Aviso por el que se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social del Distrito Federal (Coteciad-Sedeso)
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN EN LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
DEL DISTRITO FEDERAL
C. MANUEL DE JESÚS LUJÁN LÓPEZ, Director General de Administración en la Secretaría de Desarrollo Social del Distrito Federal, con fundamento en los artículo 115 fracción III del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal; 16 fracción III y 33 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 19, 27 fracciones IX, X y XVII y 101 G del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; y de conformidad con el Registro ME-08001-01/14, emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Contraloría General del Distrito Federal, y:
CONSIDERANDO
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- Que de conformidad con el artículo 101 Bis, fracción XII del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, Corresponde a la Coordinación General de Modernización Administrativa, Revisar, dictaminar y, en su caso, registrar los manuales administrativos y específicos de operación de las dependencias, unidades administrativas, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos, entidades, comisiones, comités y cualquier otro órgano administrativo colegiado que constituya la Administración Pública del Distrito Federal;
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- Que el artículo 11, párrafo tercero, de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, determina que los acuerdos delegatorios de facultades, instructivos, manuales y formatos que expidan las dependencias y entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, se publicarán previamente a su aplicación, en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, por lo que he tenido a bien emitir el siguiente:
AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE
DESARROLLO SOCIAL DEL DISTRITO FEDERAL (COTECIAD-SEDESO)
ÚNICO. Se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social del Distrito Federal, con número de registro ME-08001-01/14, emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Contraloría General del Distrito Federal. Anexo al presente Aviso:
MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, CON NUMERO DE REGISTRO ME-08001-01/14.
SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL.
MAYO 2014.
1. PRESENTACIÓN.
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MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO.
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DEFINICIONES.
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OBJETIVO GENERAL.
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INTEGRACIÓN.
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ATRIBUCIONES.
6.1 ATRIBUCIONES DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS
6.2 ATRIBUCIONES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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FUNCIONES.
7.1 FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN EN TRÁMITE
7.2 FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ.
8.1 DEL PRESIDENTE
8.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO
8.3 DEL SECRETARIO TÉCNICO
8.4 DE LOS VOCALES
8.5 DE LOS INVITADOS PERMANENTES
8.6 DE LOS INVITADOS
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POLÍTICAS.
9.1 POLÍTICAS GENERALES
9.2 POLÍTICA DE OPERACIÓN
9.2.1 DE LA CALIDAD DE LOS MIEMBROS
9.2.2 DE LOS MECANISMOS DE SUPLENCIA
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PROCEDIMIENTOS.
10.1 REALIZACIÓN DE SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
10.2 ARCHIVO DE TRÁMITE
10.3 TRANSFERENCIA PRIMARIA
10.4 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
10.5 TRANSFERENCIA SECUNDARIA
10.6 BAJA O DEPURACIÓN DOCUMENTAL
10.7 ARCHIVO HISTÓRICO
1. PRESENTACIÓN.
La Dirección General de Administración en la Secretaría de Desarrollo Social, instrumenta el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos (COTECIAD), como una herramienta que permita cumplir con los preceptos normativos en materia archivística en su contexto, donde se citan los antecedentes, marco jurídico-administrativo, en el que se fundamentan los aspectos legales de la Administración Pública del Distrito Federal, el objetivo general, la integración del mismo y la participación de sus integrantes de acuerdo a sus atribuciones y funciones, las políticas de operación donde nos marcan las directrices para llevar a cabo las sesiones del comité, la calidad de los miembros y los mecanismos de suplencia.
El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad en materia de archivos de la Secretaría de Desarrollo Social, integrado por los titulares de las áreas adscritas a la Secretaría, cuyo objetivo principal es implementar las normas, acciones y gestiones archivísticas institucionales, tendientes a mejorar el manejo, la operación y administración de los archivos a través de la clasificación, ordenamiento, resguardo y conservación de la documentación e información que forma parte del acervo documental de la Secretaría, así como, la determinación del ciclo de vida de los documentos que se generen internamente y los que reciba con motivo de su cotidiano que hacer.
Este instrumento normativo, tiene el propósito que las áreas presenten en el pleno de cada sesión de este Órgano Colegiado, las propuestas objetivas de mejoras en materia archivística, así como, la aprobación de los acuerdos que se emitan en el pleno de cada sesión y el seguimiento de los mismos hasta su conclusión.
Es importante señalar que, es una obligación constitucional de todos los Entes Públicos, el deber de preservar los documentos en archivos administrativos, establecido en el artículo 6 fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como, custodiar y cuidar la documentación e información, señalado en el Artículo 47 fracción IV de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Art. 6 Ley de Archivos del Distrito Federal, Art. 11 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del D.F.; Numeral 7.3.5 Circular Uno 2012, por lo que este Manual Específico de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos, contribuirá al cumplimiento de dicho mandato legislativo.
En 1985, el Departamento del Distrito Federal, llevó a cabo la creación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, cuyo objeto es organizar el funcionamiento de los archivos, el resguardo y conservación de la documentación, asegurando la toma de decisiones de manera congruente y racional; situación que terminó en 1997.
En 1997, se modifica la Ley Orgánica de la Administración Pública del D.F. y su Reglamento Interior, los cuales establecen que en materia normativa en administración de documentación y archivística la Oficialía Mayor será el área normativa en
materia archivística, a través, de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, quien tiene la atribución para normar y vigilar la salvaguarda, preservación, restauración y uso de los archivos de trámite, de concentración e históricos.
La Secretaría de Desarrollo Social del Gobierno del Distrito Federal, cuenta como antecedente más cercano, el oficio circular No. 1597 de agosto de 2000 de la Oficialía Mayor, referente a los archivos que son definidos como bienes de dominio público de acuerdo a lo establecido en el artículo 16 de la Ley de Régimen Patrimonial y Servicio Público, y por lo tanto, deben ser valorados para determinar si carecen de valor administrativo, legal, contable e histórico y de ser así, pierdan su valor de bienes de dominio público, cambiando su naturaleza jurídica y con la valoración documental ante Archivo Histórico del Distrito Federal a cargo de la Secretaría de Cultura del Distrito Federal, se puedan dar de baja o definir su destino final y en donde se da la responsabilidad a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, de la coordinación, asesoría, vigilancia y supervisión de los archivos de trámite, de concentración e históricos.
La Circular Uno 2007 "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal" en su numeral 7, establece la Administración de Documentos y Archivística.
Así como, el Decreto por el que se expide la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 8 de octubre de 2008.
La Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, con fecha 8 de agosto de 2012, publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, la Circular Uno 2012 "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal" en la cual, presenta nuevas disposiciones de acuerdo al Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y se aplicarán sin prejuicio de lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
2. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, última reforma el 10 de febrero de 2014.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 27 de julio de 1994, reformada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 14 de octubre de 1999, última reforma el 7 de enero de 2013.
LEYES:
Ley Orgánica de la Administración Pública.
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de diciembre de 1998, última reforma el 15 de abril de 2014.
Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público.
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de diciembre de 1996, última reforma el 27 de diciembre de 2010.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 13 de junio de 1982...
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