Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.
| Fecha de disposición | 15 Mayo 2017 |
| Fecha de publicación | 15 Mayo 2017 |
| Emisor | SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA |
| Sección | TERCERA. Poder Ejecutivo |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de la Función Pública.- Archivo General de la Nación.
ARELY GÓMEZ GONZÁLEZ, Secretaria de la Función Pública, y MARÍA DE LAS MERCEDES DE VEGA ARMIJO, Directora General del Archivo General de la Nación, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 37, fracciones VI, XXII, XXIII y XXVI, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 41, 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII, de la Ley Federal de Archivos; 6, fracciones I y XXIV, del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, así como 22, fracciones X y XVI, del Estatuto Orgánico del Archivo General de la Nación, y
CONSIDERANDO
Que la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública prevé en sus artículos 42, fracción XXI, y 59, la necesidad de diseñar, implementar y evaluar acciones y mecanismos de apertura gubernamental, lo cual permitirá mejorar el entendimiento de la sociedad acerca de las funciones y acciones gubernamentales, así como crear las condiciones para consolidar un gobierno más abierto al escrutinio público como elemento indispensable para el fortalecimiento de una efectiva rendición de cuentas;
Que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública establece en su artículo 2, fracción VI, como parte de sus objetivos, consolidar la apertura de las instituciones del Estado mexicano mediante iniciativas de gobierno abierto que mejoren la gestión pública a través de la difusión de la información en formatos abiertos y accesibles, así como la participación efectiva de la sociedad en la atención de los mismos;
Que la citada Ley Federal en materia de transparencia incorpora en su artículo 66, las pautas de la apertura gubernamental en el Poder Ejecutivo Federal, como es la obligación de establecer políticas internas para conducirse de forma transparente; generar las condiciones que permitan la participación de ciudadanos y grupos de interés; crear mecanismos para rendir cuentas de sus acciones, y promover la eficacia tanto en la organización de su trabajo como en su propio desempeño;
Que la Alianza para el Gobierno Abierto es uno de los principales instrumentos internacionales de los que México forma parte para impulsar el gobierno abierto en la Administración Pública Federal, el cual se integra al menos por 75 países y promueve la adopción de los principios de transparencia, rendición de cuentas, participación ciudadana e innovación;
Que en tanto se establecen las bases y principios de coordinación del Sistema Nacional Anticorrupción, es necesario encauzar la política de apertura gubernamental en la Administración Pública Federal considerando para ello los Lineamientos para determinar los catálogos y publicación de información de interés público y para la emisión y evaluación de políticas de transparencia proactiva, aprobados por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, mediante Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de abril de 2016;
Que en materia de datos abiertos y de innovación en el uso de las tecnologías de la información y comunicación, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben observar el Decreto por el que se establece la regulación en materia de Datos Abiertos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2015, así como las disposiciones aplicables a la Ventanilla Única Nacional;
Que el Plan de Trabajo Institucional de la Secretaría de la Función Pública, incorpora en su numeral 1.1.3, el objetivo de evitar la sobrerregulación en la Administración Pública Federal, como sucede con aquella normativa que en su oportunidad fue compilada en un solo instrumento jurídico para guiar las acciones de las dependencias y entidades del Gobierno Federal hasta en tanto fue promulgada la reforma constitucional en materia de transparencia, y posteriormente publicadas las Leyes General y Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y
Que derivado de la revisión de las disposiciones generales y procedimientos de aplicación general para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en materia de archivos, se determinó oportuna su actualización para eficientar su aplicación y, por lo que respecta a la materia de transparencia, se detectó la necesidad de incorporar la normativa que impulsará la cultura de apertura gubernamental además de eliminar la sobrerregulación en beneficio de la eficiencia del servicio público, por lo que hemos tenido a bien expedir las siguientes:
De las Disposiciones Generales
Del Ámbito de Aplicación y Definiciones
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Las presentes disposiciones generales y su anexo único, tienen por objeto establecer las políticas, estrategias, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y de gobierno abierto que se deberán observar en el Gobierno Federal.
El lenguaje empleado en este instrumento no pretende generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas a un género u otro representan tanto al masculino como al femenino, abarcando ambos sexos.
Las presentes disposiciones generales y su anexo único podrán servir de marco de referencia y de buenas prácticas, para los sujetos obligados de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder Ejecutivo Federal.
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Para los efectos de las presentes disposiciones generales y de su anexo único, sin perjuicio de que se mencionen en plural o singular, y como glosario en las materias de archivos y gobierno abierto, los operadores considerarán las definiciones, siglas y acrónimos siguientes:
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Definiciones:
Accesibilidad: Información que se presenta de tal manera que todas las personas puedan consultarla, examinarla y utilizarla, independientemente de sus capacidades técnicas, cognitivas o físicas, considerando los ajustes razonables.
Acta de baja documental: Documento oficial que certifica que prescribieron los valores administrativos, legales, fiscales o contables de la documentación generada por una dependencia o entidad y que permite la acción de ejecutar la destrucción de documentos de archivo por no contener valores históricos.
Acta de transferencia secundaria: Documento oficial que certifica que la documentación generada por una dependencia o entidad posee valores evidenciales, testimoniales e informativos con el objeto de ser transferidos a un archivo histórico.
Actualidad: Última versión de la información que es resultado de la adición, modificación o generación de datos a partir de las acciones y actividades de la dependencia o entidad en ejercicio de sus funciones o atribuciones.
Ajustes Razonables: Modificaciones y adaptaciones necesarias y adecuadas que no impongan una carga desproporcionada o indebida, cuando se requieran en un caso particular, para garantizar a las personas con discapacidad el goce o ejercicio, en igualdad de condiciones con las demás, de todos los derechos humanos y libertades fundamentales.
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Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de las dependencias y entidades.
Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ésta hasta su destino final.
Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias con valor permanente y de relevancia para la memoria nacional.
Archivo de trámite: Unidad definida en la fracción V del artículo 4 de la LFA, responsable de la administración de documentos de uso cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, hasta su transferencia primaria.
Área coordinadora de archivos: Instancia definida en la fracción VIII del artículo 4 de la LFA, encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de administración de archivos y gestión documental, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos.
Áreas operativas: Unidad de correspondencia u oficialía de partes, Archivo de trámite, Archivo de concentración y, en su caso, Archivo histórico, las cuales integran el Sistema institucional de
archivos.
Apertura gubernamental: Acciones, instrumentos y mecanismos que impulsan al interior de la Administración Pública Federal, el acceso a la información pública, la utilización de...
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