Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Finanzas con Numero de Registro MEO-95/060917-D-SEFIN-19/030517
SECRETARÍA DE FINANZAS
MARCOS MANUEL HERRERÍA ALAMINA, Director General de Administración en la Secretaría de Finanzas, con fundamento en los artículos 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; 23 y 60 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; Numeral
2.4.6.7 de la Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal; Lineamiento Quinto, Fracción IV de los Lineamientos Generales para el Registro de Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración de la Administración Pública de la Ciudad de México; y de conformidad con el número de registro ME-95/060917-D-SEFIN-19/030517,emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa, tengo a bien dar a conocer el siguiente:
AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS CON NUMERO DE REGISTRO MEO-95/060917-D-SEFIN-19/030517
CONTENIDO
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MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
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OBJETIVO GENERAL
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INTEGRACIÓN
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ATRIBUCIONES
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FUNCIONES
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CRITERIOS DE OPERACIÓN
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PROCEDIMIENTO(S)
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GLOSARIO
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VALIDACIÓN DEL MANUAL
I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de febrero de 1917. Última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 24 de febrero de 2017.
LEYES
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Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 2017.
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Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de mayo de 2015.
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Ley de Archivos del Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008. Última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de noviembre de 2014.
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Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México. Publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México, el 6 de mayo de 2016.
CIRCULARES
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Circular Uno 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de septiembre de 2015. Apartado: 8. Administración de Documentos y Archivística. pp. 79-94.
8 GACETA OFICIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO 20 de Octubre de 2017
LINEAMIENTOS
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Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. Publicados en el Diario Oficial de la Federación (Tercera Sección) el 4 de mayo de 2016.
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Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. Publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de agosto de 2002.
OTROS
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Guía Técnica y Metodología para la Elaboración e Integración de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración Pública de la Ciudad de México. Publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 28 de febrero de 2017.
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Marco Normativo para la Instauración del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Finanzas. Aprobada en la Cuarta Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México.
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Circular CG/001/2013 de fecha 2 de enero de 2013 signada por la Contralor General del Distrito Federal.
II. OBJETIVO GENERAL
El Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) tiene por objeto establecer los lineamientos, políticas y procedimientos para regular su integración, funcionamiento y los procesos de operación. Asimismo, por lo anterior, el objetivo es facilitar a los integrantes del COTECIAD la observancia de las normas y disposiciones aplicables en materia de archivos, de administración y resguardo de documentos y de custodia de datos personales, y con ello, facilitar la localización oportuna de la información y los documentos, así como garantizar su conservación.
III. INTEGRACIÓN
En concordancia con lo que dispone el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y al numeral 8.4.6 de la Circular Uno2015 y para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones, el COTECIAD estará integrado de la siguiente forma:
Cargo Responsable
Presidente Dirección General de Administración en la Secretaría de Finanzas
Secretario Ejecutivo Subdirección de Información Pública y Responsable de la Unidad de Transparencia Secretario Técnico Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes
Vocal
Representantes de las siguientes áreas: 1. Jurídica
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Financiera e
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Informática
Invitado Contraloría Interna en la Secretaría de Finanzas
Funcionarios que participan en razón de su experiencia sobre los temas a tratar.
IV. ATRIBUCIONES
LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
Los representantes de:
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Las Oficinas de Control de Gestión
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Las áreas encargadas de las distintas Unidades de Archivo de la Secretaría de Finanzas
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Del Archivo de Concentración
Asesor
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Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
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Realizar los programas de valoración documental del ente público;
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Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
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Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos de la Ciudad de México y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;
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Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
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Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley;
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Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
CIRCULAR UNO 2015: NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DERECURSOS PARA LAS DEPENDECIAS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEAPOYO TÉCNICO...
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