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Conservación de Documentos en Materia Laboral

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Vincent
Páginas44-46
44
LOS PATRONES ESTÁN OBLIGADOS A...
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN
MATERIA LABORAL
En฀la฀vida฀diaria,฀las฀empresas฀se฀encuentran฀con฀que฀deben฀cumplir฀disposiciones฀f‌i฀scales,฀labora-
les฀y฀de฀seguridad฀social฀y฀éstos฀ámbitos฀no฀siempre฀coinciden฀en฀sus฀ordenamientos.
En฀esta฀ocasión฀vamos฀a฀analizar฀qué฀pasa฀con฀la฀obligación฀de฀ conservar฀los฀documentos฀relati-
vos฀a฀las฀relaciones฀laborales.
De฀entrada,฀cuando฀hablamos฀de฀conservación฀de฀documentos,฀pensamos฀en฀el฀plazo฀de฀5฀años฀que฀se-
ñala฀el฀Código฀Fiscal฀de฀la฀Federación฀(CFF);฀sin฀embargo,฀existen฀otras฀disposiciones฀que฀marcan฀plazos฀
distintos,฀veamos฀a฀continuación฀dichas฀disposiciones:
Como฀se฀observa,฀en฀ algunos฀casos,฀los฀plazos฀son฀mayores฀o฀menores฀a฀los฀ 5฀años฀que฀ el฀CFF฀en฀su฀
artículo฀30฀ señala฀a฀ los฀contribuyentes,฀por฀ eso฀es฀importante฀analizar฀ cada฀caso฀ personal฀y฀ armonizar฀
todas฀las฀disposiciones฀para฀evitar฀quebrantar฀alguna฀de฀estas฀leyes.
Antes฀de฀pasar฀a฀la฀aplicación฀práctica฀para฀ver฀mejor฀esta฀interpretación฀armónica,฀vamos฀a฀analizar฀un฀
término฀que฀aparece฀en฀nuestro฀cuadro฀anterior.฀¿Qué฀es฀la฀extinción?฀El฀diccionario฀nos฀da฀la฀def‌i฀nición:฀
“prescribir฀un฀plazo,฀un฀derecho,฀etc.”.
El฀artículo฀518฀de฀la฀LFT฀señala฀que฀prescriben฀en฀dos฀meses฀las฀acciones฀de฀los฀trabajadores฀que฀sean฀
separados฀del฀trabajo,฀contando฀la฀prescripción฀a฀partir฀del฀día฀siguiente฀a฀la฀fecha฀de฀la฀separación.
Ordenamiento Concepto Plazo Observaciones
Documentación y contabilidad en general. A partir de la fecha en la que se presentaron o debieron
presentarse las declaraciones.
Actos cuyos efectos fiscales se prolonguen
en el tiempo.
A partir del día en que se presente la declaración fiscal del
último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Documentación derivada de la promoción
de recursos o juicios.
A partir de la fecha en que quede firme la resolución que les
ponga fin.
Actas constitutivas de las Personas
Morales (PM).
Contratos de Asociación en Participación (A
en P).
Actas de aumento o disminución de capital
social.
Actas de fusión de sociedades.
Actas de escisión de sociedades.
Constancias que emitan las PM por
distribución de dividendos o utilidades.
Información para determinar los ajustes
(ARTS-24 y 25 LISR).
Pagos provisionales y declaración del
ejercicio (contribuciones federales).
ART-15-F-II IMSS Registros de nóminas y listas de raya. 5 años. A partir de la fecha consignada en dichos documentos.
I. Contratos individuales de trabajo, cuando
no exista contrato colectivo o contrato-ley
aplicable.
II. Lista de raya o nómina de personal y
recibos de pago de salarios.
III. Controles de asistencia.
IV. Comprobantes de pago de PTU,
vacaciones, aguinaldo y primas
dominicales, vacacionales y de antigüedad.
V. Demás documentos que señalen las
leyes.
ART-30 CFF
Conservación de documentos
5 años.
Todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
ART-804 LFT
Mientras dure la relación laboral y hasta 1 año después.
Durante el último año y un año después de que se extinga la relación
laboral.
El plazo que señale la ley respectiva.

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