Ley de Archivos del Estado de Campeche
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CAMPECHE
TEXTO ORIGINAL.
Ley publicada en la Tercera Sección del Periódico Oficial del Estado de Campeche, el jueves 6 de mayo de 2010.
FERNANDO EUTIMIO ORTEGA BERNES, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Campeche, a sus habitantes, sabed:
Que el H. Congreso Constitucional del Estado Libre y Soberano de Campeche, me ha dirigido el siguiente:
D E C R E T O
La LX Legislatura del Congreso del Estado de Campeche decreta:
NÚMERO 39
Ley de Archivos del Estado de Campeche
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Normar la administración de los documentos generados o recibidos por los Entes Públicos en el ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias;
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Regular la organización y funcionamiento de los archivos públicos, administrativos e históricos; y
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Establecer los mecanismos de coordinación entre los Municipios, el Estado y la Federación para la conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche.
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Administración de documentos: el conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo;
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Archivo: el conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los Entes Públicos;
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Archivo de Concentración: el archivo en el que se reúne la documentación transferida de los archivos de trámite;
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Archivo de Trámite: el archivo en el que se reúne la documentación recibida o generada por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, durante la tramitación de los asuntos a su cargo;
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Archivo Histórico: el archivo al que se transfiere la documentación del archivo de concentración que debe conservarse permanentemente por contener valor histórico;
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Archivo Privado: el conjunto de documentos generados o reunidos por particulares, personas físicas o morales, y en poder de éstos, que se consideren patrimonio documental del Estado;
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Baja documental: el proceso operativo que consiste en eliminar aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valor histórico;
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Catálogo de Disposición Documental: el registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos;
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Clasificación archivística: el proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los Entes Públicos;
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Comisión: la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche;
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Conservación de archivos: el conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de un archivo, mediante aplicación de técnicas preventivas y correctivas que permiten mantener los documentos en las mejores condiciones, sin alteraciones físicas ni de contenido;
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Cuadro General de Clasificación Archivística: el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Ente Público;
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Destino final: la selección que se hace en los archivos de concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;
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Documentación activa: la necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas de los Entes Públicos y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite;
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Documentación histórica: la que contiene evidencia y testimonios de las acciones del Ente Público, por lo que debe conservarse permanentemente en el archivo histórico;
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Documentación semiactiva: la de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración, durante un plazo determinado;
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Documento de archivo: el que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los Entes Públicos;
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Documento electrónico: la información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse;
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Entes públicos: las Dependencias y Entidades que conforman la Administración Pública Estatal, centralizada y paraestatal, los órganos de los Poderes Legislativo y Judicial del Estado; los órganos constitucionales autónomos locales; y los Ayuntamientos y sus órganos administrativos auxiliares y entidades paramunicipales;
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Estado: el Estado de Campeche;
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Expediente: la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de un Ente Público;
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Fondo: el conjunto de series documentales generadas por un Ente Público, como fruto del ejercicio de sus competencias, con cuyo nombre se identifica;
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Guía Simple de Archivo: el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un Ente Público, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales;
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Inventarios documentales: los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);
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Lineamientos: los Lineamientos que en materia de archivos expida la Comisión, los cuales serán observados por los Entes Públicos en lo que no contravengan o se opongan a lo dispuesto en esta ley y en otras leyes y reglamentos expedidos por el Congreso o el Ejecutivo del Estado, dentro de sus respectivas jurisdicciones;
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Plazo de conservación: el período de guarda de la documentación en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico; consistente en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el período de reserva, en su caso, y los períodos adicionales que se establezcan;
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Sección: cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones legales y/o reglamentarias de cada Ente Público, aplicables a través de cada una de las unidades administrativas que lo conforman;
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Serie: la división de una sección que corresponde al conjunto de expedientes y documentos homogéneos generados por un sujeto productor en el desarrollo de la misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento;
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Transferencia: el traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia secundaria);
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Valor documental: la condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los Archivos de Trámite o Concentración (valores primarios), o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los Archivos Históricos (valores secundarios);
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Valoración: la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y
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Vigencia documental: el período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables.
De la Administración de Archivos y Documentos
Disposiciones Comunes a los Archivos
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