Reglamento de la Ley del Sistema Estatal de Archivos de Chiapas

REGLAMENTO DE LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Chiapas, el miércoles 16 de noviembre de 1994.

PUBLICACIÓN No 301-A-94.

JAVIER LÓPEZ MORENO, GOBERNADOR DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE CHIAPAS, EN EJERCICIO DE LA FACULTAD QUE ME CONFIERE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO EN SUS ARTÍCULOS 42 Y 44, Y CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTÍCULOS 9 Y 10 DE LA LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ASÍ COMO DEL ARTÍCULO 1° DE LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS, HE TENIDO A BIEN EXPEDIR EL SIGUIENTE:

REGLAMENTO DE LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS

TÍTULO PRIMERO
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 65
ARTÍCULO 1 EL PRESENTE REGLAMENTO TIENE COMO OBJETO REGULAR LA APLICACIÓN DE LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS, ASÍ COMO ESTABLECER LAS NORMAS QUE REGIRÁN LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS MECANISMOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA.
ARTÍCULO 2

EL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS TIENE COMO FUNCIÓN PRINCIPAL EMITIR LA NORMATIVIDAD PARA LA ORGANIZACIÓN Y PROMOCIÓN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LOS GOBIERNOS ESTATAL Y MUNICIPAL, ASÍ COMO LOS OTROS PODERES CONSTITUCIONALES DEL ESTADO, EN LOS TÉRMINOS DE LA LEY DEL SISTEMA, PARA LOGRAR LA MODERNIZACIÓN Y HOMOGENEIDAD DE LAS ACTIVIDADES DOCUMENTALES Y ASEGURAR EL USO RACIONAL Y CORRECTO DE LOS DOCUMENTOS DURANTE SU CICLO VITAL, ES DECIR, DESDE SU PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN HASTA SU DESCARTE O CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO CORRESPONDIENTE.

ESTAS MISMAS NORMAS HABRÁN DE OBSERVAR TAMBIÉN LOS ARCHIVOS NO GUBERNAMENTALES QUE ESTÉN INCORPORADOS AL SISTEMA.

ARTÍCULO 3 EL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS SE COORDINARÁ CON EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, A FIN DE GARANTIZAR EL UNIFORME E INTEGRAL MANEJO DE LOS ARCHIVOS A LOS QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO ANTERIOR.
ARTÍCULO 4

EL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTARÁ DEFINIDO POR UNA CENTRALIZACIÓN NORMATIVA A TRAVÉS DE SUS INSTANCIAS CORRESPONDIENTES, CADA UNO DE SUS COMPONENTES RECONOCERÁ Y ADOPTARÁ ACCIONES, PROCEDIMIENTOS, MÉTODOS Y MECANISMOS DE SUPERIOR INTERÉS COMÚN; Y UNA DESCENTRALIZACIÓN OPERATIVA, QUE CONSISTIRÁ EN QUE DICHAS ACCIONES NO INTERFERIRÁN EN EL MANEJO INTERNO DE SUS COMPONENTES, ES DECIR, NO RESTRINGIRÁ SU AUTORIDAD EN LAS ÁREAS DE SU DEMARCACIÓN Y COMPETENCIA.

CAPÍTULO II Artículo 5

DE LOS OBJETIVOS

ARTÍCULO 5 LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS SERÁN:
  1. GARANTIZAR LA SEGURIDAD E INTEGRIDAD FÍSICA, ASÍ COMO NORMAR Y REGULAR LA PRODUCCIÓN, CONTROL, CIRCULACIÓN, ACCESO Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS ESTATALES Y MUNICIPALES, TANTO DE ARCHIVOS DE TRÁMITE COMO DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS.

  2. CREAR LOS ORGANISMOS NORMATIVOS, REGULATORIOS, DE COORDINACIÓN Y CUALESQUIERA OTROS QUE SE CONSIDEREN NECESARIOS TENDIENTES A PERMITIR A LOS PODERES DEL ESTADO, MUNICIPIOS Y ARCHIVOS DE CARÁCTER NO GUBERNAMENTAL QUE SE INCORPOREN AL SISTEMA, EL MEJOR FUNCIONAMIENTO DE SUS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS.

  3. REGULAR, COORDINAR Y HOMOGENEIZAR EL FUNCIONAMIENTO Y USO DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS Y EL ACERVO DOCUMENTAL DE LOS PODERES DEL ESTADO Y DE LOS MUNICIPIOS, PROPICIANDO EL DESARROLLO DE MEDIDAS PERMANENTES DE COMUNICACIÓN, COOPERACIÓN Y CONCERTACIÓN ENTRE ELLOS, PARA IMPULSAR Y EVALUAR SISTEMÁTICAMENTE LAS ESTRATEGIAS Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES Y ARCHIVÍSTICOS DE LA ENTIDAD.

  4. INTEGRAR Y VINCULAR, A TRAVÉS DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS, MECANISMOS DE COORDINACIÓN, REGULACIÓN Y OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES Y ARCHIVÍSTICOS QUE SE ESTABLEZCAN A NIVEL ESTATAL, A TODAS LAS UNIDADES DEDICADAS A LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS DIVERSOS ÁMBITOS Y NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y MUNICIPAL, HACIENDO EFICIENTE EL USO Y PRESTACIÓN DE ESTOS SERVICIOS, PARA AUSPICIAR LA PRESERVACIÓN, PROTECCIÓN Y APROVECHAMIENTO INSTITUCIONAL Y SOCIAL DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL PÚBLICO.

  5. PROMOVER LA PARTICIPACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL SISTEMA EN LA PROPIA INTEGRACIÓN Y DESARROLLO DE LAS POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS GENERALES DE ACCIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, AUSPICIANDO EL DESARROLLO DE UNA CULTURA DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA ESTATAL, A FIN DE RESCATAR, SALVAGUARDAR, PRESERVAR, ORGANIZAR, ADMINISTRAR Y DIFUNDIR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL.

  6. COADYUVAR EN LA APLICACIÓN DE LAS POLÍTICAS PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE MODERNIZACIÓN ARCHIVÍSTICA, A TRAVÉS DE LA CREACIÓN Y FORMACIÓN DE UN GRUPO ESPECIALIZADO EN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVÍSTICA.

CAPÍTULO III Artículos 6 y 7

DE SU INTEGRACIÓN Y ATRIBUCIONES

ARTÍCULO 6 PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, EL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTARÁ CONFORMADO POR TRES TIPOS DE MECANISMO:
  1. DE NORMATIVIDAD, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN GENERAL, A TRAVÉS DE UN CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS.

  2. DE CONSULTA Y COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL, A TRAVÉS DE COMITÉS TÉCNICOS.

  3. DE OPERACIÓN, A TRAVÉS DE SISTEMAS INTEGRALES DE ACCIONES ARCHIVÍSTICAS A NIVEL INSTITUCIONAL.

PARA SU MEJOR COORDINACIÓN, EL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS CONTARÁ CON UN MECANISMO DE REGULACIÓN GENERAL QUE RECAERÁ EN LA FIGURA DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO.

ARTÍCULO 7 LA ORGANIZACIÓN Y REGLAMENTACIÓN INTERNA DE CADA UNO DE ESTOS ÓRGANOS, SE ESTABLECERÁ DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS Y EL PRESENTE REGLAMENTO.
CAPÍTULO IV Artículos 8 a 17

DE LA INTEGRACIÓN DEL CONSEJO ESTATAL

ARTÍCULO 8

EL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS SE INTEGRARÁ POR LAS SIGUIENTES INSTANCIAS O COMPONENTES INSTITUCIONALES: POR UN PRESIDENTE QUE SERÁ EL TITULAR DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO, O EN SU REPRESENTACIÓN EL TITULAR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO; DOS VOCALES EJECUTIVOS QUE SERÁN EL OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO Y EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO CHIAPANECO DE CULTURA, O EN SU REPRESENTACIÓN LOS TITULARES DEL ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVO HISTÓRICO CENTRAL, RESPECTIVAMENTE; UN SECRETARIO TÉCNICO QUE SERÁ EL TITULAR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, O EN SU REPRESENTACIÓN EL TITULAR DEL ARCHIVO HISTÓRICO CENTRAL; UN CONSEJERO DESIGNADO POR CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ORGANISMO (SIC): H. CONGRESO DEL ESTADO, SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA DEL ESTADO Y LOS COMITÉS TÉCNICOS MUNICIPALES REPRESENTADOS UNO POR CADA REGIÓN ECONÓMICA.

ARTÍCULO 9 LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS DURARÁN EN SUS CARGOS MIENTRAS OSTENTEN LA REPRESENTACIÓN DEL ORGANISMO O INSTITUCIÓN QUE LOS DESIGNÓ.
ARTÍCULO 10 EL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS TENDRÁ LAS SIGUIENTES ATRIBUCIONES:
  1. REPRESENTAR AL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS EN TODOS LOS ACTOS PÚBLICOS O PRIVADOS QUE SOBRE LA MATERIA SE ORIGINEN.

  2. FORMULAR LOS PROYECTOS DE LAS DISPOSICIONES LEGALES PARTICULARES TENDIENTES A LOGRAR LA ADECUADA GENERACIÓN, ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, PRESERVACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESTATAL.

  3. SER INTERLOCUTOR DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ANTE EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y CON OTRAS INSTANCIAS ARCHIVÍSTICAS A NIVEL REGIONAL O NACIONAL, EN LAS TAREAS DERIVADAS DEL PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO DEL PROPIO SISTEMA, SUSCRIBIENDO LOS CONVENIOS QUE RESULTEN NECESARIOS CON EL GOBIERNO FEDERAL, CON LOS GOBIERNOS DE OTRAS ENTIDADES FEDERATIVAS DEL PAÍS, CON LOS PODERES DEL ESTADO, CON LOS MUNICIPIOS Y CON LAS ORGANIZACIONES E INSTITUCIONES DE LOS SECTORES SOCIAL Y PRIVADO INTERESADOS EN LA MATERIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA ESTATAL.

  4. FOMENTAR LA UTILIZACIÓN DE LOS MÁS AVANZADOS INSTRUMENTOS QUE LA TECNOLOGÍA BRINDE PARA LOGRAR LA EFICIENCIA Y LA SEGURIDAD EN MATERIA ARCHIVÍSTICA Y DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, IMPULSANDO CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL DE RECURSOS Y MEDIOS AL ALCANCE DE LOS INTEGRANTES DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS.

ARTÍCULO 11 EL PRESIDENTE DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS TENDRÁ LAS SIGUIENTES ATRIBUCIONES:
  1. REPRESENTAR AL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS EN TODOS LOS ACTOS OFICIALES EN QUE ÉSTE TENGA PARTICIPACIÓN, O DELEGAR DICHA REPRESENTACIÓN EN EL SECRETARIO TÉCNICO DEL CONSEJO.

  2. PRESIDIR LAS SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DEL CONSEJO, TENIENDO VOTO DE CALIDAD EN LOS ACUERDOS QUE SE TOMEN.

  3. PROMOVER LA APROBACIÓN DE LOS CONVENIOS DE COORDINACIÓN QUE RESULTEN NECESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS, YA SEA CON EL GOBIERNO FEDERAL, CON LOS PODERES DEL ESTADO, CON LOS MUNICIPIOS DE LA ENTIDAD Y CON LOS ARCHIVOS DE LOS SECTORES SOCIAL Y PRIVADO QUE SE INCORPOREN AL SISTEMA.

  4. CONVOCAR A LOS MIEMBROS DEL SISTEMA A SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS POR MEDIO DEL SECRETARIO TÉCNICO.

  5. FOMENTAR LAS RELACIONES ENTRE LOS INTEGRANTES DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS A FIN DE MEJORAR LA COORDINACIÓN DE SUS ACCIONES.

  6. INVITAR, POR CONDUCTO DEL SECRETARIO TÉCNICO, A LOS ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS DE OTRAS INSTITUCIONES O DEPENDENCIAS QUE NO SEAN INTEGRANTES DEL SISTEMA, A PARTICIPAR EN LAS SESIONES QUE CELEBRE EL CONSEJO, CUANDO EL CASO LO REQUIERA, LOS CUALES ASISTIRÁN CON VOZ PERO SIN VOTO.

  7. AUTORIZAR EL ORDEN DEL DÍA, ASÍ COMO LOS ACTOS Y ACUERDOS EMANADOS DE LAS SESIONES DEL CONSEJO.

  8. PROPONER AL SENO DEL CONSEJO ESTATAL LOS MÉTODOS DE VIGILANCIA Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS Y DEMÁS DISPOSICIONES QUE AL RESPECTO SE DICTEN.

ARTÍCULO 12 EL SECRETARIO TÉCNICO TENDRÁ LAS SIGUIENTES ATRIBUCIONES:
  1. SUPLIR LAS AUSENCIAS DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO, REPRESENTÁNDOLO EN ACTOS OFICIALES O...

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