Manual de Procedimientos de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal
1 1 de abril de 2016
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Edición:
Primera
Fecha:
Diciembre de 2015
Código:
205101000
Página:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
ÍNDICE
Presentación.
II
Objetivo general.
III
Identificación e interacción de procesos.
IV
Relación de procesos y procedimientos.
V
Descripción de los procedimientos.
1
205101000-01
Organización, coordinación y seguimiento de los programas, proyectos y
acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
2
Recepción, atención y despacho de correspondencia que ingresa a la Unidad
205101000-02
de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
VI
Simbología.
VII
Registro de ediciones.
VIII
Distribución.
IX
Validación.
X
Créditos.
I. PRESENTACIÓN
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones
de vida y constante prosperidad.
Por ello, se impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y
consensos para la solución de las demandas sociales.
El buen gobierno que se busca en el Estado de México es aquel que se sustenta en una administración pública eficiente en el uso de los
recursos, y eficaz en el logro de sus propósitos, y cuya razón de ser la encuentra en la permanente búsqueda del mayor bienestar social.
En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor
para la sociedad. Este modelo suscita la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, e impulsa el cambio de aquellas
que es necesario modernizar.
La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de
la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos
de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de calidad.
El presente manual administrativo documr ita la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de la Secretaría de Educación. La
estructura organizativa, la división del tra*,1 o, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas,
el nivel de centralización o desconcentn .ión, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los
aspectos que delinean "a gestión adminis,
-
ativa de esta Dependencia del Ejecutivo Estatal.
Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es
la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia,
organización, liderazgo y productividad.
II. OBJETIVO GENERAL
Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que proporciona la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar de la
Subsecretaría de Educación Básica y Normal, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo.
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OBIERNO
III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS
Comunicación con el Usuario
r
Demanda de
atención y
seguimiento a
los asuntos
correspondient
es a la
planeación,
evaluación y
control
escolar en
educación
básica y
normal.
Respuesta a
los asuntos
correspondient
es de la
unidad de
planeación,
evaluación y
control
escolar.
Seguimiento de
los programas,
proyectos y
acciones de la
Subsecretaría de
Educación Básica.
Correspondencia
que ingresa a la
Unidad de
Planeación,
Evaluación y
Control Escolar
atendida.
L
Proceso
sustantivo
Planeación, Evaluación y Control Escolar en Educación Básica y Normal.
Procesos
adjetivos
Administración
de Recursos
Humanos.
Administración
de Recursos
Financieros.
Abastecimiento
de Bienes y
Servicios.
Equipamiento
Tecnológico e
Informático.
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IV. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Proceso: Planeación, Evaluación y Control Escolar en Educación Básica y Normal; De la organización y seguimiento de los programas,
proyectos y acciones de !a Subsecretaría de Educación Básica y Normal a la recepción y despacho de correspondencia de su competencia.
Procedimientos:
1.
Organización, coordinación y seguimiento de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y
Normal.
2.
Recepción, atención y despacho de correspondencia que ingresa a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
V. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROGRAMAS, PROYECTOS Y
ACCIONES DE LA SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL.
OBJETIVO
Mantener la eficiencia en el desarrollo de las funciones de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, mediante la organización,
coordinación y seguimiento de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal, a través de la
Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
ALCANCE
Aplica al personal de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, encargado de organizar, coordinar y dar seguimiento a los
programas, proyectos, y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal; así como a la Subdirección de Control Escolar, al
Departamento de Información y Sistemas y al Departamento de Planeación y Evaluación de Programas, encargados de realizar las
acciones de cumplimiento.
REFERENCIAS
•
Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Capítulo Primero. Disposiciones Generales. Artículo 1, Fracciones I y II. Gaceta
del Gobierno, 11 de enero de 1984. Reformas y adiciones.
•
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Título Primero. Disposiciones Comunes para los Sujetos Obligados,
Capítulo I, Artículos 1 y 2. Diario Oficial de la Federación, 04 de mayo de 2015. Reformas y adiciones.
•
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Capítulo Tercero: De la Competencia de las Dependencias del
Ejecutivo. Artículo 30. Gaceta del Gobierno, 17 de septiembre de 1981. Reformas y adiciones.
•
Ley General de Educación. Capítulo VI; De la Validez Oficial de Estudios y de la Certificación de Conocimientos, Artículo 60. Diario
Oficial de la Federación, 13 de julio de 1993. Reformas y adiciones.
•
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, Título Primero: Disposiciones Generales,
Capítulo I: Objeto de la Ley, Artículo I, Fracciones I al V. Gaceta del Gobierno, 30 de abril de 2004. Reformas y adiciones.
•
Ley de Educación del Estado de México. Capítulo Octavo; De la Validez Oficial de Estudios, Sección Segunda; De la Certificación de
Estudios. Artículos 171, 172 y 173. Gaceta del Gobierno, 6 de mayo de 2011. Reformas y adiciones.
•
Código Financiero del Estado de México y Municipios. Título Tercero. De los ingresos del Estado. Capítulo Segundo. De los
Derechos. Disposiciones Generales. Sección Tercera De los Derechos por Servicios Prestados por la Secretaría de Educación,
Artículo 93, fracción Xl. Gaceta del Gobierno, 9 de marzo de 1999. Reformas y adiciones.
•
Manual General de Organización de la Secretaría de Educación, Apartado VII. Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa,
205101000: Unidad de Planeación, E Iluación y Control Escolar. Gaceta del Gobierno, 11 de mayo de 2012.
RESPONSABILIDADES
La Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar es la Unidad Administrativa, de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal,
responsable de organizar, coordinar y dar seguimiento a los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría.
El Subsecretario de Educación Básica y Normal deberá:
•
Instruir al titular de la UPEyCE para organizar, coordinar y dar seguimiento a los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría
de Educación Básica y Normal.
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•
Validar la implementación de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
La Subdirección de Control Escolar, el Departamento de Información y Sistemas, el Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas deberán:
•
Asistir a la reunión convocada por el titular de la UPEyCE.
•
Aplicar procedimientos internos para implementar los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y
Normal.
e
Entregar el Avance o conclusión de la implementación de los programas, proyectos y acciones al titular de la UPEyCE.
El titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Convocar a reunión a los titular es de la Subdirección y Departamentos adscritos a la UPEyCE.
•
Firmar los oficios que se generen en la UPEyCE y sean de su cc)
.
mpetencia.
•
Acordar con los titular es de la Subdirección y Departamentos adscritos a la UPEyCE los programas, proyectos y acciones que se
llevarán a cabo.
El Asesor Técnico de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Asistir a la reunión con el titular de la UPEyCE, los titular es de la Subdirección y Departamentos adscritos.
•
Elaborar el Registro de acuerdos de la reunión.
La Secretaria de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Elaborar los oficios dirigidos a la Subdirección y/o a los Departamentos adscritos a la UPEyCE.
El Mensajero de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Entregar los oficios o documentación que se genere en la UPEyCE a la Dependencia, Unidad Administrativa u Organismo Auxiliar
que corresponda.
DEFINICIONES
ACCIÓN:
Operación que contempla las estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así
como los instrumentos, mecanismos y actividades que se realizarán para llegar a los fines deseados.
AVANCE:
Documento con el cual, la Subdirección y Departamentos adscritos a la UPEyCE indican el progreso
de los programas, proyectos y/o acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
COORDINACIÓN:
Coordinar es sincronizar, armonizar el esfuerzo individual dentro del grupo, con el objeto de lograr
una acción unificada dirigida a la obtención de los objetivos y realizar las actividades que conduzcan
al éxito.
ORGANIZACIÓN:
Consiste en el conjunto de actividades, para el diseño de la estructura formal de la organización y la
definición de los procedimientos para la ejecución de tareas.
PROGRAMA:
PROYECTO:
UPEYCE:
SEBYN:
Instrumento de los planes que ordena y vincula, cronológica, espacial, cuantitativa y técnicamente las
acciones o actividades y los recursos necesarios, para alcanzar una meta que contribuirá a lograr los
objetivos de los planes de desarrollo.
Conjunto de actividades afines y complementarias que se derivan de un programa y que tienen como
características, un responsable, un periodo de ejecución, costo estimado y resultado esperado.
Resuelve un problema o aprovecha una oportunidad.
Siglas con las que se identifica a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Siglas con las que se identifica a la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
SEGUIMIENTO:
Conjunto de acciones que se realizan ante la Subdirección y Departamentos adscritos a la Unidad de
Planeación, Evaluación y Control Escolar, con la finalidad de solicitar y obtener la respuesta de los
asuntos que les fueron asignados.
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INSUMOS
•
Instrucción del Subsecretario de Educación Básica y Normal a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, para organizar
para dar seguimiento a los programas, proyectos y acciones hasta su conclusión.
RESULTADOS
•
Implementación de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal validados por el
Subsecretario.
INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS
•
Recepción, atención y despacho de Correspondencia que ingresa a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
POLÍTICAS
•
La Subdirección de Control Escolar y los Departamentos de la UPEyCE deberán establecer las estrategias que permitan una revisión
detallada de la documentación requerida por el titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar y, en su caso, realizar
las correcciones y/o modificaciones pertinentes.
•
Los documentos que se generen por programas, proyectos, pero en caso de situaciones extraordinarias, designará entre el personal a
su cargo para llevar a cabo esta actividad.
•
La Subdirección de Control Escolar de la UPEyCE deberá de dar atención a los siguientes programas y acciones:
Programas: Programa Binacional de Educación Migrante y Programa de Atención a Migrantes en Servicios de Control Escolar.
Acciones: Documentos de Certificación (Certificados, Diplomas), Documentos (Certificaciones o Duplicados de Certificados)
expedidos (solicitudes Estado de México y otras entidades federativas), Validación de autenticidad de documentos de Acreditación y/o
Certificación de Estudios (Cotejos Estado de México, Investigaciones de archivo, Cotejos otras Entidades Federativas, Revalidación y
Equivalencias), Asignación de Claves Únicas de Registro de Población (CURP) y Profesiones: Expedición de Certificados de
Escuelas Normales y de Bellas Artes, Emisión de Títulos de Escuelas Normales y Bellas Artes.
•
El Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de la UPEyCE deberá de dar atención a los siguientes programas,
proyectos y acciones:
Programas: Programa Anual de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal, Programa Anual Federal, Programas de Carrera
Docente y Carrera Docente Administrativa.
Proyectos: Concursos: Olimpiada del Conocimiento Infantil, 9' Parlamento de las Niñas y los Niños de México y Proyectos de
Inversión.
Acciones: Informe de Gobierno y Cuenta Pública, Planeación y Programación de los Servicios Educativos de Preescolar, Primaria,
Secundaria y Normal, Calendario Escolar e Informes Trimestrales del Programa Anual.
•
El Departamento de Información y Sistemas de la UPEyCE deberá de dar atención a los siguientes programas, proyectos y accion,s:
Programas: Catálogo de Centros de Trabajo, Estadística de Inicio y Fin de Ciclo Escolar e Indicadores Educativos del Sistema
Educativo Estatal.
Proyectos: Sistema Anticipado de Inscripción y Distribución (SAID).
Acciones: Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles Escolares y Estadística de Bibliotecas Escolares y Municipales.
DESARROLLO
No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO
ACTIVIDAD
1
Subsecretario de Educación Básica y Normal
Con base en las funciones asignadas a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control
de la Secretaría de Educación Escolar en el Manual General de Organización de la Secretaría de Educación, instruye
al titular de la Unidad, organizar, coordinar y dar seguimiento a los programas,
proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
2
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
Recibe instrucciones e indica a la Secretaria de la Unidad, elabore oficios dirigidos a
y Control Escolar de la Subsecretaría de
cada uno de los titular es de la Subdirección y Departamentos adscritos a la Unidad,
Educación Básica y Normal
para convocarlos a reunión y acordar los programas, proyectos y acciones de la
Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
1
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UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO
3
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
4
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
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ACTIVIDAD
Recibe indicaciones, elabora oficios dirigidos a la Subdirección de Control Escolar, al
Departamento de Información y Sistemas y al Departamento de Planeación y
Evaluación de Programas, convoca a reunión y entrega al titular de la Unidad para
firma.
Recibe oficios, firma y devuelve a la Secretaria de la Unidad para su envío a la
Subdirección y Departamentos de su adscripción.
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5
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
6
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
Recibe oficios firmados obtiene copia para acuse y entrega al Mensajero de la Unidad
de Planeación, Evaluación y Control Escolar para su entrega a la Subdirección y
Departamentos de su adscripción.
Recibe oficios con copias para acuse y entrega a la Subdirección de Control Escolar y
Departamentos adscritos a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Reciben oficio de convocatoria a reunión con el titular de la Unidad de Planeación
Evaluación y Control Escolar, firman y sellan acuse en la copia misma que devuelven,
se enteran y esperan día y hora establecidos para acudir a reunión.
Recibe acuse con sello y firma, se retira y una vez en la oficina de la Unidad entrega
acuses a la Secretaria para su resguardo.
Recibe acuses firmados y sellados, resguarda e informa al titular de la Unidad que los
oficios han sido entregados.
Recibe información y designa a un Asesor Técnico para estar presente en el día y
hora de la reunión.
Espera fecha establecida para llevar a cabo reunión.
7
Subdirección de Control Escolar/
Departamento de Información y Sistemas/
Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas
8
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
9
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
lo
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
11
Asesor Técnico de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar Recibe indicación y espera día y hora de la reunión.
12
Subdirección de Control Escolar/
Departamento de Información y Sistemas/
Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas
13
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
14
Asesor Técnico de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
En el día y hora acordados se presentan en la Unidad de Planeación, Evaluación y
Control Escolar con el titular de la misma.
Recibe a los titular es de la Subdirección y Departamentos adscritos a la UPEyCE,
instruye al Asesor Técnico asignado elaborar minuta de reunión, hace uso de la
palabra y acuerda la implementación de los programas, proyectos y acciones de la
Subsecretaría de Educación Básica y Normal, conforme a la competencia de la
Subdirección de Control Escolar, Departamento de Información y Sistemas o del
Departamento de Planeación y Evaluación de Programas. Da por terminada la reunión
y se retiran los asistentes a las oficinas de su adscripción.
Recibe instrucción, elabora registro de acuerdos, la resguarda y queda en espera de
recibir instrucciones por parte del titular de la Unidad.
15
Su
lc iirección de Control Escolar
/G.
-
;partamento de Información y Sistemas/
Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas
Una vez en las oficinas de su adscripción, aplican procedimientos internos, para
cumplir con la implementación de los programas, proyectos y acciones de la
Subsecretaría de Educación Básica y Normal, de conformidad con la normatividad
establecida para cada uno de ellos y conforme a lo acordado en la reunión, acuden a
la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, con el titular de la misma e
informan avance o conclusión de la implementación mencionada, en la unidad
administrativa de su adscripción.
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No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO
16
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
17
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
18
Subdirección de Control Escolar
/Departamento de Información y Sistemas/
Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas
19
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
20
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
21
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
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Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
23
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
24
Oficina de la Subsecretaría de Educación
Básica y Normal
25
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
26
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
27
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
28
Subdirección de Control Escolar/
Departamento de Información y Sistemas/
Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas
Recibe oficio dirigido al Subsecretario de Educación Básica y Normal, firma y turna a
la Secretaria para su envío.
ACTIVIDAD
Recibe Avance o conclusión, según sea el caso y determina:
¿Existen observaciones en la implementación de los programas, proyectos y
acciones?
Existen observaciones.
Da a conocer a los titular es de la Subdirección o Departamentos adscritos a la
UPEyCE e instruye su corrección.
Reciben observaciones al Avance o conclusión de la implementación de los
programas, proyectos y/o acciones y aplican procedimientos internos para
solventarlas. Al finalizar se presentan con el titular de la Unidad para nueva revisión.
Se conecta con la actividad número 16.
No existen observaciones al Avance o conclusión. Instruye a la Secretaria de la
UPEyCE elaborar oficio dirigido al Subsecretario de Educación Básica y Normal para
informarle del Avance o conclusión de la implementación de los programas, proyectos
y acciones que se están realizando.
Recibe instrucciones y elabora oficio dirigido al Subsecretario de Educación Básica y
Normal y entrega al titular de la UPEyCE para firma.
Recibe oficio firmado, obtiene copia para acuse y entrega al Mensajero de la UPEyCE
para su entrega.
Recibe oficio y entrega en la oficina de la Subsecretaría de Educación Básica y
Normal.
Recibe oficio dirigido al Subsecretario de Educación Básica y Normal donde informa
del avance o conclusión de la implementación de los programas, proyectos y acciones
que se están realizando, firma y sella acuse en la copia, misma que devuelve y
aplican procedimientos internos para validar la implementación de los pro:ramas
proyectos y acciones de la Subsecretaría y envían vía economía a la UPEyCE.
Recibe acuse con firma y sello, una vez en la oficina de la UPEyCE entrega a la
Secretaria acuse y avance o conclusión de la implementación de los programas,
proyectos y acciones validado por el Subsecretario, para resguardo.
Recibe acuse con firma y sello y resguarda. Recibe Avance o conclusión de la
implementación de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría validado
por el Subsecretario y entrega al titular de la UPEyCE.
Recibe Avance o conclusión de la implementación de los programas, proyectos y
acciones de la Subsecretaría validado por el Subsecretario e instruye a los titulares de
la Subdirección o Departamentos adscritos a la UPEyCE, aplicar procedimientos
internos para la operación de programas, proyectos o acciones.
Reciben instrucción, aplican procedimientos internos para continuar con la operación
de los programas, proyectos o acciones de la unidad administrativa de su adscripción.
Se conecta con los procedimientos operativos de la Subdirección y Departamentos
adscritos a la UPEyCE.
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DIAGRAMACIÓN
PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS;
PROGRAMAS, PROYECTOS Y ACCIONES DE LA SUBSECRETARÍA DEI
EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL.
TITULAR DE LA UNIDAD DE
SUBSECRETARIO DE EDUCACIÓN
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN
Y
BÁSICA Y NORMAL DE LA SECRETARÍA
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SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN
BÁSICA Y NORMAL
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
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---
1
!Recibe a los titulares de la!
:
!
Subdirección
y ¡
Departamentos adscritos a F
--
-1-•
I--
•
!Aplican
procedimientos!
internos, para cumplir con
ala implementación de los
¡programas, proyectos y
lacciones
de
la
!Subsecretaría
del
!Educación Básica y
¡Normal, de conformidad
¡con
la
normatividad ¡
!establecida para cada uno
¡de ellos y conforme a lo
¡acordado en la reunión,;
¡acuden a la Unidad de!
!Planeación, Evaluación y
Control
Escolar
para!
¡informar
avance
o ¡
.
!--
¡conclusión
de
la
!implementación.
!la
UPEyCE,
instruye!
¡elaborar
minuta
de I
reunión,
acuerda
la!
implementación de los!
(programas, proyectos y
acciones
de
la ¡
Subsecretaría
de
!Educación Básica y
Normal, conforme a la
(competencia
de
la ¡
iSubdirección de Control
!Escolar, Departamento de
¡Información y Sistemas o ¡
;del Departamento de
Planeación y Evaluación de!
¡Programas. Da pod
terminada la reunión y se!
¡retiran los asistentes.
16
1
r
,
Recibe
Avance
o
(conclusión, según sea el
!caso y determina:
1
¡ .
i
1
¿EXISTEN
SI
! 17
14 1
[Recibe instrucción, elabora,
!registro de acuerdos, la!
;resguarda y queda en
espera
de
recibir!
¡instrucciones por parte dell
Ititular de la Unidad.
t.
1
8 ‘)
. Da a conocer a los
4.
[
-
Reciben observaciones ad
lAvance o conclusión de la!
!implementación de los
;programas, proyectos y/ o
!acciones
y
aplican !
procedimientos
internos!
para solventarlas. Al!
¡finalizar se presentan para
nueva revisión.
16
¡
¡Titulares
de
la
I Subdirección
o !
•
!Departamentos adscritos al
!la UPEyCE e instruye su
icorrección.
r
-
k 19 ) I
Instruye elaborar oficio
¡dirigido al Subsecretario ¡
ide Educación Básica y
!Normal informa el avance
¡Recibe instrucciones yl
!elabora oficio dirigido al
Subsecretario
de
(
Educación Básica y Normal!
21 ) E
!
4
"1 y entrega para firma.
[Recibe oficio dirigido al
Subsecretario
de!
B
!Educación
Básica
y
\
Normal, firma y turna para:
! su envío.
lo
conclusión
de
la
•
'nplementación de los!
;programas, proyectos y 1
;acciones que se están
!realizando.
( 20
„!-----
1Recibe oficio dirigido al1
...
-,
(
25
\
I
i
Su b sec. ret ario
de:
;Educación Básica y Normal!
1
:para informarle del Avancel
.
lo
conclusión
de
la!
¡ implementación
de
los
1 programas, proyectos y
l
ecciones que se están
¡realizando, firma y sella!
!acuse en la copia, misma!
¡que devuelve y aplican!
1 proced im ientos
internos¡
¡para validar la!
!implementación de losl
¡Subsecretaría validado por!
l
el Subsecretario y entrega.
1
1
s
26
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR! DEPARTAMENTO DE
INFORMACIÓN Y SISTEMAS/
DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS
i
!
!programas proyectos y
!acciones
de
la!
!Subsecretaría y envían vial
¡economía a la UPEyCE.
i
Recibe
Avance
o
!conclusión
de
la
implementación de los
!programas, proyectos y
acciones
de
la
;Subsecretaría validado por
lel Subsecretario e instruye
;aplicar
procedimientos
¡internos en lo concerniente
a la operación de los
Recibe acuse con firma y
;sello y resguarda. Recibei
27
•
l
1
!Avance o conclusión de la!
l
implementación
de los!
¡programas, proyectos y!
!acciones
de
la
1
Recibe acuse con firma y
¡sello, una vez en la oficina!
!de la UPEyCE entrega a la
!Secretaria acuse y avance;
!o
conclusión
de
la!
!implementación de los;
programas, proyectos y
!acciones validado por el!
1Subsecretario,
para!
I resguardo.
Página 12
GACETA.
11 de abril de 2016
V)
1
11 IE
11•41
OFICINA DE LA SUBSECRETARÍA DE
EDUCACIÓN BÁSICA Y NORMAL
24 )
i
TITULAR DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR DE LA
SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN
BÁSICA Y NORMAL
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
B
( 22
;Recibe
oficio
firmado,
!obtiene copia para acuse y
¡entrega para su envío.
MENSAJERO DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
( 23
Recibe oficio y entrega.
!programas, proyectos o
./
¡
28 )
•
acciones
quel
-,
i
i
!correspondan.
!Reciben
instrucción,
laplican
procedimientos!
!internos para continuar!
I
con la operación de los!
!programas, proyectos o
l
ecciones de la unidad
:administrativa de su!
;adscripción.
Se conecta con los
procedimientos
operativos de la
Subdirección y
Departamentos adscritos
a la
UPEyCE.
I1 de abril de 2016
Página 13
LDEL G
oIB ER
i1/44
®
MEDICIÓN
Indicador para medir la eficiencia en la organización, coordinación y seguimiento de los programas, proyectos y acciones de la
Subsecretaría de Educación Básica y Normal, a través de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Número de Avance o conclusión de cada uno de los programas, proyectos
Porcentaje de eficiencia en la organización,
y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
coordinación y seguimiento de los
x 100 =
programas, proyectos y acciones de la
Subsecretaría de Educación Básica y
Normal.
Registro de evidencias
•
El avance o conclusión de la implementación de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría, se registran en el oficio
dirigido al Subsecretario de Educación Básica y Normal y se resguarda en los archivos de la Unidad.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
•
No aplica.
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN, ATENCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA QUE INGRESA A LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL ESCOLAR.
OBJETIVO
Incrementar la eficiencia en la atención y resolución de asuntos correspondientes a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar,
de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal, de la Secretaría de Educación, mediante la recepción, atención y despacho de
correspondencia que ingresa a la misma.
ALCANCE
Aplica al personal de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, encargado de recibir, atender y despachar los asuntos de la
correspondencia que ingresa a la misma, así mismo aplica a la Subdirección de Control Escolar, al Departamento de Información y
Sistemas, al Departamento de Planeación y Evaluación de Programas, encargados de atender los asuntos que les corresponda. Aplica al
Peticionario que ingresa correspondencia a la UPEyCE.
REFERENCIAS
•
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, Capítulo Tercero. De la Competencia de las Dependencias del
Ejecutivo, Artículo 29. Gaceta del Gobierno, 17 de septiembre de 1981. Reformas y adiciones.
•
Ley de Educación del Estado de México. Capítulo Primero, Disposiciones Generales Artículo 2, Fracción I, Artículo 5, Fracción V.
Gaceta del Gobierno, 6 de mayo 2011. Reformas y adiciones.
•
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación. Capítulo I, De la Competencia y Organización de la Secretaría. Artículos 1 y 2.
Artículo 3. Fracción I. Gaceta del Gobierno, 11 de enero 2001. Reformas y adiciones.
•
Manual General de Organización de la Secretaría de Educación, Apartado VII, Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa;
Departamento de Información y Sistemas, Departamento de Planeación y Evaluación de Programas, Subdirección de Control Escolar.
Gaceta del Gobierno, 11 de mayo de 2012.
•
Modelo Básico para la Organización de Unidades de Correspondencia. Año 2004.
RESPONSABILIDADES
La Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, adscrita a la Subsecretaría de Educación Básica y Normal, de la Secretaría de
Educación, es la Unidad Administrativa responsable de recibir, atender y despachar la correspondencia que ingresa a la misma.
El Subsecretario de Educación Básica y Normal deberá:
•
Instruir al titular de la UPEyCE que atienda los asuntos de correspondencia propios de la Subsecretaría.
El titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Hacer del conocimiento de los asuntos de correspondencia al Subsecretario de Educación Básica y Normal.
•
Instruir la canalización de los asuntos de correspondencia a la Subdirección o Departamentos adscritos de la UPEyCE.
•
Analizar y firmar la propuesta de respuesta de la Subdirección o Departamentos adscritos a la UPEyCE.
•
Instruir y elaborar el oficio de re puesta al peticionario.
Los titulares de la Subdrección de Contro Escolar, del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas y del Departamento de
Información y Sistemas deberán:
•
Aplicar los procedimientos internos para dar atención al asunto de la correspondencia.
•
Preparar la propuesta de respuesta para firma del titular de la UPEyCE.
El Peticionario deberá: .
•
Acudir a la oficina de la UPEyCE a entregar su documentación.
•
Estar atento al seguimiento de su documentación.
Número de programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal.
Página 14
GACE
TA
E 1_ GOBUEF t4=1.
11 de abril de 2016
La Secretaria de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Recibir y verificar que la correspondencia que ingrese a la UPEyCE, cumpla con los requisitos, asignar número de folio y
registrar en el Sistema Interno de Correspondencia.
•
Informar y entregar la Correspondencia al titular de la UPEyCE.
•
Turnar asuntos a la Subdirección o Departamentos adscritos a la UPEyCE que sean de su competencia.
•
Mantener informado al titular de la UPEyCE sobre el estado que guarden los asuntos.
El Mensajero de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar deberá:
•
Entregar la documentación generada en la UPEyCE al peticionario, la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Organismo
Auxiliar que corresponda.
DEFINICIONES
ARCHIVO:
Conjunto ordenado de documentos que se almacenan en cintas, discos, expedientes, etc., que una
persona, o institución, etc., generan en el ejercicio de sus funciones o actividades.
CORRESPONDENCIA:
Documentación diversa que ingresa a la oficina de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control
Escolar.
COPIA DE OFICIO Y/0
Documento mediante el cual se canalizan los diferentes asuntos a las unidades administrativas
SOLICITUD:
dependientes de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, para su atención.
PETICIONARIO:
REQUISITOS:
UPEYCE:
SEBYN:
Ciudadano, Servidor Público, Organismos Auxiliares, Instituciones del sector Público y Privado, que
requieren de información, que presta la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Aspectos necesarios que debe contener la documentación, los cuales son: Fecha de elaboración
del documento, número de folio, datos del remitente, datos del destinatario, firma del remitente y
contar con los anexos completos.
Siglas con las que se identifica a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Siglas con las que se identifica a la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
•
•
•
•
INSUMOS
•
Correspondencia que ingresa a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, de la Subsecretaría de Educación Básica y
Normal.
RESULTADOS
•
Oficio de respuesta al Peticionario.
INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS
Organización, coordinación y seguimiento de los programas, proyectos y acciones de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
POLÍTICAS
La correspondencia recibida vía telefónica, podrá ser tramitada siempre y cuando el peticionario formalice la solicitud en un plazo no
mayor de 15 días hábiles y la recibida vía fax o correo electrónico podrá ser tramitada en su atención procedente y contestada por la
misma vía.
La correspondencia recibida tendrá una respuesta en un máximo de 6 días hábiles, los trámites serán atendidos de manera oportuna,
procurando minimizar los tiempos de respuesta y evitar con ello, el rezago de los asuntos.
La Subdirección de Control Escolar y los Departamentos de la UPEyCE deberán atender estrictamente a la instrucción señalada en el
oficio de solicitud, concretándose al asunto de su competencia.
Al final de cada mes la Secretaria de la oficina, deberá enviar a la Subdirección de Control Escolar y los Departamentos adscritos, un
reporte de los oficios no contestados en tiempo, con la finalidad de asegurar el seguimiento y resolución oportuna de los asuntos.
DESARROLLO
ACTIVIDAD
Acude a la oficina de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar y entrega
documentación a la Secretaria de la Unidad.
Recibe correspondencia, revisa que cumpla con los requisitos y determina.
¿La correspondencia cumple con los requisitos?
La correspondencia no cumple con los requisitos.
Hace del conocimiento al Peticionario, sobre el incumplimiento o faltantes en su
documentación y le hace entrega
Recibe información, se entera de las observaciones e integra faltantes.
Se conecta con actividad número dos.
La correspondencia cumple con los requisitos.
Firma y sella acuse en la copia, misma que devuelve e indica al peticionario estar al
pendiente de su solicitud.
No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO
Péticionario
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
3
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
4
Peticionario
5
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
1 d abril d
GACETA
e 2016
>,
GOBIERNO
Página 15
No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO
6
Peticionario
7
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
8
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
9
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
10
Subsecretario de Educación Básica y Normal
11
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
12
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
13
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
14
Subdirección de Control Escolar /
Departamento de Planeación y Evaluación de
Programas /Departamento de Información y
Sistemas
15
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
16
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
17
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
18
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
19
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
20
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
21
Subdirección de Control Escolar /
Departamento de Planeación y Evaluación de
programas /Departamento de Información y
Sistemas
22
Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación
y Control Escolar de la Subsecretaría de
Educación Básica y Normal
23
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
24
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
25
Peticionario
26
Mensajero de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
27
Secretaria de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar
ACTIVIDAD
Ingresa al Sistema Interno de Correspondencia de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Escolar, asigna folio y captura los datos de la documentación
recibida, una vez capturada entrega documentación al titular de la Unidad de
Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Recibe acuse con firma y sello, se retira y espera respuesta.
Recibe documentación, se entera y determina:
¿Hace del conocimiento del Subsecretario de Educación Básica y Normal'
No hace del conocimiento al Subsecretario de Educación Básica y Normal.
Instruye a la Secretaria de la Unidad.
Se conecta con la actividad número 11.
Considera hacer del conocimiento algún asunto al Subsecretario de Educación Básica
y Normal.
Informa vía económica del asunto.
Recibe información de manera económica, se entera y por la misma vía, le da
indicaciones al titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar para
su atención.
Recibe información, analiza la documentación e instruye a la Secretaria de la Unidad
turne de manera económica a la Subdirección de Control Escolar y/o Departamentos
adscritos a la UPEyCE.
Recibe instrucciones y documentación con soporte y entrega documentación mediante
copia simple al mensajero de la Unidad, para su envío a la Subdirección de Control
Escolar o Departamentos adscritos a la UPEyCE.
Recibe documentación y soporte, en su caso, entrega a la Subdirección de Control
Escolar y/o Departamentos adscritos a la UPEyCE.
Recibe documentación y soporte, firma y sella acuse en la copia, misma que devuelve
y aplican procedimientos internos para dar atención al asunto. Preparan propuesta de
respuesta para firma del titular de la UPEyCE y entregan a la Secretaria de la
UPEyCE.
Recibe acuse firmado y entrega a la Secretaria para su captura en el sistema de
correspondencia y resguardo.
Recibe acuse firmado y sellado, captura información básica en el sistema de
correspondencia, resguarda y espera a que la Subdirección y/o los Departamentos
adscritos a la Unidad generen respuesta.
Recibe propuesta de respuesta de los Departamentos y/o la Subdirección adscritos a
la Unidad y entrega al titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control
Escolar.
Recibe propuesta de respuesta, analiza y determina:
¿La propuesta tiene observaciones?
La propuesta de respuesta presenta observaciones. Indica en propuesta
observaciones y entrega a la Secretaria para que turne a la Subdirección de Control
Escolar o Departamentos adscritos a la UPEyCE.
Recibe propuesta con observaciones y de manera económica turna a la Subdirección
o Departamentos adscritos a la UPEyCE.
Recibe propuesta con observaciones, realiza correcciones y/o ajustes pertinentes y
presentan para nueva revisión.
Se conecta con la actividad número 18.
La propuesta de respuesta no presenta observaciones. Firma propuesta y entrega a !a
Secretaria, para su remisión al peticionario.
Recibe instrucciones y respuesta, obtiene copia para acuse y entrega al mensajero
para su entrega al peticionario.
Recibe respuesta con copia para acuse y entrega al peticionario.
Recibe respuesta, firma y sella acuse en la copia, misma que devuelve al mensajero.
Recibe acuse firmado y una vez en la oficina entrega a la Secretaria para su captura y
resguardo.
Recibe acuse, Ingresa al Sistema Interno de Correspondencia de la UPEyCE, captura
información y resguarda acuse.
Página 16
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-
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E) E L_
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11 de abril de 2016
DIAGRAMACIÓN
1
PROCEDIMIENTO
:
RECEPCIÓN, ATENCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA QUE1
INGRESA A LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL1
ESCOLAR.
• I'
TITULAR DE LA UNIDAD DE
PETICIONARIO
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
PLANEACION, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR DE LA
SUBSECRETARIO DE EDUCACIÓN
SUBSECRETARIA DE EDUCACION
BÁSICA Y NORMAL
BÁSICA Y NORMAL
[
'
Acude a la oficina de tal
/
Unidad de Planeación,!
2 1
!Evaluación
y
Control I
!Escolar
y
entrega;
!documentación.
Recibe correspondencia,1
!revisa que cumpla con los!
Irequisitos y determina:
¿Cumple
SI
NO
3
t
l
(
1 7 )
!Recibe documentación, se!
[entera y determina:
--
Mace
conocimiento
del
'
Supsecretarip2--
---
N
O
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Hace del conocimiento al
r
!Peticionario.
! I
1
!
!
Recibe información, se
-.--- !
f
\
!entera y se retira.
!
(
5
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¡
'
,
,
--.
i
I
!
í 2
..,
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!
!Firma y sella acuse en la 1
___.
!copia,
misma
que devuelve!
I
. 6 ) [
!e indica estar al pendientel
.
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!de la solicitud.
..
!
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f
-
!
;Ingresa al Sistema Interno ¡
!
.1_
!
!de Correspondencia de lal
!
,
,
lUnidad
de
Planeación,1
Recibe acuse con firma y
Evaluación
y
Control!
¡sello, se retira y espera
:
asigna folio y;
!respuesta
!
!captura los datos de la!
I
,
.i
Idocumentación recibida,1
luna vez capturada entrega!
¡documentación al Titular;
!de
la
Unidad
de!
;Planeación, Evaluación y
l E
l
Controscoar.
( 8 )
1
i..
No considera hacer deli i
1
¡conocimiento algún asunto 1
!
!al
Subsecretario
de
¡Educación Básica y; !
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.
i
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11
9
1
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1
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;entera y por la misma vía,1
indica para su atención.
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de abril de 2016
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Página 17
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR / DEPARTAMENTO DE
PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROGRAMAS /DEPARTAMENTO DE
INFORMACIÓN Y SISTEMAS
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
TITULAR DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR DE LA
SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN
BÁSICA Y NORMAL
MENSAJERO DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
(
( 14)
1 Recibe
información !
.---,.,
'I
(
12
) •
-
lanaliza la documentación e!
instruye
la
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manera económica a la!
I
!
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ISubdirección de Control;
Recibe instrucciones y
Escolar
y/ol
!Departamentos adscritos a
¡documentación
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1 la UPEyCE.
,
isoporte
y
entrega!
i
!
!
!
!documentación mediante;
,
;copia simple, para su envío I
.
-
ia la Subdirección del
1Control
Escolar
o 1
!Departamentos adscritos al
la UPEyCE.
!
!
13
Recibe documentación y !
soporte y entrega.
!
7-
-----
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i
!Recibe documentación y ¡
(
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;soporte, firma y sella acuse!
,„.....
T
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¡devuelve
y
aplican!
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i
Iprocedimientos internos!
( 16 ) i
Re
cibe
acuse firmado y
¡para
dar
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al 1
-
'-----,-- '
!
!sellado y entrega para su
!asunto.
Preparan!
1
!captura en el sistema del
!propuesta de respuesta!
-
-
.i
correspondencia
y 1
!para firma del titular de la!
!Recibe acuse firmado y
resguardo.
:
,
lUPEyCE y entregan a la!
!
¡sellado,
captura
!
Secretaria de la UPEyCE.
!
!información básica en el!
l
,..
j
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!
!Correspondencia,
'
!resguarda y espera a que
Ha Subdirección y/o los!
!Departamentos adscritos a
---
la
Unidad
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respuesta.
!
!
-,.
[Recibe
propuesta
de
( 18
respuesta
de
los
1
!Departamentos y/o la
Recibe
propuesta
de!
! respuesta,
analiza
y
;determina:
¿Existen -----
---____0b
-
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-
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(
( 20 .)
I Indica
en
propuesta!
lobservaciones y entrega! !
!para que turne.
!
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I
.1
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I
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;Departamentos adscritos a!
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7
\./
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!la UPEyCE.
!
i
1
Subdirección adscritos a la!
Unidad y entrega.
[Recibe propuesta con!
!observaciones
y
de
;manera económica turna a!
!
Página 18
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117) El
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4:21
11 de abril de 2016
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL
'
ESCOLAR / DEPARTAMENTO DE
PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROGRAMAS /DEPARTAMENTO DE
INFORMACIÓN Y SISTEMAS
! B
v
.
21
TITULAR DE LA UNIDAD DE
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR DE LA
CONTROL ESCOLAR
i SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN
BÁSICA Y NORMAL
MENSAJERO DE LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CONTROL ESCOLAR
[Recibe propuesta con
¡observaciones,
realiza l
¡correcciones y/ o ajustes!
;pertinentes y presentan¡
para nueva revisión.
23!
1 22
!Firma propuesta y entrega,'
para su remisión al
!peticionario
PETICIONARIO
Recibe instrucciones y
respuesta, obtiene copia;
¡para acuse y entrega para!
!su envío al peticionario.
^
•-••_ • -
••_
-••-•.^ •-••_
•-••-
■
--
25
1
¡ Recibe
respuesta
con;
copia para
acuse yl
,entrega.
._1
Recibe respuesta, firma y
¡sella
acuse
en
la
copia,i
!misma que devuelve
i
(
27 )
i-
!
!
!
Recibe acuse, Ingresa ad
!Sistema
Interno
del
;Correspondencia
de
la ¡
UPEyCE,
captura!
información y resguarda!
!acuse.
)
26
!
i
i
-
i
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MEDICIÓN
Indicador para medir la eficiencia en atención y resolución de asuntos correspondientes a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control
Escolar, de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal.
Número de respuestas a la correspondencia que
ingresa a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control
Escolar mensualmente.
X 100=
Porcentaje de eficiencia de a la Unidad de
Planeación, Evaluación y Control Escolar en
atención de correspondencia mensualmente.
Número total de correspondencia que ingresa a la
Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar
mensualmente.
Registro de Evidencias
.Correspondencia que ingresa a la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar, se registra en el Formato de Correspondencia. F-
205101000/01/2015, mismo que se reguarda en los archivos de la Unidad.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Formato de Correspondencia. F-205101000/01/2015.
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Símbolo
Representa
Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o terminación de un
procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se
anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN.
Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando
la acción cambia. Asimismo, se anotará dentro del símbolo un número en
secuencia y se escribirá una breve descripción de lo que sucede en este paso al
margen del mismo.
Página 20
GACETA
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11 de abril de 2016
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO
DE CORRESPONDENCIA
F-205101000/01/2015.
Objetivo: Controlar el ingreso, seguimiento y conclusión de la correspondencia de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
Distribución y Destinatarios: Se genera el registro en el Sistema Interno de Correspondencia.
NO.
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
1
Correspondencia
Seleccionar el tipo de actividad que corresponda: Captura, consulta, reportes, directorios, utilerías o
salir.
2
L
Consecutivo
Anotar el número que sigue del documento.
3
Dependencia
Registrar la Dependencia del Gobierno del Estado de México a la que corresponde el documento.
4
Asunto
Describir el tema de lo que trate el documento.
5
Folio
Anotar el número de folio que le corresponda.
6
L
Fecha de Recibido
Especificar el día, mes y año en que se recibió el documento.
7
Núm. de Oficio
Anotar el número de oficio que corresponda.
h
8
Responsable de elaborar
respuesta
Especificar a quien competa la elaboración de la respuesta.
9
Núm. de oficio de respuesta
Anotar el número de oficio de respuesta que corresponda.
10
Observaciones
Especificar las observaciones, si las hay.
VI. SIMBOLOGÍA
11 de abril de 2016
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Página 21
Línea continua. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales
que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a través de terminar
la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que
se requiera y para unir cualquier actividad.
Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se utiliza con la
finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja
hacia dónde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del
símbolo se anotará la letra "A" para primer conector y se continuará con la
secuencia de letras del alfabeto.
Símbolo
Representa
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Interruptor del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una
interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de
realizar una acción o reunir determinada documentación. Por ello el presente
símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e
insoslayable.
Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo
procede o no, identificando dos o más alternativas de solución.
Para fines de
mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del
símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de
interrogación.
Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que un procedimiento
proviene o es la continuación de otros. Es importante anotar dentro del símbolo,
el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.
Fuera de Flujo. Cuando por necesidad del procedimiento, una determinada
actividad o participante ya no es recurrida dentro del mismo, se utiliza el signo
de fuera de flujo para finalizar su intervención en el procedimiento.
VII. REGISTRO DE EDICIONES
Primera edición (Diciembre de 2015) elaboración del manual.
VIII. DISTRIBUCIÓN
El original del manual de procedimientos se encuentra bajo resguardo de la Dirección de Legalización y del Periódico Oficial "Gaceta del
Gobierno".
Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera:
•
Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar.
•
Oficina del C. Subsecretario de Educación Básica y Normal.
Página 22
GACETA
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11 de abril de 2016
IX. VALIDACIÓN
Ing. Simón Ivan Villar Martínez
Secretario de Educación
(Rúbrica).
M. en C. Jorge Alejandro Neyra González
Subsecretario de Educación Básica y Normal
(Rúbrica).
Profra. Anastasia Vega Martínez
Jefa de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar
(Rúbrica).
X. CRÉDITOS
El Manual de Procedimientos de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal
fue elaborado por el personal de la misma unidad administrativa, con asesoría del Área de Sistemas de Gestión de la Calidad y aprobación
técnica y visto bueno de la Dirección General de Innovación, participando en su integración, los siguientes servidores públicos:
Secretaría de Finanzas
Dirección General de Innovación
Lic. Alfonso Campuzano Ramírez
Director de Organización
Lic. Adrián Martínez Maximiano
Subdirector de Desarrollo Institucional "A"
Lic. Gerardo José Osorio Mendoza
Jefe de Departamento de Mejoramiento Administrativo I
Área de Sistemas de Gestión de la Calidad
Lic. Abiud Vargas González
Responsable del Área de Sistemas de Gestión de la Calidad
Lic. Brenda Teresa Arce Ríos
Lic. Giovanni Alberto Martínez Cruz
Responsables de Proyecto
Unidad de Planeación, Evaluación y Control Escolar
Prof. José Luis García Flores
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