Reforma al Cuadro General de Clasificación Archivística del Tribunal Electoral del Distrito Federal
TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
REFORMA AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
México, Distrito Federal, a siete de noviembre de dos mil trece.
EL PLENO DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL, EN EJERCICIO DE LA ATRIBUCIÓN QUE LE CONFIERE EL ARTÍCULO 159,
FRACCIÓN I DEL CÓDIGO DE INSTITUCIONES Y PROCEDIMIENTOS ELECTORALES DEL DISTRITO FEDERAL, EN REUNIÓN PRIVADA DE
SEIS DE NOVIEMBRE DE DOS MIL TRECE, APROBÓ LA "REFORMA AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL
TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL", CUYO CONTENIDO ES EL SIGUIENTE:
REFORMA AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
CONTENIDO
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Presentación
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Marco normativo
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Objetivo General
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Objetivos específicos
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Políticas de operación
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Estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística
6.1 Fondo
6.2 Sección
6.3 Subsección
6.4 Serie
6.5 Subserie
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Código de Clasificación
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Cuadro General de Clasificación Archivística
1. Presentación
El presente Cuadro General de Clasificación Archivística en adelante (Cuadro de Clasificación) es un instrumento técnico que describe la estructura jerárquica funcional y documental, en el que se establecen los principios de diferenciación y estratificación de las agrupaciones documentales que conforman el acervo del Tribunal Electoral del Distrito Federal en adelante (Tribunal Electoral). De la misma forma para dar cumplimiento en lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, el Tribunal Electoral implementó la restructuración del Cuadro de Clasificación vigente, con la finalidad de contar con un instrumento técnico acorde a las necesidades de los órganos y áreas que lo conforman.
En este documento se establecen los objetivos y la estructura del Cuadro de Clasificación la cual será jerárquica atendiendo los conceptos básicos de la archivística de fondo, sección, subsección, serie, subserie y unidad documental (expediente) y reflejará la estructura del archivo con base en las atribuciones y funciones del Tribunal.
En la conformación del Cuadro de Clasificación se incluye la norma ISO 3166 desarrollada por la Organización Internacional de Normalización (ISO) para la identificación de los países y sus subdivisiones, así como la división geoestadística por entidad federativa, de los Estados Unidos Mexicanos, en donde al Distrito Federal le corresponde el código 09. Con la adopción de estas normas en el cuadro de clasificación, los archivos del Tribunal podrán desarrollar una gestión de procesos continuos y homogéneos en materia de clasificación documental.
Con la reforma al Cuadro de Clasificación, se inicia un proceso para facilitar la identificación y denominación del fondo, sección, subsección, series y subseries documentales, las cuales constituyen el punto de partida de la organización de los archivos del Tribunal Electoral para lo cual se diseño el presente Cuadro de Clasificación con las aportaciones de los órganos y áreas que lo conforman.
El Cuadro de Clasificación cumple con las siguientes características técnicas archivísticas:
Sistemático.
Uniforme.
Lógico, no arbitrario.
Respeto estricto al principio de procedencia y orden original. Flexible.
Además el Cuadro de Clasificación toma referencia en los siguientes elementos:
La estructura orgánica del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Las funciones del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Las actividades derivadas de cada función.
2. Marco normativo
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.
Código de Instituciones y Procedimientos Electorales del Distrito Federal.
Ley Procesal Electoral para el Distrito Federal.
Ley de Archivos del Distrito Federal.
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Manual de Organización y Funcionamiento del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
3. Objetivo general
Establecer un Sistema de Clasificación Archivística que permita la codificación de expedientes de los órganos y áreas del Tribunal Electoral, con el propósito de satisfacer las necesidades de información de las distintas Unidades Administrativas y dar cumplimiento en lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
4. Objetivos específicos
Establecer un esquema de clasificación bajo una estructura lógica basada en las funciones y atribuciones de los órganos y áreas, con la finalidad de agrupar los expedientes homogéneos generados por el Tribunal Electoral a través de las Unidades Administrativas.
Aplicar una metodología determinada para la clasificación y codificación de los expedientes de los archivos de trámite de los órganos y áreas del Tribunal Electoral.
Mejorar el control y la identificación para la consulta de la información documental, de los órganos y áreas del Tribunal Electoral.
Delimitar el nombre de las series documentales a través de un código de clasificación.
5. Políticas de operación
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La estructura del Cuadro del Clasificación, se integra por agrupaciones naturales llamadas fondo, sección subsección, serie y subserie documental.
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El Cuadro de Clasificación se revisará semestralmente, a efecto de mantenerlo actualizado acorde a los requerimientos de los órganos y áreas del Tribunal Electoral.
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La Coordinación de Archivos, será el área responsable integrar las secciones, subsecciones, series y subseries documentales correspondientes a las funciones de los órganos y áreas del Tribunal Electoral derivadas de alguna actualización.
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La clasificación archivística se realizará asociando cada expediente a las series documentales que correspondan según la función específica de la que se deriva
el asunto.
6. Estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística
FONDO Conjunto de documentos producidos orgánicamente y/o recibidos por el Tribunal Electoral con cuyo nombre se identifica TEDF.
SECCIÓN División del fondo, tomando como base las funciones de cada órgano y área del Tribunal Electoral SUBSECCIÓ Subdivisión de la sección, en las áreas que dependen de la sección
SERIE DOCUMENTAL Conjunto de expedientes interrelacionados por una función o un mismo asunto, generados por los órganos y áreas del Tribunal Electoral
SUBSERIE DOCUMENTAL Subconjunto de la serie que refleja grupos de asuntos relacionados entre si
EXPEDIENTE Documentos concentrados por órganos y áreas para su uso durante el proceso de su gestión administrativa, refieren al mismo asunto
EL PRESENTE CUADRO DE CLASIFICACIÓN SE CONFORMA DE:
6.1 Fondo:
Nombre del organismo público autónomo, en este caso es el Tribunal Electoral del Distrito Federal, el fondo se constituye con el conjunto de documentos producidos orgánicamente y/o recibidos por el Tribunal con cuyo nombre se identifica TEDF. La clave del fondo de referencia para su descripción documental en éste caso el código del fondo del Tribunal Electoral será el siguiente:
MEX México: Código del país
09 Distrito Federal: Código de la entidad federativa
TEDF Tribunal...
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