Aviso por el cual se da a conocer el Manual de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Obras y Servicios, con Número de Registro ME-114-03/14
SECRETARÍA DE OBRAS Y SERVICIOS
Lic. Octavio Pérez Nieto, Director General de Administración en la Secretaría de Obras y Servicios, con fundamento en los artículos 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, 19, 37 y Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y de conformidad con el registro ME-114-03/14 otorgado por la Coordinación General de Modernización Administrativa, emito el siguiente:
AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE OBRAS Y SERVICIOS, CON NÚMERO DE REGISTRO ME-114-03/14.
MANUAL DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SECRETARÍA DE OBRAS Y SERVICIOS
ABRIL DE 2014
ÍNDICE
1. PRESENTACIÓN
2. ANTECEDENTES
3. MARCO JURÍDICO 2013 ADMINISTRATIVO
4. DEFINICIONES
5. OBJETIVO GENERAL
6. DE LAS MODIFICACIONES E INTERPRETACIONES DEL MANUAL
7. INTEGRACIÓN
8. DE LAS FUNCIONES DEL COTECIAD
9. DE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ
9.1 DEL PRESIDENTE
9.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO
9.3 DEL SECRETARIO TÉCNICO
9.4 DE LOS VOCALES
9.5 DE LOS REPRESENTANTES
10. DE LAS CONVOCATORIAS
10.1 DEL CONTENIDO DE LAS CONVOCATORIAS
10.2 DE LAS CONVOCATORIAS A SESIONES ORDINARIAS
10.3 DE LAS CONVOCATORIAS A SESIONES EXTRAORDINARIAS
10.4 DE LOS ASUNTOS URGENTES
10.5 DE LOS ASUNTOS GENERALES
11. DE LAS SESIONES DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO
11.1 DE LOS TIPOS DE SESIONES
11.2 DE LA DURACIÓN DE LAS SESIONES
11.3. DEL DESARROLLO DE LAS SESIONES
11.4 DE LAS VOTACIONES Y ACUERDOS
12. DE LAS ACTAS DE LAS SESIONES
13. FORMATOS
13.1 LISTA DE ASISTENCIA
13.2 ACTA DE INSTALACIÓN DEL COMITÉ
13.3 ACTA DE SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS
13.4 SEGUIMIENTO DE ACUERDOS
14. PROCEDIMIENTO
15. ANEXO
1. PRESENTACIÓN
Con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administran los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades, la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, se actualizan año con año las Circulares Uno y Uno Bis, entre las cuales se encuentran incluidas, las disposiciones específicas de administración de documentos y archivística.
Con base en lo anterior, se realizó un cambio en la Circular Uno y Uno Bis 2011, incorporando el numeral 7 denominado: Administración de Documentos y Archivística.
Los mencionados instrumentos, establecen la obligación de crear, por conducto de las direcciones generales de administración u homólogas para las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades que integran la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades específicas para cada una de ellas.
En el numeral 7.3 de ambos ordenamientos establece la existencia en cada Dependencia, Órgano Desconcentrado, Delegación y Entidad, de un Órgano Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.
Para actualizar esta instrucción, es necesaria la conformación de una estructura normativa que prevea la creación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), considerando que se trata del órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos, para la implementación de las normas y acciones archivísticas institucionales tendientes a la mejora integral de los archivos.
Por lo anterior y a fin de dar cumplimiento a las disposiciones normativas mencionadas, se emite el presente Manual de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Obras y Servicios.
2. ANTECEDENTES
El 19 de noviembre de 1985 se estableció el Sistema Red de Archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación, en el cual se basarían las dependencias del Gobierno Federal, para crear un sistema que permitiera la oportuna toma de decisiones y hacer una administración pública eficaz y eficiente.
Con base en lo anterior el entonces Departamento del Distrito Federal estimó conveniente la creación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, para integrar y coordinar todas las disposiciones que en materia de archivo y documentación, gestione el subsistema de normalización del Sistema Nacional de Archivos, de manera efectiva y coherente con las estrategias del Gobierno Federal.
Mediante acuerdo se crea el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal (COTECIAD), publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de abril de 1985, mismo que permitió la organización y funcionamiento del Sistema de archivos expedito y eficaz, asegurando la toma de decisiones de una manera congruente y racional, terminando su funcionamiento el 5 de diciembre de 1997, cuando cambia la figura jurídica del Distrito Federal.
En 1997 se modifica la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal y su Reglamento Interior, los cuales establecen que en materia normativa en administración de documentos y archivística, será la Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, la que tiene la atribución para normar y vigilar la salvaguarda, preservación, restauración y uso de los archivos de trámite, concentración e histórico.
Con la entrada en vigor de la Circular Uno 2007 de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, se establece en el numeral 7 referente a la "Administración de Documentos y Archivística", los lineamientos y criterios que norman el funcionamiento de los archivos para el Gobierno del Distrito Federal.
Dichos lineamientos contemplan los esquemas de Organización Documental (numeral 7.2), la creación del Sistema de Archivos, que dispone entre otros temas, la conformación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (numeral 7.3), los procesos archivísticos y los Instrumentos de Control Archivístico (numerales 7.4 y 7.5), los esquemas de organización de los Archivos de Oficina, Trámite, Concentración e Histórico, así como los Archivos de Acceso Restringido (numerales 7.6, 7.8, 7.9 y 7.10), la creación del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y las Medidas Preventivas para el cuidado de los Archivos (numerales 7.11 y 7.12), entre otros.
La citada normatividad en materia de archivos no solo ha tenido la virtud de regular el funcionamiento actual de los Archivos en la Secretaría de Obras y Servicios, sino que ha permitido mejorar sustantivamente el funcionamiento de los mismos, coadyuvando a cumplir con su tarea fundamental, preservar la memoria de la Secretaría.
3. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Ley de Archivos del Distrito Federal.
Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal.
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Obras.
Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal.
Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
El marco jurídico es enunciativo, más no limitativo y se ajustará conforme a las disposiciones vigentes en la materia.
4. DEFINICIONES
Para efectos del presente Manual, se entenderá por:
APDF Administración Pública del Distrito Federal.
Áreas Oficina del Secretario, Direcciones Generales y Direcciones.
COTECIAD Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Obras y Servicios.
Ley Ley de Archivos del Distrito Federal.
OIP Oficina de Información Pública de la Secretaría de Obras y Servicios.
Órgano Interno de Control
Subdirección de Servicios Generales de la Dirección General de Administración en la Secretaría de Obras y Servicios.
Vocal Es la persona designada por la o el titular de área para participar en el COTECIAD en su representación, y quien coordina las actividades archivísticas en el área de su adscripción.
Invitados Personas ajenas a la estructura del COTECIAD, que tengan relación con alguno o algunos de los puntos a desarrollar en la Sesión.
5. OBJETIVO GENERAL
Normar la integración y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Obras y Servicios, a través de reglas de actuación que permitan a los servidores públicos que lo integran, la observancia de las normas y disposiciones aplicables en materia de archivos, de administración y resguardo de documentos y estar en posibilidades de establecer, de manera colegiada, las acciones que den cumplimiento a lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y su Reglamento, así como en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
6. DE LAS MODIFICACIONES E INTERPRETACIÓN DEL MANUAL
Las modificaciones al presente Manual se efectuarán a petición del Presidente del Comité, tres o más de sus miembros y deberán ser aprobadas por el propio Comité.
La...
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