Aviso por el que se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (Coteciad)
HEROICO CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO FEDERAL
Primer Superintendente Raúl Esquivel Carbajal, Director General del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 40, 48, 53, 70, fracción VIII y 71, fracciones III, IV y IX de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 19 y Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, 14, fracciones I y II de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; en el oficio CG/CGMA/1625/2013 del 19 de septiembre de 2013, mediante el cual se otorga el registro con número ME-34DHB-01/13; tengo a bien dar a conocer el siguiente:
AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (COTECIAD).
ÍNDICE
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Presentación
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Antecedentes
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Objetivo General
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Marco Jurídico-Administrativo
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Abreviaturas, siglas y definiciones
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Integración del COTECIAD
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Atribuciones del COTECIAD
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Funciones de los integrantes del COTECIAD
8.1 De la Presidencia
8.2 De la Secretaría Ejecutiva
8.3 De la Secretaría Técnica
8.4 De los Vocales
8.5 De los Representantes
8.6 De los Invitados
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Políticas de Operación
9.1 De los Tipos de Sesión
9.2 De las Convocatorias
9.3 De la documentación para la sesión
9.4 De la Presentación de asuntos para acuerdo
9.5 De la calidad de los integrantes del COTECIAD
9.6 De los mecanismos de suplencia
9.7 Procedimiento: Desarrollo de las Sesiones
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Anexos
10.1 Formato de Lista de Asistencia
10.2 Formato de Acuerdo
10.3 Formato de Seguimiento de Acuerdos
1. PRESENTACIÓN
La Oficialía Mayor, en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, mantiene actualizada la Circular Uno "Normatividad en Materia de Administración de Recursos", en la que se encuentra incluida, entre otras, las disposiciones específicas sobre administración de documentos y archivística.
Asimismo, con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administraban los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades, la Oficialía Mayor incluyó la normatividad para la administración de los archivos en la Circular Uno 2007, al incorporar el numeral 7, denominado "Administración de Documentos y Archivística".
Específicamente el numeral 7.3.4 establece la existencia, en cada dependencia, órgano desconcentrado, delegación y entidad, de un Órgano Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.
En el numeral 7.3.5 se define la obligación de instrumentar, a través de las Direcciones Generales de Administración o sus equivalentes, como parte integrante de la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas.
Conforme a lo anterior, el 30 de enero de 2008, en su primera sesión ordinaria, se aprobó la integración del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, de conformidad con las disposiciones de la Circular Uno 2007; es así como el Comité dentro de sus funciones que en el mes de marzo de 2010 aprueba el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, mismo que fue registrado por CGMA en octubre de 2011.
Así, en materia de archivos el Distrito Federal cuenta con la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008, por lo que se hizo necesario adecuar tanto las estructuras y la normatividad con que se contaba, para dar exacto cumplimiento a la ley.
Se puntualiza que en la Ley de Archivos del Distrito Federal se dispone que los Comités Técnicos Internos de Administración de Documentos, como el que se constituyó en el Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, deben contar con disposiciones normativas que regulen su organización y operación. En dicha Ley, en el artículo 21 fracción V, se le denomina Reglamento; sin embargo, en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal y su Reglamento Interior se les denomina Manuales Administrativos, entre los que se encuentra los Manuales Específicos de Operación como el presente, mismo que se emitió en cumplimiento del artículo antes señalado y en congruencia con criterios de la Suprema Corte de Justicia de la Nación que han reservado, en exclusiva, la figura del Reglamento para los titulares de los poderes ejecutivos Federal o locales, por lo que el presente manual es el instrumento normativo que regula la organización y operación del COTECIAD del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
La presente actualización se deriva de las adecuaciones que deben efectuarse en los integrantes del comité, la distribución de actividades, de la operación misma del órgano colegiado, y en congruencia con las necesidades del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
2. ANTECEDENTES
Un primer antecedente en materia de archivo lo encontramos en la Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público, que señala en su artículo 16 que son bienes del dominio público, "IX. Los muebles propiedad del Distrito Federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes, los especímenes tipo de la flora y la fauna, las colecciones científicas y filatélicas, los archivos, fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier objeto que contenga imágenes y sonidos, 2026"
Por otro lado, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de Mayo de 2003, señala dentro de sus objetivos, mejorar la organización y manejo de los documentos; asimismo, dispone que los archivos con datos personales en poder de los entes públicos, deben ser actualizados de manera permanente y utilizados exclusivamente para los fines legales y legítimos para los que fueron creados.
En cumplimiento a lo dispuesto por ley mencionada en el párrafo que antecede, el 12 de abril de 2007, se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, la Circular Uno 2007, que establecía la normatividad que regulaba la administración de recursos en la Administración Pública del Distrito Federal.
El Numeral 7 define de manera específica las bases normativas para la generación, operación, administración, conservación y baja documental, la correcta organización de la información, estableciendo las disposiciones generales para la integración y organización de los archivos que contienen la documentación que representa la gestión de todas las dependencias, órganos y entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
Con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada el 28 de marzo de 2008, se abrogó la ley del 8 de mayo de 2003.
En concordancia con los eventos históricos, el 8 de octubre de 2008 se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal la Ley de Archivos del Distrito Federal, que tiene por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, así como establecer las bases para la coordinación, organización...
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