consulta por las personas interesadas; y,
IV.- Difundir el contenido y utilidad de su acervo documental.
Artículo 6.- El Archivo contará con los espacios físicos adecuados para el resguardo de los documentos a su cargo, así como con el mobiliario necesario para el buen funcionamiento de las tareas archivísticas.
En dichos espacios deberán aplicarse las medidas de seguridad e higiene suficientes, que permitan mantener en óptimo estado y garantizar la conservación de los documentos que integren el acervo.
Artículo 7.- El Archivo contará con una sección de servicios técnicos de apoyo y reprografía, con el fin de optimizar la conservación y manejo documental, mediante la utilización de equipos y sistemas auxiliares.
Artículo 8.- El Archivo dividirá su acervo en las secciones necesarias para mantener el orden y facilidad en la consulta de los documentos. Además contará con: hemeroteca, biblioteca, fototeca, discoteca, videoteca, filmoteca, mapoteca, y las secciones para discos ópticos, compactos y demás medios electrónicos de resguardo de información, debidamente clasificadas, ordenadas, y descritas.
CAPÍTULO SEGUNDO
DE LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTÓRICO
SECCIÓN PRIMERA
DE LAS ATRIBUCIONES DEL TITULAR
Artículo 9.- El Titular tendrá las siguientes atribuciones:
I.- Las establecidas para los jefes de departamentos en el Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento;
II.- Determinar y ejecutar las medidas que sean necesarias para mejorar las condiciones del Archivo y procurar que se cumplan sus fines;
III.- Proponer a quien corresponda, la ejecución de las acciones necesarias para salvaguardar los documentos de valor histórico existentes en otros archivos;
IV.- Reproducir en copias fotostáticas, o cualquier otro medio, documentos que tenga bajo su custodia el Archivo, a fin de preservarlos de su deterioro o destrucción;
V.- Proponer al Consejo Consultivo, la emisión del Reglamento para la Consulta de Documentos del Archivo, así como manuales e instructivos relativos al manejo del acervo documental del mismo;
VI.- Vigilar que en las actividades del Archivo, se observen las disposiciones del presente Reglamento, así como de los manuales e instructivos...
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