Gabriel Zaid / Administrarse
| Autor | Gabriel Zaid |
Se han publicado miles de libros sobre cómo administrarse con eficacia (logrando los propósitos) y eficiencia (al menor costo posible). Tal abundancia muestra que el tema tiene demanda, y también que tiene muchos ángulos.
Son infinitas las situaciones particulares. No es fácil sistematizar. Cada persona es un mundo de ambiciones, limitaciones, deberes, circunstancias. Cuando se estudian las operaciones industriales para administrarlas mejor, las variables son muchas, pero no tantas como en la vida personal.
Conviene distinguir entre rutinas (llegar de la casa al trabajo), proyectos (abrir un negocio, sacar una maestría) y acciones desconectadas (recuperar una maleta).
Las rutinas son secuencias repetitivas, y eso abre la oportunidad de mejorarlas. Justifica observar y analizar. El análisis cuesta (digamos, media hora), pero ahorrar un minuto en lo que se repite 3,000 veces ahorra una semana. No sólo eso: Ganar un minuto en el quirófano puede salvar la vida de un paciente. Reducir un minuto el trámite en una ventanilla puede acortar la cola.
Los proyectos están en el otro extremo: absorben cientos o miles de horas en actividades convergentes a un punto final. Tal volumen justifica el análisis. Ganar tiempo en la actividad que tarda más (la ruta crítica) permite adelantar la fecha de terminación del proyecto. Estudiar los diversos requisitos puede ahorrar costos y mejorar la calidad.
El análisis de acciones y recursos con respecto a un objetivo se practica desde hace milenios. Es de origen militar. Los comandantes desarrollaron la inteligencia estratégica, táctica y administrativa para las circunstancias. Las estrategias aparecieron milenios antes de que fueran tema de estudio universitario. La palabra griega strategós significaba "comandante". El Arte de la guerra del general chino Sun Tzu (siglo VI a. C.) se estudia hoy como un clásico de la administración.
Hay mejoras que se logran combinando (hacer dos cosas en el mismo viaje), cambiando (el lugar de operación, la fecha, el momento, los utensilios, la división del trabajo, las personas), simplificando, previendo, preparando. Pero lo más contundente de todo es eliminar, no mejorar. Hay rutinas y proyectos que persisten por inercia. Tuvieron sentido, pero ya no lo tienen; a pesar de lo cual siguen costando tiempo y recursos.
El país está lleno de trámites y proyectos innecesarios, que no sirven para nada o tienen una utilidad que no justifica el costo...
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