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Ley General de Administracion Documental para el Estado de Baja California

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Vincent

LEY GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 30 DE NOVIEMBRE DE 2018.

Ley publicada en la Sección Primera del Periódico Oficial del Estado de Baja California, el viernes 11 de julio de 2003.

EUGENIO ELORDUY WALTHER GOBERNADOR DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA, ANUNCIO QUE EL CONGRESO DEL ESTADO HA DIRIGIDO AL SUSCRITO PARA SU PUBLICACION, LEY GENERAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:

LA H. XVII LEGISLATURA CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE BAJA CALIFORNIA, EN USO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIERE EL ARTICULO 27, FRACCION I DE LA CONSTITUCION POLITICA LOCAL, EXPIDE LA SIGUIENTE:

LEY GENERAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

TITULO PRIMERO
CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 40

(REFORMADO PRIMER PARRAFO, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

ARTICULO 1 La presente Ley es de interés general y de orden público y tiene como objeto establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los archivos de documentos históricos y de interés público de las siguientes instituciones públicas y privadas:

  1. Poder Ejecutivo del Estado;

  2. Poder Legislativo del Estado;

  3. Poder Judicial del Estado;

  4. Organismos Autónomos o Descentralizados Estatales;

  5. Empresas de Participación Estatal;

  6. Fideicomisos Estatales; y

  7. Personas físicas o morales, así como Ayuntamientos que se adhieran al Sistema Estatal de Documentación.

A los Organismos con autonomía constitucional les aplicarán las disposiciones de esta Ley en lo que no se contraponga a los ordenamientos que los rigen.

ARTICULO 2 Son sujetos obligados a cumplir con las disposiciones de esta ley, los servidores públicos y empleados de las instituciones públicas que se mencionan en el artículo 1º. de esta Ley, así como las personas físicas y morales y Ayuntamientos que se adhieran al Sistema Estatal de Documentación.

(REFORMADO PRIMER PARRAFO, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

ARTICULO 3 Para los efectos de esta ley, se entiende por:

  1. Instituciones públicas: a las mencionadas en las fracciones de la I a la VI del artículo 1º. de esta Ley, así como los Ayuntamientos que se adhieran.

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  2. Documento de interés público:

    1. Toda representación material o constancia que genere un servidor público o empleado de las instituciones públicas de esta Ley, con motivo del ejercicio de sus funciones cargos o empleos, sin importar el soporte en el que se encuentren y que sirva de testimonio e información para el gobierno, la ciudadanía o como fuente histórica, y

    2. Toda representación material generada por la actividad de las personas físicas o morales que de constancia de un hecho o acto, que por su contenido e información sea de interés común.

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  3. Sistema: Sistema Estatal de Documentación;

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  4. Comisión de Valoración: Órgano responsable de determinar el valor y conservación de documentos históricos, así como la disposición final de documentos de interés público;

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  5. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función;

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  6. Archivo General: Conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma o soporte material, generados, circulados, conservados, usados o seleccionados por los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones o actividades y que se organizan en las siguientes áreas de:

    1. Archivo de trámite: Se conforma por los documentos de uso cotidiano y necesario durante un año, para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa o cuyo trámite ha terminado, pero sigue siendo consultado con frecuencia;

    2. Archivo de concentración: Se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal o contable, o concluye el término para conservarlos de manera precautoria, y

    3. Archivo histórico: Se conforma por los documentos seleccionados que contienen evidencia y testimonio de las acciones trascendentes de los sujetos obligados, por lo que deben conservarse permanentemente.

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  7. Administración documental: Todos los actos que intervengan en el manejo administrativo general, que tiene como objetivo la creación , adquisición, recepción, control, consulta, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo, divulgación, distribución, transferencia, valoración y en su caso disposición final de documentos de interés público así como de los documentos históricos;

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  8. Documentos de Archivo: Toda información registrada en cualquier tipo de soporte, generada, recibida y conservada por los sujetos obligados en el desempeño de sus actividades y, que contiene un hecho o acto administrativo, jurídico, fiscal, contable o de relevancia cultural, testimonial o científica. Dichos documentos atendiendo a su selección serán:

    1. Documentos activos: Los necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente;

    2. Documentos semi activos: Los de uso esporádico que deben mantenerse en los archivos de concentración por disposición de Ley o bien porque contienen valor administrativo, legal, fiscal o contable, así como los que el sujeto obligado determine conservar de manera precautoria por un plazo determinado;

    3. Documentos inactivos: Los que se conservarán de manera definitiva en el archivo histórico del Estado de Baja California, en función del valor informativo contenido, y

    4. Documentos históricos: Los que contienen valores informativos, que contengan evidencias y testimoniales de las acciones de los sujetos obligados y de sus relaciones con la sociedad, por lo que deben conservarse permanentemente como fuente histórica.

    (REFORMADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  9. Unidad Documental: El espacio físico en donde se encuentran y/o procesan los documentos a que se refiere la fracción VII;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  10. Patrimonio Documental: El conjunto de documentos que dan cuenta de la evolución histórica del Estado o cuyo valor testimonial o informativo los reviste de interés público; el cual se integra por los documentos que generen, conserven y posean los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones. Es intransferible, inalienable, inembargable e imprescriptible;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  11. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece con base en el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o pública y el destino final de la misma;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  12. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  13. Valoración: Proceso de revisión, evaluación y selección, por el que se determina la utilidad de los documentos para su uso posterior con cualquier propósito, así como el período durante el que se mantendrá ese valor. En el caso de los documentos históricos, se deberá establecer el proceso de conservación que requieren;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  14. Conservación: Procesos técnicos que permiten detener las alteraciones materiales del documento;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  15. Destino: Dar de baja documentos o transferencia de éstos al área de archivo histórico, en razón de la selección cuyo plazo de conservación ha concluido;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  16. Documentos electrónicos: Aquéllos cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse;

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  17. Disposición final de la documentación: Resolución de la Comisión de Valoración, para la cual se define si los documentos inactivos son mantenidos en los archivos, si son transferidos o se dan de baja definitiva para su eliminación, y

    (ADICIONADA, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

  18. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una Unidad Administrativa, con cuyo nombre se identifica.

ARTICULO 4 Los servidores públicos y empleados de las Instituciones Públicas, así como de las personas físicas o morales o de las instituciones públicas que se adhieran al Sistema, que tengan en posesión un documento de interés público, serán responsables de su adecuada, eficiente y oportuna administración, conforme a lo previsto por la presente Ley y Reglamentos correspondientes.
ARTICULO 5 Cuando un servidor público deje de desempeñar su empleo, cargo o comisión, deberá de hacer entrega a quien corresponda de toda la documentación que obre en su poder conforme a lo establecido en la presente Ley y sus reglamentos correspondientes, así como en la Ley de Entrega y Recepción de los Asuntos y Recursos Públicos para el Estado.

(ADICIONADO, P.O. 10 DE SEPTIEMBRE DE 2010)

Los documentos de archivo en poder de sujetos obligados, cuyas unidades administrativas hayan sido modificadas o...

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