Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, con número de registro MEO-56/051016-OPA-MIL-7/2013 aprobado por la Coordinación General de Modernización Administrativa (CEGEMA), mediante número de Oficio OM/CGMA/2068/2016
DELEGACIÓN MILPA ALTA
Lic. José Juan Ortega Chávez, Director General de Administración y Presidente del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), en Milpa Alta Ciudad de México, con fundamento en lo dispuesto por los Artículos 15, 17 y 21 Fracción V, de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Numeral 6, 6.4.13 Fracción IV, V y VI, de la Circular Uno Bis 2015, "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la Administración Pública del Distrito Federal", publicada el 18 de septiembre 2015; emito el siguiente:
Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, con número de registro MEO-56/051016-OPA-MIL-7/2013. Aprobado por la Coordinación General de Modernización Administrativa (CEGEMA), mediante número de oficio OM/CGMA/2068/2016.
CONTENIDO
I MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATÍVO DE ACTUACIÓN II OBJETIVO GENERAL
III INTEGRACIÓN
IV ATRIBUCIONES
V FUNCIONES
VI CRITERIOS DE OPERACIÓN
VII PROCEDIMIENTOS
VIII GLOSARIO
IX VALIDACIÓN DEL MANUAL
f0d8 MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
LEYES
f0d8 Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el
29 de diciembre de 1998, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de enero de 2015.
f0d8 Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008 y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de noviembre de 2014.
f0d8 Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 06 de mayo de 2016.
f0d8 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1982, y su última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 2013.
f0d8 Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el
03 de octubre de 2008.
REGLAMENTOS
f0d8 Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal el 28 de diciembre de 2000, y su última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 13 de abril de 2016.
CIRCULARES
f0d8 Circular Uno Bis 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la
Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de septiembre de 2015.
14 GACETA OFICIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO 10 de Noviembre de 2016
OBJETIVO GENERAL
Establecer las directrices organizacionales y operativas para el funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en el Órgano Político Administrativo en Milpa Alta mediante la descripción detallada de sus atribuciones, funciones y procedimientos, en apego a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal y demás normatividad aplicable en materia archivística.
f0d8 INTEGRACIÓN
De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y el numeral 6.4.6 de la Circular Uno Bis, para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones, el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, estará integrado de la siguiente forma:
Cargo Responsable Presidencia Dirección General de Administración
Secretaria Técnica Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos (Dirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales)
Secretaria Ejecutiva Responsable de la Oficina de Información Pública (Coordinación de Modernización
Administrativa)
Asesor Contraloría Interna en Milpa Alta Vocales Responsables de las Unidades de Archivo
Director General Jurídico y de Gobierno
Director General de Obras y Desarrollo Urbano
Director General de Desarrollo Social
Director General de Servicios Urbanos
Director General de Desarrollo Rural y Económico Sustentable Director General de Medio Ambiente
Director de Participación Ciudadana
Director de Protección Civil
Coordinación Delegacional de Seguridad Pública
Invitados Director de Desarrollo de Personal y Recursos Financieros
Coordinador de Tecnologías de la Información y la Comunicación Subdirección de Recursos Materiales
Oficina de Archivo de Concentración
f0d8 ATRIBUCIONES
LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
-
Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
-
Realizar los programas de valoración documental del ente público; Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
-
Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos de la Ciudad de México y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;
-
Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
-
Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley;
-
Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
CIRCULAR UNO BIS
Numeral 6.4.14 Las funciones del COTECIAD son:
Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en la materia de archivos de la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Entidad o Delegación;
Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros, que favorezcan la implantación de las normas Archivísticas Institucionales a partir de las contenidas en este apartado, para el mejoramiento integral de los archivos; y
Emitir su Manual Específico de Operación, remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro, así como Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, el cual deberá enviarse también a la DGRMSG dentro de los primeros treinta días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.
f0d8 FUNCIONES
DEL PRESIDENTE
Presidir las sesiones del Comité, con derecho a voz y voto y emitir el voto de calidad en caso de empate;
Analizar y autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias;
Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias;
Cumplir las disposiciones jurídicas, técnicas y administrativas que regulan la materia de archivos;
Aplicar criterios de economía y gasto eficiente que deben concurrir para la utilización optima de los recursos en el tratamiento de archivos, de conformidad con la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal y demás normas aplicables;
Presentar a consideración del Comité, para su aprobación, el Calendario Anual de Sesiones Ordinarias, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y el Informe Anual de Cumplimiento del ejercicio anterior;
Remitir a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y el Informe Anual de Cumplimiento del ejercicio anterior, para su registro;
Presentar para conocimiento del Comité, los informes semestrales y el Informe Anual de Cumplimiento del ejercicio anterior del Órgano Colegiado; y
Las demás atribuciones que determine el Comité y otras disposiciones legales aplicables.
DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS (SECRETARIO TÉCNICO)
Integrar la carpeta de cada sesión con la documentación respectiva y vigilar su oportuna entrega a los miembros del Comité y demás invitados, considerando los "Lineamientos que las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. deberán observar para la integración y remisión vía electrónica de carpetas, información o documentación con relación a los órganos colegiados, comisiones o mesas de trabajo";
Ejercer cuando supla al Presidente, las atribuciones señaladas en el presente Manual;
Formular el orden del día, considerando los asuntos propuestos y someterlo a consideración...
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