Ley de Archivos del Estado de Oaxaca
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE OAXACA
ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 10 DE MARZO DE 2012.
Ley publicada en la Segunda Sección del Periódico Oficial del Estado de Oaxaca, el sábado 19 de julio de 2008.
LIC. ULISES ERNESTO RUIZ ORTIZ, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE OAXACA, A SUS HABITANTES HACE SABER:
QUE LA LEGISLATURA DEL ESTADO, HA TENIDO BIEN, APROBAR LO SIGUIENTE:
DECRETO N°. 658
LA SEXAGÉSIMA LEGISLATURA CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE OAXACA, APRUEBA:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE OAXACA.
(REFORMADO, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
La presente ley es de orden público y obligatoria para todos los sujetos obligados del Estado de Oaxaca, e interés general y tiene por objeto normar la administración de los documentos, regular la organización, funcionamiento, restauración, conservación y difusión de los archivos de los sujetos obligados; fomentar el resguardo, difusión y acceso de los archivos de especial relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural así como establecer las bases para la creación y operación del Sistema Estatal de Archivos, con el objeto de que los documentos se encuentren debidamente integrados, ordenados y disponibles y así facilitar el acceso expedito a la información.
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El Poder Ejecutivo del Estado;
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Las administraciones públicas estatal y municipal, incluyendo a los organismos desconcentrados y descentralizados, a las empresas de participación estatal y municipal, y los fideicomisos públicos estatales o municipales;
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El Poder Legislativo y la Auditoría Superior del Estado;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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El Poder Judicial del Estado;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Los Órganos Autónomos del Estado;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Los Entes públicos con autonomía constitucional o legal;
(ADICIONADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Las Universidades e Instituciones de Educación Superior Públicas; y
(ADICIONADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Las Juntas en materia del trabajo.
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Promover la conservación, difusión, acceso y consulta de los documentos e información administrada por los sujetos obligados;
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Establecer mecanismos para la coordinación entre los sujetos obligados en materia de archivos;
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Propiciar el uso de tecnologías de la información para la mejor administración de los archivos de los sujetos obligados; y
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Promover la conservación, difusión, acceso y consulta de los acervos a través de los instrumentos archivísticos, cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e inventarios de archivo.
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Administración de Documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la reproducción, integración, clasificación, ordenación, valoración, descripción, conservación y difusión de los documentos de archivos a través de su ciclo institucional de vida.
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Archivo: Conjunto organizado de expedientes integrados por documentos sea cual fuere su forma y soporte, producidos o recibidos por una persona física o moral, por un organismo público o privado en el ejercicio de sus funciones o actividades;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados y que permanecen en él hasta que prescribe su valor legal o jurídico, y fiscal o contable, o concluye el término para conservarlos de manera precautoria;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Archivo de trámite.- Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Archivo histórico.- Fuente de acceso público y unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
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Archivo privado: Documentos o colecciones que ostenten interés público, histórico o cultural en poder de particulares;
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Archivística: Disciplina dedicada al estudio y aplicación de las teorías y técnicas relativas a la función de los archivos, su organización, legislación, reglamentación, tratamiento y gestión;
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Baja documental: Eliminación de aquella documentación e información que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Catálogo de disposición documental: Instrumento técnico de registro general y sistemático que establece los valores administrativos, legales, fiscales o contables e históricos, así como los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad de la información y el destino final de los documentos.
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Clasificación archivística: Proceso de identificación, jerarquización, agrupación y codificación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.
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Conservación de archivos: Conjunto de acciones destinadas a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo;
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Cuadro general de clasificación archivística.- Instrumento técnico y de control que refleja, mediante categorías de agrupamiento de los documentos de archivo y código asignados, la estructura de la documentación producida o recibida por los sujetos obligados con base en sus atribuciones y/o funciones. En relación con el artículo 7 fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de Oaxaca.
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Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;
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Documento: Expresión oral, escrita, gráfica, sonora, natural o codificada, recogida en cualquier tipo de soporte;
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Documento electrónico: Información cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse;
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Documento activo: Aquel necesario para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de trámite.
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Documento semiactivo.- Aquel de uso esporádico que debe conservarse por razones legales, fiscales o contables en un archivo de concentración.
(REFORMADA, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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Expediente: Unida documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite.
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Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por los sujetos obligados con cuyo nombre se identifican;
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Sección: Cada una de las divisiones del fondo basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
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Serie documental: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;
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Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;
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Ley: Ley de Archivos del Estado de Oaxaca;
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Unidad administrativa: Toda dirección, departamento u oficina de los sujetos obligados que generan y reciben documentos oficiales;
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Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación e información en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el plazo precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales;
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Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración, conocido como transferencia primaria, y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico, conocido como transferencia secundaria;
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Valor documental: Contenido y condición de los documentos e información de archivo que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables durante su etapa activa y semiactiva, denominada como valores primarios; o bien, de evidencia, testimoniales e informativas en su etapa inactiva o histórica, denominada como valores secundarios; y
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Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento e información de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
(REFORMADO, P.O. 10 DE MARZO DE 2012)
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