Manual General de Organización del Archivo General del Estado de México.
Miércoles 22 de marzo de 2023 Sección Primera Tomo: CCXV No. 52
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PODER EJECUTIVO DEL ESTADO
SECRETARÍA DE FINANZAS
Al margen Escudo del Estado de México.
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO
FEBRERO DE 2023
SECRETARÍA DE FINANZAS
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO
ÍNDICE
Presentación ......................................................................................................................................................................................
Antecedentes .....................................................................................................................................................................................
Marco Jurídico-Administrativo ..........................................................................................................................................................
Atribuciones .......................................................................................................................................................................................
Objetivo General ................................................................................................................................................................................
Codificación Estructural ....................................................................................................................................................................
Organigrama ......................................................................................................................................................................................
Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa ............................................................................................................................
Dirección General del Archivo General del Estado de México ......................................................................................................
Unidad de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones .......................................................................................................
Delegación Administrativa...................................................................................................................................................................
Dirección de Normatividad, Desarrollo y Difusión Archivística ....................................................................................................
Subdirección de Normatividad y Proyectos Archivísticos ....................................................................................................................
Subdirección de Profesionalización y Desarrollo Archivístico ..............................................................................................................
Subdirección de Difusión Archivística .................................................................................................................................................
Dirección de Gestión y Preservación del Patrimonio Documental................................................................................................
Subdirección de Procesos Archivísticos y Correspondencia ...............................................................................................................
Departamento de Archivo de Concentración .......................................................................................................................................
Departamento de Archivo Histórico .....................................................................................................................................................
Subdirección de Conservación y Acceso al Patrimonio Documental ...................................................................................................
Dirección de Coordinación con Sistemas Institucionales de Archivos ........................................................................................
Subdirección de Cumplimiento Normativo Archivístico........................................................................................................................
Subdirección de Valoración y Disposición Documental .......................................................................................................................
Dirección de Tecnologías de la Información Archivística ..............................................................................................................
Subdirección de Gestión Documental Electrónica ...............................................................................................................................
Subdirección de Desarrollo de Sistemas de Gestión Archivística ........................................................................................................
Directorio ............................................................................................................................................................................................
Validación ...........................................................................................................................................................................................
Hoja de Actualización ........................................................................................................................................................................
Créditos ..............................................................................................................................................................................................
Miércoles 22 de marzo de 2023 Sección Primera Tomo: CCXV No. 52
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PRESENTACIÓN
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones
de vida y constante prosperidad; es por ello, que se impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa
fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales.
El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus
propósitos. La ciudadanía es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad.
En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor
para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también
por el cambio de aquellas que es necesario modernizar.
La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de
la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos
de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad.
El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar sustento al funcionamiento del Archivo General del Estado de
México, entidad especializada en materia de archivos, que tiene por objeto promover la organización y administración homogénea de
archivos y preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo
del Estado de México y sus municipios; así como contribuir a la transparencia y la rendición de cuentas.
La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades
encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son
algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este órgano desconcentrado de la Subsecretaría de Administración de la
Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México.
Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es
la transformación de la cultura de las entidades púbicas hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo
y productividad.
I. ANTECEDENTES
El 2 de marzo de 1824, se expidió la primera disposición jurídica en la que se contempla una forma general de organización del Gobierno
Estatal denominado “Decreto sobre la Organización Provisional del Gobierno Interior del Estado de México”, en la cual se establecía la
forma de gobierno republicana, representativa y popular, así como la división para su ejercicio en tres poderes: Ejecutivo, Legislativo y
Judicial.
El 12 de octubre de 1827, se expidió el primer reglamento interior para la Secretaría del Gobierno del Estado Libre de México, donde se
especificó la estructura orgánica del Poder Ejecutivo. Este ordenamiento c ontemplaba a la Oficialía Mayor, cuyo titular tenía las funciones
de distribuir y asignar trabajo al personal de la Secretaría, tramitar la correspondencia, coordinar los asuntos de las mesas de trabajo y los
encomendados por la persona titular de la Gubernatura; revisar la redacción y estilo de las minutas de las mesas de trabajo y rubricarlas,
así como registrar y conservar la información para integrar la memoria anual de gobierno.
También figuraban las personas Oficiales de Mesa, que tenían funciones administrativas específicas relacionadas con asuntos de los ramos
encomendados directamente a la Oficialía Mayor para su resolución; las personas Oficiales de Partes, encargados de registrar en el libro
correspondiente los decretos y órdenes del gobierno relacionados con la administración de cada ramo; y la persona Archivera, cuya función
principal era cuidar y arreglar la documentación del archivo para la identificación, localización y uso de la misma.
Sin embargo, la primera disposición que se dio en el Estado de México para sustentar el quehacer archivístico, fue emitida en la
administración del Gobernador José Isidro Fabela Alfaro, a través del decreto número 103, publicado en el periódico oficial “Gaceta del
Gobierno” el 12 de septiembre de 1945, el cual consideró tres aspectos importantes: declaró la utilidad pública de los archivos de los
Poderes del Estado y de los municipios, prohibió la venta o destrucción de los archivos y, estableció la obligación de conservar en las
oficinas públicas los documentos correspondientes a los últimos cincuenta años y de enviar al Archivo Histórico los de periodos anteriores.
No obstante lo anterior, el desarrollo de la archivística y de la administración de documentos en el Estado de México se cimentó en las
acciones implementadas posteriormente, a partir de los últimos años de la década de los años setenta, al impulsarse en la administración
pública del Estado de México un proceso de reestructuración tanto en la organización como en el f uncionamiento de los archivos, con lo
cual el entonces Archivo General del Estado, sucesor del Departamento de Archivo y Periódico Oficial, asumió la función normativa y de
asesoría, estableció los nexos operativos con los archivos de trámite de la Administración Pública Estatal e impulsó la homogeneización de
los procesos técnicos.
Con la promulgación en 1981 de la “Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México”, la Oficialía Mayor se transformó en la
Secretaría de Administración, teniendo entre sus funciones la ejecución de acciones encaminadas a brindar el apoyo que requerían las
dependencias del Ejecutivo en aspectos relacionados con la administración de personal, organización y sistemas, archivos y
correspondencia, adquisiciones y, servicios y procesamiento automatizado de información.
Asimismo, la Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal dispuso la creación al interior de la Secretaría de Administración de la
Dirección de Organización y Documentación, con el propósito de, a través de una Subdirección de Documentos, establecer mecanismos
para garantizar la adecuada producción, organización, utilización y conservación del patrimonio documental del Gobierno del Estado de
México, así como coordinar el Sistema de Administración de Documentos de las Dependencias del Ejecutivo Estatal; actividades que hasta
entonces había venido realizando el entonces llamado Archivo General del Estado de México.
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