Acuerdo General 2/2013 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, relativo a la administración documental y archivos de las áreas administrativas del propio Consejo
| Fecha de disposición | 23 Enero 2013 |
| Fecha de publicación | 23 Enero 2013 |
| Emisor | CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL |
| Sección | PRIMERA. Poder Judicial |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Consejo de la Judicatura Federal.- Secretaría Ejecutiva del Pleno.
ACUERDO GENERAL 2/2013, DEL PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL, RELATIVO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LAS AREAS ADMINISTRATIVAS DEL PROPIO CONSEJO.
CONSIDERANDO
PRIMERO. Por decretos publicados en el Diario Oficial de la Federación el treinta y uno de diciembre de mil novecientos noventa y cuatro, veintidós de agosto de mil novecientos noventa y seis, así como del once de junio de mil novecientos noventa y nueve, se reformaron, entre otros, los artículos 94, 99 y 100 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, modificando así la estructura y competencia del Poder Judicial de la Federación;
SEGUNDO. En términos de lo dispuesto por los artículos 94, segundo párrafo; 100, párrafos primero y octavo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 68 y 81, fracción II, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, el Consejo de la Judicatura Federal es el órgano encargado de la administración, vigilancia y disciplina de los tribunales de Circuito y juzgados de Distrito, con independencia técnica, de gestión y para emitir sus resoluciones. Además, tiene facultades para expedir acuerdos generales que permitan el adecuado ejercicio de sus funciones;
TERCERO. El Acuerdo General 65/2006 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que establece los lineamientos para la organización, conservación, custodia, guarda y destino final de los archivos de las unidades administrativas y órganos auxiliares ha sido el medio para institucionalizar los lineamientos, criterios, mecanismos y actividades para la organización, descripción, clasificación, conservación y destino final de los expedientes que integran los archivos de las áreas administrativas del Consejo de la Judicatura Federal; así como, coadyuvar a que los acervos con valores documentales se conserven íntegros y disponibles con el fin de facilitar su acceso y recuperación;
CUARTO. Según lo establece la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el veintitrés de enero de dos mil doce, el Consejo de la Judicatura Federal como sujeto obligado emitirá las disposiciones normativas que se requieran para su cumplimiento. En tal sentido, es necesario ampliar, modificar y precisar diversos aspectos en los instrumentos normativos aplicables que permitan la mejora del sistema de archivos y su administración documental.
En consecuencia, con fundamento en los artículos constitucionales y legales invocados, el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal emite el siguiente
ACUERDO
El objeto de este Acuerdo General es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de las áreas administrativas del Consejo de la Judicatura Federal, así como coadyuvar a que los acervos con valores documentales se conserven íntegros y disponibles con el fin de facilitar su acceso y recuperación, en forma armónica y complementaria con las disposiciones existentes en el orden jurídico.
Para ello, contará con el auxilio de la Contraloría del Poder Judicial de la Federación, de la Secretaría Ejecutiva de Vigilancia, Información y Evaluación y del Archivo General, en el ámbito de sus respectivas competencias.
Además de las definiciones señaladas en la Ley Federal de Archivos y para los efectos del presente acuerdo se entenderá por:
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Area coordinadora de archivos: a la Unidad de Archivo General del Consejo;
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Areas administrativas: las señaladas en el Acuerdo General del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal que regula la organización y funcionamiento del propio Consejo;
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Consejo: el Consejo de la Judicatura Federal;
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Comisión: la Comisión para la Transparencia, Acceso a la Información Pública Gubernamental y Protección de Datos Personales;
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Custodia: responsabilidad sobre el cuidado de los documentos en cuanto a su posesión física, que no implica la propiedad jurídica y tampoco el derecho a restringir su acceso a las personas legalmente autorizadas;
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Depuración: retiro de aquellos documentos que no son parte del procedimiento, trámite o gestión que integra el expediente, o bien que carecen de valores documentales;
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Descripción archivística: Proceso por el cual se elabora una representación exacta de los documentos y expedientes de archivo mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información y que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar tales documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido;
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Dictamen de valoración documental: documento técnico que elabora y autoriza el Archivo General para determinar el destino final de los expedientes;
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Documento: información que ha quedado registrada de alguna forma, con independencia de su soporte o característica;
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Ficha técnica de prevaloración: documento técnico elaborado por las áreas administrativas que contiene la descripción de las funciones o atribuciones que dieron origen a los expedientes, carácter de esas funciones o atribuciones, valores documentales y datos básicos de los archivos, así como la metodología de valoración, que se realiza para la solicitud de baja o transferencia secundaria de expedientes;
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Función: aquélla que se plantea como sustantiva para el Consejo, identificada como Administración de Justicia, Carrera Judicial, Vigilancia, Disciplina, Administración de Recursos o Apoyo Institucional;
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Gestión documental: conjunto de normas, técnicas y prácticas empleadas para administrar el flujo de documentos elaborados y recibidos por las áreas administrativas que conforman el Consejo;
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Ley: la Ley Federal de Archivos;
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Pleno del Consejo: el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal;
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Soporte: materia física o medio en el que se contiene la información registrada;
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Subfondo: división del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí, que corresponde a las subdivisiones administrativas del Consejo;
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Valor administrativo: es aquel que poseen un documento, expediente o serie documental para el área, relacionada con el trámite, asunto o procedimiento. Este valor se encuentra en todos los documentos elaborados y recibidos por las áreas administrativas del Consejo, los que responden a las actividades y procesos vinculados a sus funciones y atribuciones;
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Valor contable: el que poseen los documentos o expedientes que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables;
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Valor fiscal: valor de los documentos o expedientes que sirven de explicación, justificación y comprobación de operaciones fiscales; y
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Valor legal: aquél que tienen los documentos o expedientes de acuerdo a lo estipulado por las disposiciones normativas.
Este manual y sus actualizaciones deben ser autorizados por la Comisión.
De la organización de los Archivos
De la administración de documentos
El sistema institucional se integra por las siguientes etapas archivísticas: archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico, las cuales están orientadas a controlar la producción, integración, transferencia, custodia, conservación y destino final de los documentos y expedientes que en cumplimiento de sus funciones y atribuciones generan las áreas administrativas del Consejo.
El titular del Archivo General, además de las señaladas en la Ley, tendrá las siguientes funciones:
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Representar al Consejo ante el Sistema Nacional de Archivos según se establece en el artículo 40 de la Ley;
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Coadyuvar con los responsables de las áreas correspondientes del Poder Judicial de la Federación en la...
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