Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal
| Fecha de disposición | 16 Marzo 2016 |
| Fecha de publicación | 16 Marzo 2016 |
| Emisor | ARCHIVO GENERAL DE LA NACION |
| Sección | PRIMERA. Organismos Desconcentrados o Descentralizados |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Gobernación.- Archivo General de la Nación.- México. MARÍA DE LAS MERCEDES DE VEGA ARMIJO, Directora General del Archivo General de la Nación; con fundamento en los artículos 59, fracción XII, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; 44, fracción VI de la Ley Federal de Archivos; 21, fracciones III y XIV, 22, fracción V del Estatuto Orgánico del Archivo General de la Nación, y en cumplimiento a lo ordenado en el Acuerdo (R) OG-O-1-16-11 del Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación, y
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece en su artículo 6o., apartado A, fracción V, que para el ejercicio del derecho de acceso a la información, es deber de los sujetos obligados preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados;
Que la Ley Federal de Archivos prevé en su artículo 6, fracciones II y IV como objetivo asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental, así como garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos, para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública, así como para promover la investigación histórica documental;
Que los artículos 19 y 21 de la Ley Federal de Archivos establecen que los sujetos obligados deben elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, los cuales serán aplicables tanto a los documentos físicos como a los electrónicos;
Que el artículo 41 de la Ley Federal de Archivos establece que el Archivo General de la Nación es el órgano rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal;
Que el artículo 44, fracción VI de la Ley Federal de Archivos señala que el Archivo General de la Nación debe establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal;
Que el Programa Institucional del Archivo General de la Nación 2014-2018, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 29 de mayo de 2014, establece como uno de sus objetivos promover la administración eficiente de los archivos públicos, para lo cual se prevé establecer lineamientos, guías y criterios para homologar los procesos técnico-archivísticos;
Que la administración de documentos incorpora un conjunto de actos concatenados, mediante los cuales los sujetos obligados dan seguimiento al ciclo de vida documental, desde su producción o ingreso, hasta su baja o transferencia al archivo histórico, y
Que resulta necesario que los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal cuenten con directrices para analizar y valorar los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico, he tenido a bien expedir los siguientes
LINEAMIENTOS PARA ANALIZAR, VALORAR Y DECIDIR EL DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL
Primero. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer el procedimiento para analizar, valorar y decidir el destino final de los documentos de archivo producidos por los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal.
Segundo. La aplicación de los presentes lineamientos es de observancia obligatoria para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República, las cuales deberán observar en todo momento los principios que en materia archivística señala el artículo 5 de la Ley Federal de Archivos.
Tercero. La interpretación de los presentes lineamientos para efectos administrativos corresponde al Director General del Archivo General de la Nación de conformidad con el artículo 3 de la Ley Federal de Archivos.
Cuarto. Además de las definiciones contenidas en el artículo 4 de la Ley Federal de Archivos y 2 de su Reglamento, se entiende por:
-
Acta de baja documental: al documento oficial que certifica que prescribieron los valores administrativos, legales, fiscales o contables de la documentación producida por una dependencia o entidad y permite la acción de ejecutar la destrucción de documentos de archivo por no contener valores históricos;
-
Dictamen de destino final: al documento oficial mediante el cual se da a conocer el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia;
-
Ficha técnica de valoración documental: al instrumento que permite identificar y establecer el contexto y valoración de la serie a la que hace referencia la fracción XXXV del Artículo 4 de la Ley Federal de Archivos;
-
Lineamientos: a los presentes lineamientos, y
-
Transferencia secundaria: al traslado controlado y sistemático de expedientes que deben ser conservados de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.
Quinto. Los sujetos obligados de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder Ejecutivo Federal podrán adoptar los procedimientos indicados en los Lineamientos como criterios archivísticos para decidir el destino final de la documentación producida en sus instituciones.
De la Valoración documental
Sexto. Además de lo señalado en los lineamientos Décimo segundo y Décimo tercero de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, cada serie deberá contar con una Ficha técnica de valoración documental que, en su conjunto, conforman el instrumento básico de control que es el Catálogo de disposición documental, el cual establece los criterios de Destino final de la documentación producida por las Dependencias y entidades.
Séptimo. Para la elaboración de la Ficha técnica de valoración documental, se observarán los criterios técnicos archivísticos que para tales efectos emita el Archivo General de la Nación, los cuales deberán estar conformados por series que reflejen las atribuciones y funciones de los sujetos obligados de las Dependencias y entidades.
Octavo. Para la elaboración de las Fichas técnicas de valoración documental, las Dependencias y entidades deberán contar con un grupo interdisciplinario que, mediante el análisis de los procesos...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba